Dal 2025 la gestione dei rimborsi spese nella parcella del professionista non è più una questione di prassi consolidata, ma un percorso a ostacoli normativo che richiede attenzione puntuale. Il D.Lgs. 192/2024 ha riscritto l’art. 54 del TUIR introducendo il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro autonomo e, al contempo, la neutralità fiscale dei rimborsi analitici. Pochi mesi dopo, il D.L. 84/2025 ha aggiunto un tassello decisivo: per le spese di vitto, alloggio, viaggio e taxi-NCC sostenute in Italia, la neutralità reddituale dipende dalla tracciabilità del pagamento originario. L’articolo analizza le tre tipologie di rimborso (anticipazioni in nome e per conto, riaddebito analitico e rimborsi forfetari), illustra le condizioni per beneficiare dell’esenzione da IRPEF e ritenuta, segnala le trappole pratiche – inclusa la questione dei rimborsi chilometrici chiarita dall’Agenzia delle Entrate con la risposta all’interpello n. 270/2025 – e fornisce un quadro sinottico per orientarsi nella compilazione della parcella.

Rimborsi spese in parcella: il quadro normativo 2025

Quando un professionista porta avanti un incarico per conto di un committente, nella pratica quotidiana accade spesso che anticipi somme di denaro o sostenga spese collegate al mandato. Il problema nasce al momento della parcella, quando occorre decidere come qualificare quelle voci di rimborso: da quella scelta dipendono conseguenze tutt’altro che marginali, quali l’assoggettamento a IVA, la rivalsa per la cassa di previdenza, la ritenuta d’acconto e – dal 2025 – il requisito della tracciabilità del pagamento.

Il quadro normativo ha subito una riscrittura sostanziale. Il D.Lgs. 192/2024 ha ridisegnato le regole sul reddito di lavoro autonomo, ridistribuendo le disposizioni un tempo concentrate nell’art. 54 del TUIR nei nuovi articoli da 54 a 54-septies, con decorrenza dall’esercizio in corso al 31 dicembre 2024 (quindi già dall’anno d’imposta 2024, salvo eccezioni). A distanza di pochi mesi, il D.L. 17 giugno 2025, n. 84 è intervenuto per sanare alcune incoerenze e introdurre l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti come condizione per la neutralità reddituale dei rimborsi, con decorrenza dalle spese sostenute dal 1° gennaio 2025.

Una premessa sistematica: il principio di onnicomprensività

Prima di analizzare le singole fattispecie, è indispensabile inquadrare il fondamento sistematico. Il nuovo art. 54, comma 1, del TUIR – come modificato dal D.Lgs. 192/2024 – ha introdotto il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro autonomo: tutte le somme e i valori a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta in relazione all’attività svolta concorrono alla formazione del reddito, salvo le eccezioni espressamente previste dalla legge. I rimborsi spese neutri fiscalmente costituiscono, appunto, una di queste eccezioni. È quindi un sistema in cui la regola è la tassazione, e la neutralità è il privilegio che occorre guadagnarsi rispettando condizioni precise.

Le anticipazioni in nome e per conto

La prima categoria è concettualmente la più lineare. Si parla di anticipazioni in nome e per conto quando il professionista paga una spesa nell’esclusivo interesse del committente e il relativo documento – fattura, ricevuta o altra attestazione – è intestato direttamente a quest’ultimo. Pensiamo all’avvocato che versa il contributo unificato per avviare un giudizio, oppure al commercialista che anticipa i diritti di visura camerale per una pratica del cliente: in entrambi i casi, il professionista si limita a fare da tramite finanziario.

Sotto il profilo contabile, questi importi non transitano per il conto economico del professionista: sono mere partite patrimoniali, senza effetti reddituali. Di conseguenza, non concorrono alla formazione del compenso e non subiscono né la ritenuta d’acconto né la rivalsa per la cassa previdenziale. Ai fini IVA, l’art. 15, comma 1, n. 3, del D.P.R. 633/1972 li esclude espressamente dalla base imponibile. In parcella devono risultare come voce separata, e il professionista è tenuto a conservare e trasmettere al cliente i documenti originali di spesa, così da documentare la corrispondenza esatta degli importi.

Il riaddebito analitico: la grande novità

La seconda fattispecie è più articolata e ha subito il cambiamento più significativo. Accade quando il professionista sostiene spese nell’esecuzione del mandato – poniamo il caso di un consulente che affronta una trasferta per incontrare il cliente, oppure acquista documentazione tecnica necessaria al lavoro – e successivamente riaddebbita quelle stesse somme al committente, indicando in parcella ogni singolo giustificativo con l’importo corrispondente.

A differenza delle anticipazioni, qui i documenti di spesa sono intestati al professionista, non al cliente. Per questo motivo il riaddebito non può beneficiare dell’esenzione IVA prevista dall’art. 15 del D.P.R. 633/1972: le somme riaddebitate sono soggette a IVA e, seguendo il volume d’affari rilevante, anche alla rivalsa per la cassa previdenziale.

Sul fronte reddituale, però, il quadro è radicalmente cambiato. L’art. 54, comma 2, lett. b) del TUIR stabilisce che le somme percepite a titolo di rimborso analitico non concorrono alla formazione del reddito del professionista, con la conseguenza che il committente non è tenuto ad applicare la ritenuta d’acconto su quelle somme. Specularmente, i costi così riaddebitat diventano indeducibili per il professionista (art. 54-ter, comma 1, TUIR): il meccanismo è simmetrico, pensato per garantire la neutralità complessiva dell’operazione.

