L’obbligo di comunicare la PEC personale degli amministratori al Registro delle Imprese ha avuto una gestazione normativa travagliata: introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, comma 860), è stato ridefinito dal D.L. 159/2025 – convertito con L. 198/2025 – che ha ristretto il perimetro ai soli amministratori apicali (unico, delegato o, in assenza, presidente del CdA) e ha introdotto il divieto espresso di coincidenza tra la PEC dell’amministratore e quella della società. La scadenza del 31 dicembre 2025, paradossalmente, è diventata definitiva solo il 31 dicembre stesso, giorno di entrata in vigore della legge di conversione. Nonostante Unioncamere abbia invitato le Camere di Commercio a non sanzionare chi si fosse adeguato spontaneamente almeno fino al 31 marzo 2026, alcune CCIAA hanno comunque irrogato sanzioni – inclusa una comunicazione effettuata il 30 gennaio 2026, che si trovava sia nella finestra di riduzione a un terzo della sanzione sia nel periodo di tolleranza indicato dall’ente nazionale. Un caso emblematico di disallineamento tra norma, prassi istituzionale e tutela dell’adempiente tardivo.

La norma originaria e la correzione in corsa

C’è qualcosa di paradossale in questa storia. L’obbligo di comunicare la PEC personale degli amministratori al Registro delle Imprese – tecnicamente il “domicilio digitale” – nasce in modo caotico, viene corretto più volte, arriva a definizione solo il 31 dicembre 2025 (letteralmente), e ora viene sanzionato da alcune Camere di Commercio proprio nei confronti di chi lo ha adempiuto spontaneamente, sia pure con qualche settimana di ritardo. Storie di ordinaria burocrazia italiana? Forse. Ma con risvolti che vale la pena esaminare con attenzione.

Tutto nasce con la Legge di Bilancio 2025 (L. 30 dicembre 2024, n. 207, art. 1, comma 860), che aveva introdotto un obbligo generico in capo a tutti gli amministratori di imprese in forma societaria di comunicare il proprio domicilio digitale al Registro delle Imprese. L’impostazione iniziale era piuttosto ampia, forse troppo. Poco dopo – con l’art. 13, commi 3 e 4, del D.L. 31 ottobre 2025, n. 159 (il cosiddetto “Decreto Sicurezza Lavoro”) – il legislatore ha ristretto il campo.

La norma, modificando l’art. 5, comma 1, del D.L. 179/2012, ha circoscritto l’obbligo a tre sole figure: l’amministratore unico, l’amministratore delegato oppure, in assenza di quest’ultimo, il presidente del Consiglio di Amministrazione. Le società di persone restano fuori. Fuori anche i consiglieri senza deleghe, i soci gestori in regime di amministrazione disgiunta. In pratica: un adempimento per una sola carica, quella apicale.

La PEC dell’amministratore deve essere personale

Un elemento spesso sottovalutato nella comunicazione professionale di questo adempimento è che il D.L. 159/2025 non si è limitato a ridefinire i soggetti obbligati: ha anche introdotto il divieto espresso di coincidenza tra il domicilio digitale dell’amministratore e quello dell’impresa. La PEC da comunicare deve essere un indirizzo personale, diverso da quello aziendale e da quello di qualsiasi altra società iscritta al Registro delle Imprese.

Due sole eccezioni operative meritano di essere segnalate. La prima: l’amministratore che sia anche titolare di impresa individuale può utilizzare, come proprio domicilio digitale, quello iscritto della propria impresa individuale. La seconda: una persona fisica che ricopre la carica di amministratore in più società diverse può dichiarare lo stesso indirizzo PEC personale su tutte le posizioni del Registro.

Prima del D.L. 159/2025, peraltro, Unioncamere e MIMIT avevano posizioni divergenti sul punto: Unioncamere ammetteva la coincidenza con la PEC aziendale, mentre il Ministero consigliava già l’utilizzo di un recapito personale distinto. Il decreto ha risolto il contrasto in favore della posizione ministeriale, rendendola norma di legge.

La scadenza che diventa definitiva all’ultimo secondo

Per le società già iscritte nel Registro al 31 ottobre 2025 (data di entrata in vigore del decreto), il termine per adeguarsi era il 31 dicembre 2025. Il problema? La legge di conversione – L. 29 dicembre 2025, n. 198 – è stata pubblicata in Gazzetta Ufficiale (n. 301) il 30 dicembre ed è entrata in vigore il 31 dicembre, cioè lo stesso giorno della scadenza. Imprese e professionisti hanno lavorato su un quadro normativo non ancora definitivo fino all’ultimo giorno utile.

Una nota a margine sul piano operativo: per le neo-costituite, l’obbligo non ha scadenza differita. La comunicazione della PEC degli amministratori deve avvenire contestualmente all’iscrizione della società al Registro delle Imprese. Per queste, dunque, la questione si pone in modo strutturale e non come adempimento transitorio.

Il meccanismo sanzionatorio

Il mancato rispetto del termine del 31 dicembre 2025 attiva il meccanismo sanzionatorio previsto dall’art. 16, comma 6-bis, del D.L. 185/2008, convertito dalla L. 2/2009. Tale disposizione rinvia alla sanzione dell’art. 2630 del Codice civile nella misura raddoppiata: la forbice base dell’art. 2630 c.c. (da 103 a 1.032 euro) viene così portata a un minimo di 206 euro e un massimo di 2.064 euro. Numeri tutt’altro che simbolici.

