Nel modello Redditi 2026 entra davvero in scena la nuova disciplina delle spese di trasferta tracciabili. La regola, in apparenza lineare, nasconde diversi passaggi operativi: le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia devono essere pagate con strumenti tracciabili per restare fuori dal reddito del dipendente e per essere dedotte dall’impresa o dal professionista. Non tutto, però, segue questa logica. Restano fuori dall’obbligo i trasporti pubblici di linea, i rimborsi chilometrici ACI, i pedaggi e i parcheggi, purché correttamente documentati. E nei dichiarativi 2026 il problema pratico è un altro: non esiste sempre un rigo “dedicato” alla mancata tracciabilità. Da qui nasce la necessità di ricostruire la variazione fiscale con attenzione, senza automatismi.

La nuova regola sulle spese di trasferta tracciabili

La legge di bilancio 2025 ha inserito un vincolo nuovo nel trattamento fiscale delle trasferte. Dal 1° gennaio 2025, per le spese sostenute in Italia, il pagamento in contanti può far perdere il doppio beneficio fiscale.

Da un lato il rimborso può diventare imponibile per il dipendente. Dall’altro lato il costo può diventare indeducibile per il datore di lavoro. È questo il passaggio più delicato, perché la conseguenza non resta confinata alla busta paga. Arriva fino alla dichiarazione dei redditi.

Il riferimento principale resta l’art. 51, comma 5, del TUIR per il lavoro dipendente. A questo si collegano le modifiche introdotte dall’art. 1, commi 81-83, della legge 30 dicembre 2024, n. 207. Per la deducibilità d’impresa entrano poi in gioco gli articoli 95 e 109 del TUIR, oltre alle regole proprie delle spese di rappresentanza.

Il pagamento deve avvenire con versamento bancario o postale, oppure con altri strumenti previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241. Nella prassi si parla, quindi, di carte di credito, carte di debito, carte prepagate, bonifici, assegni, PagoPA e strumenti equivalenti.

Non basta, però, dire “ho pagato con carta”. Serve anche il documento della spesa. Fattura, ricevuta, documento commerciale, nota spese interna. Il pagamento tracciato non sostituisce il giustificativo fiscale.

Cosa rientra nell’obbligo di pagamento tracciato

La tracciabilità riguarda le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea. In concreto, il nodo più frequente riguarda taxi e noleggio con conducente.

Per queste voci, se la spesa è sostenuta nel territorio dello Stato, il contante diventa fiscalmente pericoloso. Non perché il pagamento in contanti sia vietato in sé, ma perché può impedire la non imponibilità del rimborso e la deduzione del costo.

Rientrano nell’area di attenzione anche le spese accessorie strettamente collegate all’alloggio. Si pensi all’imposta di soggiorno richiesta dall’albergo. Se il dipendente la paga in contanti e poi ne chiede il rimborso, la gestione fiscale diventa problematica.

Nella prassi aziendale il caso tipico è molto semplice. Un dipendente va in trasferta a Napoli, paga l’hotel con carta aziendale e il taxi in contanti. Il rimborso dell’hotel resta gestibile in modo ordinario, se documentato. Il taxi, invece, può generare imponibilità per il lavoratore e indeducibilità per l’impresa.

La distinzione non è sempre intuitiva. Un taxi urbano richiede pagamento tracciato. Un biglietto ferroviario, invece, non segue la stessa regola. Anche se viene pagato in contanti, la spesa può restare fiscalmente rilevante se è documentata.

Le spese escluse: treni, aerei e chilometri ACI

La disciplina non colpisce ogni spostamento. Le spese per trasporti pubblici di linea, come treni, aerei, autobus, traghetti e metropolitane, restano fuori dall’obbligo di tracciabilità. Qui il legislatore ha scelto una linea diversa.

Conta la prova del viaggio. Biglietto, ricevuta, titolo di trasporto, documento riepilogativo. Il pagamento tracciato non è la condizione essenziale.