Il vincolo della tracciabilità: il D.L. 84/2025

Il D.L. 84/2025 ha introdotto un vincolo importante, inserendo il comma 2-bis nell’art. 54 del TUIR. La norma stabilisce che per alcune categorie di spese – quelle relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) – la neutralità reddituale è condizionata alla tracciabilità del pagamento originario, ma solo per le spese sostenute nel territorio dello Stato.

In concreto: se un avvocato paga in contanti il taxi che lo porta all’udienza in un’altra città, e poi riaddebbita analiticamente quella spesa al cliente, il rimborso ricevuto concorre a formare il suo reddito imponibile come se fosse un onorario – con applicazione di ritenuta d’acconto, IVA e rivalsa previdenziale. Per evitarlo, la spesa deve essere pagata con bonifico bancario o postale, oppure con uno degli strumenti previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997: carte di debito, di credito, prepagate.

La decorrenza di questa disposizione riguarda le spese sostenute a partire dal 1° gennaio 2025: lo scontrino del ristorante pagato in contanti a gennaio 2025 può riflettersi già sulla dichiarazione dei redditi dell’anno in corso.

Il caso particolare: trasferte all’estero

La norma circoscrive esplicitamente l’obbligo di tracciabilità alle spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le trasferte all’estero l’obbligo non si applica: la ragione è pratica, poiché in molti Paesi non esiste un sistema equivalente di pagamento elettronico obbligatorio. Un commercialista che si reca a Bruxelles per assistere un cliente a un’audizione comunitaria e sostiene spese di pernottamento e ristorazione pagando in contanti per necessità logistiche può riaddebitare quelle somme al committente in modo analitico senza che il rimborso ricevuto diventi imponibile.

I rimborsi chilometrici: il chiarimento dell’Agenzia

Una questione spesso trascurata, ma di grande rilevanza pratica, riguarda i rimborsi chilometrici. Con la risposta all’interpello n. 270 del 23 ottobre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il rimborso delle spese chilometriche sostenute dai professionisti per l’utilizzo del proprio veicolo concorre alla formazione del reddito di lavoro autonomo se non è sufficientemente analitico e documentato. Solo con documentazione puntuale – da cui si evinca la tipologia di spesa sostenuta e l’esatta riferibilità all’attività professionale – e con separazione contabile tra compensi e rimborsi spese, è possibile escludere i rimborsi dalla base imponibile. Il rimborso chilometrico standardizzato, senza supporto documentale dettagliato, è trattato come compenso.

I rimborsi forfetari: sempre tassati

La terza casistica riguarda i rimborsi forfetari, ossia quelle somme che il professionista addebita al cliente in modo generico e onnicomprensivo, senza riferirle puntualmente a singoli documenti di spesa. In questo caso le somme perdono la qualifica di rimborso e diventano, a tutti gli effetti, parte del compenso professionale: sono soggette a IVA, rivalsa previdenziale e ritenuta d’acconto, e concorrono alla formazione del reddito imponibile del professionista.

Lo stesso trattamento si applica – ed è questo il punto più insidioso – al riaddebito analitico quando la spesa a monte rientra nelle categorie soggette all’obbligo di tracciabilità (vitto, alloggio, viaggio, taxi/NCC in Italia) e non è stata pagata con strumenti tracciabili. Anche se ogni voce è dettagliatamente indicata in parcella con il relativo giustificativo, il mancato rispetto dell’obbligo ex art. 54, comma 2-bis, del TUIR fa sì che l’intero rimborso venga attratto a tassazione.

Deducibilità delle spese: la gerarchia dei limiti

Occorre essere precisi sull’ordine logico dei vincoli. Per le spese di vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC sostenute in Italia, il pagamento tracciabile è condizione necessaria e preliminare per qualsiasi riconoscimento fiscale: in mancanza di tracciabilità, le spese sono totalmente indeducibili ai sensi dell’art. 54-septies del TUIR. Solo ove la tracciabilità sia rispettata, ma il rimborso non sia stato riaddebitato analiticamente (o il committente non abbia rimborsato la spesa), entrano in gioco i limiti percentuali: deducibilità al 75% per vitto e alloggio, e comunque nel limite del 2% dei compensi annui percepiti in regime ordinario.

Il regime transitorio

Un aspetto che merita attenzione operativa riguarda le spese sostenute e addebitate al committente fino al 31 dicembre 2024: a tali operazioni continuano ad applicarsi le regole previgenti. Ciò significa che i rimborsi fatturati entro il 2024 – anche se incassati nel 2025 – restano soggetti alla tassazione e alla ritenuta vigenti prima della riforma, indipendentemente dall’applicazione del criterio di cassa.

Quadro sinottico

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Una questione ancora aperta: i forfettari

Un tema che l’articolo non può ignorare, anche se la risposta definitiva non è ancora arrivata, riguarda i professionisti in regime forfettario. Non è chiaro se le nuove regole di neutralità dei rimborsi analitici si applichino anche a questi contribuenti. Il problema è strutturale: il regime forfettario non prevede la deduzione analitica delle spese, quindi viene meno la simmetria su cui si fonda il meccanismo (neutralità = imponibilità zero bilanciata da indeducibilità). Se la neutralità si applicasse anche ai forfettari, il rimborso ridurrebbe la base imponibile su cui si calcola l’imposta sostitutiva, con un vantaggio fiscale non previsto dalla ratio della norma. È atteso un chiarimento ufficiale da parte dell’Agenzia delle Entrate.