C’è però una previsione importante, spesso trascurata nel dibattito: lo stesso art. 2630 c.c., comma 2, prevede la riduzione a un terzo della sanzione per chi regolarizza entro 30 giorni dalla scadenza. Applicata alla misura già raddoppiata, la riduzione porta la forbice a circa 69-688 euro – importi da confermare caso per caso in base all’applicazione che ciascun ufficio camerale fa del meccanismo raddoppio/riduzione. Detto in modo diretto: chi ha trasmesso la PEC entro il 30 gennaio 2026 avrebbe dovuto beneficiare di questo abbattimento.

Va aggiunta la gratuità dell’adempimento: le pratiche autonome (cioè quelle che riguardano esclusivamente la comunicazione della PEC senza altri adempimenti contestuali) sono esenti sia dai diritti di segreteria sia dall’imposta di bollo.

Le indicazioni di Unioncamere e il paradosso dei verbali

Unioncamere è intervenuta più volte per accompagnare l’applicazione di questo adempimento. Con la nota del 10-11 novembre 2025 ha chiarito i soggetti obbligati, il funzionamento dell’esenzione da diritti di segreteria e imposta di bollo per le pratiche autonome, il divieto di coincidenza tra le PEC e come gestire i casi particolari.

Ma soprattutto – e questo è il punto centrale – nelle comunicazioni successive ha espressamente suggerito alle Camere di Commercio di non irrogare sanzioni nei confronti di chi avesse provveduto spontaneamente alla comunicazione, anche se oltre il termine del 31 dicembre, almeno fino al 31 marzo 2026. Un invito a trasformare quella data in una scadenza “operativa” di tolleranza, riconoscendo la straordinarietà di una situazione normativa piuttosto caotica.

Nonostante tutto ciò, in diverse realtà stanno arrivando verbali di accertamento. Trasmessi, per inciso, proprio via PEC.

Il caso emblematico del 30 gennaio

Il caso più eloquente riguarda una comunicazione presentata il 30 gennaio 2026. L’ufficio camerale ha contestato la violazione del termine del 31 dicembre 2025, irrogando la sanzione ex art. 2630 c.c.

Il 30 gennaio 2026 è però esattamente il trentesimo giorno dalla scadenza. Quella comunicazione rientrava dunque nella finestra che consente la riduzione della sanzione a un terzo, e per di più si collocava ben dentro il periodo di “tolleranza” indicato da Unioncamere – che arrivava fino al 31 marzo. Due ragioni distinte, e indipendenti, che avrebbero dovuto orientare l’ufficio verso maggiore cautela. Invece il verbale è partito ugualmente.

È difficile non notare la contraddizione. Da un lato l’ente che rappresenta il sistema camerale raccomanda prudenza; dall’altro alcune Camere procedono come se nulla fosse. Chi aveva adempiuto comunque – seppur in ritardo, forse per colpa di un amministratore introvabile o di una normativa che cambiava ogni tre settimane – si ritrova sanzionato. Non è esattamente un segnale di buona amministrazione.

Il nodo delle spese di notifica via PEC

C’è un altro elemento che merita attenzione, e che nel dibattito professionale sta suscitando reazioni comprensibili. Nei verbali esaminati, oltre alla sanzione, viene addebitata una voce denominata “spese di procedimento e notifica” per un importo di 49 euro. Nulla di insolito, in linea di principio. Solo che questi verbali vengono recapitati via posta elettronica certificata.

Il costo effettivo di una notifica via PEC per l’amministrazione camerale è, sostanzialmente, vicino allo zero. Nessuna carta, nessun ufficio postale, nessuna raccomandata. Eppure si continua a imputare al destinatario una cifra significativa, come se il canale digitale costasse quanto – o più di – una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento. La PEC nasce come strumento per semplificare e abbattere i costi. Che diventi invece un veicolo per addebitare spese di notifica sproporzionate rispetto al costo reale del servizio è, diciamo, una stranezza. Non illegale, probabilmente, ma difficile da difendere sul piano della razionalità amministrativa.

Proporzionalità e strumenti difensivi

Per chi ha gestito in prima persona la campagna di adeguamento, inseguendo amministratori “introvabili”, spiegando ai clienti una normativa che cambiava di mese in mese, questa pioggia di verbali ha il sapore di una sconfitta. Non per responsabilità propria, ma perché il sistema ha punito proprio chi aveva comunque adempiuto – sia pure con qualche settimana di ritardo su un adempimento costruito male.

La domanda che molti si pongono, legittimamente, è dove finisca il principio di proporzionalità. L’art. 2630 c.c. esiste per sanzionare omissioni gravi, non per colpire chi ha regolarizzato spontaneamente una situazione in un contesto normativo oggettivamente confuso. Chi riceve un verbale che non tiene conto della riduzione a un terzo (per comunicazioni entro il 30 gennaio 2026) o che ignora le indicazioni di tolleranza di Unioncamere, ha strumenti di tutela concreti: l’opposizione all’ordinanza-ingiunzione davanti al Giudice di Pace competente, ai sensi dell’art. 22 della L. 689/1981, è il percorso ordinario. Sul piano delle argomentazioni difensive, la contraddizione tra le indicazioni di Unioncamere e la condotta dell’ufficio locale costituisce un elemento non irrilevante sotto il profilo dell’affidamento legittimo e della buona fede dell’adempiente.

Se poi le stesse Camere di Commercio ignorano le indicazioni del loro ente di riferimento nazionale, il problema non è solo tecnico-giuridico. È di sistema.

Infografica