Lo stesso vale per i rimborsi chilometrici calcolati secondo le tabelle ACI. Il dipendente che usa l’auto propria non “paga” un fornitore con carta o bonifico. Riceve un rimborso parametrato ai chilometri percorsi e al costo chilometrico del veicolo. La tracciabilità, in questo caso, non ha lo stesso significato.

Anche pedaggi e parcheggi seguono una logica più documentale. Devono essere collegati alla trasferta, alla data, al luogo e alla finalità lavorativa. Non possono diventare una voce indistinta nella nota spese.

Un esempio aiuta. Una società manda un tecnico da Salerno a Roma. Il tecnico usa l’auto propria, presenta prospetto chilometrico ACI, ricevute dei pedaggi e ticket del parcheggio. Anche se alcuni importi sono stati pagati in contanti, la non imponibilità può reggere, se la documentazione è coerente e completa.

Diverso sarebbe il caso del taxi pagato in contanti all’arrivo. Lì il vincolo della tracciabilità torna pieno.

Trasferte nel Comune della sede di lavoro

Le trasferte nel Comune della sede di lavoro restano una zona sensibile. L’art. 51, comma 5, del TUIR prevede, in via generale, la tassazione delle indennità e dei rimborsi riconosciuti per missioni all’interno del territorio comunale.

C’è però una deroga. I rimborsi delle spese di viaggio e trasporto possono non concorrere al reddito se sono comprovati e documentati. La formulazione aggiornata non pretende più necessariamente il documento proveniente dal vettore. Questo passaggio ha un peso concreto.

Nella vita quotidiana non tutti gli spostamenti sono documentati dal vettore in senso stretto. Si pensi al car sharing, alle app di mobilità, ai servizi acquistati tramite piattaforme, a certe ricevute digitali inviate da intermediari. La documentazione può essere idonea anche se non arriva direttamente dal soggetto che materialmente effettua il trasporto.

La cautela, però, resta. Vitto e alloggio nel Comune della sede di lavoro non diventano automaticamente esenti. Se un dipendente pranza vicino all’ufficio e l’impresa rimborsa il pasto, il rimborso può concorrere al reddito, salvo diverse qualificazioni e condizioni specifiche.

In sintesi: nel Comune, viaggio e trasporto hanno una via di uscita se documentati. Vitto e alloggio, invece, non vanno confusi con le trasferte fuori Comune.

Trasferte fuori Comune e limiti giornalieri

Per le trasferte fuori dal Comune della sede di lavoro restano fermi i tre sistemi classici: rimborso analitico, rimborso misto e indennità forfetaria.

Nel rimborso analitico, il datore rimborsa le spese effettivamente sostenute e documentate. Vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono al reddito del dipendente se rispettano le condizioni previste. Dal 2025, per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia, serve anche la tracciabilità.

Nel sistema forfetario, l’indennità giornaliera resta non imponibile entro € 46,48 per le trasferte in Italia e € 77,47 per quelle all’estero. Se il datore rimborsa o fornisce gratuitamente vitto o alloggio, il limite si riduce. Se rimborsa entrambi, si riduce ancora.

Sul versante dell’impresa resta poi il limite specifico dell’art. 95, comma 3, del TUIR. Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte dei dipendenti fuori dal territorio comunale sono deducibili nel limite giornaliero di € 180,76 in Italia e di € 258,23 all’estero.

Qui nasce una prima distinzione. Una spesa può essere tracciata, documentata e non imponibile per il dipendente, ma deducibile solo entro il plafond giornaliero. La parte eccedente resta da recuperare in dichiarazione con una variazione in aumento.

La tracciabilità, quindi, non cancella i limiti quantitativi. Li affianca.

Trasferte all’estero: il cambio di rotta del Dl 84/2025

La disciplina sulle trasferte estere ha avuto una correzione rilevante. Nella prima lettura della legge di bilancio 2025, il vincolo della tracciabilità sembrava destinato ad assumere una portata molto ampia. Poi è intervenuto il D.L. 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla legge 30 luglio 2025, n. 108.

Il risultato operativo è questo: per le spese sostenute all’estero, il requisito della tracciabilità non è richiesto ai fini della non imponibilità dei rimborsi e della deducibilità. Resta naturalmente la necessità di documentare la spesa e la trasferta.

La regola va letta per luogo di sostenimento della spesa, non solo per destinazione della missione.

Si consideri una trasferta a Madrid:

1. Taxi da casa all’aeroporto in Italia: pagamento tracciato necessario;
2. biglietto aereo: non rientra nell’obbligo, trattandosi di trasporto pubblico di linea;
3. hotel a Madrid: tracciabilità non richiesta;
4. taxi a Madrid: tracciabilità non richiesta;
5. taxi dall’aeroporto italiano alla sede aziendale: pagamento tracciato necessario.

La distinzione può sembrare sottile, ma in dichiarazione fa la differenza. Una spesa estera non tracciata non deve essere trattata automaticamente come indeducibile. Una spesa italiana per taxi o NCC pagata in contanti, invece, apre un problema fiscale.

La prova del pagamento e il tema privacy

La prova della tracciabilità deve essere conservata con ordine. Non basta confidare nell’estratto conto disponibile online. Serve una procedura interna.

Possono essere utilizzati, a seconda dei casi:

• ricevute di pagamento con carta;
• contabili di bonifico;
• ricevute PagoPA;
• estratti conto bancari o della carta;
• conferme e-mail del pagamento;
• riepiloghi prodotti dalle piattaforme digitali;
• report delle carte aziendali.

Il documento di pagamento va collegato al giustificativo della spesa. La ricevuta POS da sola non dice sempre cosa è stato acquistato. Una fattura senza prova di pagamento, invece, non dimostra la tracciabilità.

C’è anche un tema privacy. Il dipendente non dovrebbe consegnare all’azienda informazioni eccedenti rispetto alla trasferta. Se produce un estratto conto personale, può oscurare movimenti non pertinenti. Devono restare visibili gli elementi necessari: data, importo, beneficiario, strumento utilizzato e collegamento con la spesa rimborsata.

Per le imprese conviene predisporre una policy semplice. Poche regole, ma scritte bene. Le note spese devono essere verificabili anche a distanza di anni.

Redditi 2026: dove indicare i costi non deducibili

Il nodo più pratico emerge nei modelli Redditi 2026. Le nuove regole sulla tracciabilità incidono per la prima volta sulla compilazione, ma i modelli non offrono sempre un campo specifico per intercettare le spese non tracciate.

Per le società di capitali in contabilità ordinaria, la logica passa dal quadro RF. Le spese eccedenti i limiti giornalieri dell’art. 95, comma 3, del TUIR trovano collocazione tra le variazioni in aumento. Il rigo RF31, con codice 3, è tradizionalmente collegato agli importi eccedenti quei limiti.

Diversa è la spesa che diventa indeducibile per mancata tracciabilità. Qui non si tratta di superamento del plafond giornaliero. Si tratta di perdita del requisito fiscale del pagamento. In assenza di un codice specifico, la soluzione più prudente è utilizzare il codice residuale delle altre variazioni in aumento, quindi il codice 99 del rigo RF31 per il modello Redditi SC.

Lo stesso ragionamento può riflettersi sull’IRAP, quando la regola assume rilievo anche ai fini del tributo regionale. Anche qui, in mancanza di un codice dedicato, il recupero passa dalle variazioni residuali del quadro IRAP. Per le società di capitali, nella prassi dichiarativa, il riferimento può essere il rigo IC51 con codice residuale 99.

È una soluzione tecnica, non elegante. Però evita un errore concettuale: confondere il costo non deducibile perché non tracciato con il costo eccedente i limiti ordinari di vitto e alloggio.

Un esempio pratico di compilazione

Si consideri una Srl con sede a Caserta. Nel 2025 un dipendente effettua tre trasferte:

1. due giorni a Lione, con € 620 pagati in contanti per hotel e ristoranti e € 45 di taxi locale;
2. una missione nel Comune della sede, con rimborso chilometrico ACI di € 24, parcheggio di € 12 e pranzo di € 18;
3. una giornata a Bologna, con biglietto ferroviario pagato in contanti per € 86, taxi in contanti per € 28 e pranzo con cliente pagato con carta per € 120.

La trasferta a Lione non richiede pagamento tracciato per le spese sostenute all’estero. Occorre però verificare il limite giornaliero di deducibilità per vitto e alloggio. Se la spesa eccede € 258,23 al giorno, la parte eccedente resta indeducibile per l’impresa.

La missione nel Comune della sede richiede un ragionamento diverso. Il rimborso chilometrico ACI e il parcheggio possono restare non imponibili, se collegati e documentati. Il pranzo, invece, non è automaticamente escluso dal reddito del dipendente.

La trasferta a Bologna contiene tre trattamenti diversi. Il treno, anche se pagato in contanti, resta deducibile se documentato. Il taxi in contanti non rispetta il requisito di tracciabilità e produce una variazione in aumento. Il pranzo con cliente, pagato con carta, può essere trattato come spesa di rappresentanza se ne ricorrono i presupposti. Resta comunque il limite di deducibilità del 75% per la componente di somministrazione di alimenti e bevande, oltre alle soglie proprie dell’art. 108, comma 2, del TUIR.

Nel quadro RF, l’eccedenza del limite giornaliero estero va gestita con il codice previsto per le spese oltre soglia. Il taxi italiano non tracciato, invece, richiede una variazione residuale. Questa distinzione va mantenuta anche nella documentazione di supporto.

Le ricadute per professionisti e studi associati

Il tema non riguarda solo le imprese. Le regole incidono anche sul lavoro autonomo, soprattutto dopo la riscrittura della disciplina dei rimborsi analitici e delle spese sostenute per l’esecuzione dell’incarico.

Per il professionista, le somme rimborsate analiticamente dal cliente possono restare fuori dal reddito. Ma per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia, la mancata tracciabilità può far saltare il meccanismo. La spesa riaddebitata al committente rischia così di concorrere al reddito, pur avendo natura di rimborso.

Gli articoli 54, 54-ter e 54-septies del TUIR costruiscono un sistema più vicino a quello d’impresa. Non identico, ma più coordinato. Il professionista deve quindi distinguere:

• spese sostenute direttamente per l’incarico;
• spese anticipate e riaddebitate analiticamente al committente;
• spese rimborsate a dipendenti o collaboratori;
• spese di rappresentanza.

Per le spese di rappresentanza dei professionisti, il limite dell’1% dei compensi percepiti opera insieme al requisito della tracciabilità per le spese sostenute dal 18 giugno 2025. Anche qui la gestione non può essere lasciata alla fine dell’anno.

Uno studio professionale che rimborsa taxi e hotel ai propri collaboratori deve raccogliere subito prova del pagamento. Farlo a marzo 2026, mentre si prepara la dichiarazione, significa spesso inseguire ricevute incomplete.

Il punto critico delle spese di trasferta tracciabili

Il rischio vero è trattare la tracciabilità come un controllo formale. Non lo è. È una condizione fiscale sostanziale, anche se applicata attraverso un documento di pagamento.

Il professionista che assiste l’impresa dovrebbe quindi evitare due scorciatoie. La prima: considerare indeducibile ogni spesa pagata in contanti. È sbagliato, perché trasporti di linea, rimborsi chilometrici, pedaggi e parcheggi non seguono sempre questa regola. La seconda: considerare deducibile ogni spesa pagata con carta. Anche questo è sbagliato, perché restano necessari inerenza, documentazione, limiti quantitativi e corretta imputazione contabile.

Nei Redditi 2026 la nuova disciplina si vede proprio qui. Non tanto in una casella dedicata, che spesso manca. Si vede nella qualità della variazione in aumento, nella riconciliazione con le note spese e nella capacità di distinguere le diverse cause di indeducibilità.

La tracciabilità, da sola, non salva un costo fiscalmente debole. Ma la sua assenza, per le voci interessate, può rendere indeducibile anche una spesa realmente sostenuta.

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