Dal 20 aprile 2026 l’abbinamento logico tra POS e registratore telematico è obbligatorio a regime per tutti gli esercenti che accettano pagamenti elettronici, dopo la chiusura della fase transitoria avviata il 5 marzo. L’operazione si effettua gratuitamente sul portale “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate, senza alcun collegamento fisico tra i dispositivi. Il sistema sanzionatorio vigente è severo – sospensione della licenza da 15 giorni a 2 mesi e sanzione pecuniaria da 1.000 a 4.000 euro per il mancato collegamento – ma la pressione delle associazioni di categoria sta portando il governo a lavorare a un emendamento al decreto fiscale che introdurrà una franchigia del 5%: sotto quella soglia di operazioni errate, nessuna sanzione scatterà. Fino all’approvazione dell’emendamento, tuttavia, la normativa vigente si applica nella sua interezza.

Le scadenze a regime per i nuovi POS

Chiusa la fase transitoria – dedicata ai dispositivi già attivi al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra il 1° e il 31 gennaio 2026 – entra in vigore la regola ordinaria. Per ogni nuovo POS attivato, il collegamento andrà effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data in cui lo strumento è diventato operativo, e comunque non oltre l’ultimo giorno lavorativo di quel mese.

Le stesse tempistiche valgono per le variazioni rispetto all’abbinamento già comunicato: sostituzioni del dispositivo, spostamenti tra punti vendita, utilizzo fuori sede. Anche qui, due mesi di tempo dalla variazione, con la stessa regola del “dal sesto giorno”.

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Chi è escluso dall’obbligo

Non tutti gli esercenti sono tenuti ad abbinare il POS al registratore telematico. Restano fuori coloro che utilizzano il terminale di pagamento esclusivamente per operazioni che, per legge, non richiedono l’emissione di un documento commerciale: si tratta in sostanza dei soggetti esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi ai sensi dell’art. 2, comma 1, del D.Lgs. 127/2015 e del D.M. 10 maggio 2019 (categorie quali alcune attività di spettacolo, determinati rivenditori di tabacchi per la specifica attività di vendita, ecc.). Si tratta di una casistica specifica che va verificata caso per caso.

Altra esclusione rilevante riguarda gli esercenti che collegano uno stesso strumento di pagamento a più registratori telematici. Anche in questo caso le modalità operative sono descritte nella guida ufficiale e nelle FAQ dell’Agenzia.

Il nodo sanzioni: troppo pesanti per errori formali

Ora che l’adempimento è a regime, il tema che preoccupa di più gli operatori – e le loro associazioni di categoria – sono le sanzioni. Perché, a leggere la normativa vigente (art. 2 del D.Lgs. 127/2015, come modificato dai commi 74-77 dell’art. 1 della L. 207/2024), il quadro è piuttosto severo.

L’omesso collegamento comporta una sanzione pecuniaria da 1.000 a 4.000 euro, ai sensi dell’art. 11, comma 5, del D.Lgs. 471/1997, cui si aggiunge la sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività da 15 giorni a 2 mesi (art. 12, comma 3, D.Lgs. 471/1997). In caso di recidiva – quattro violazioni accertate in cinque anni – la sospensione sale da 2 a 6 mesi. Per i soli errori di memorizzazione e trasmissione dei dati, la sospensione accessoria va da 3 giorni a un mese. L’omessa, tardiva o incompleta trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici è punita invece con 100 euro per ogni violazione, con un tetto di 1.000 euro per trimestre (art. 11, comma 2-quinquies, D.Lgs. 471/1997).

Confcommercio e le altre associazioni di categoria hanno definito queste misure sproporzionate quando le violazioni riguardano semplici errori formali sulla modalità di pagamento – situazioni in cui non c’è alcuna sottrazione di materia imponibile. Come osservato nelle audizioni parlamentari, se un cliente paga con carta ma l’operazione viene registrata come contante (o viceversa), il gettito fiscale non cambia. Eppure l’esercente rischia la chiusura temporanea dell’attività.

L’emendamento Garavaglia e la franchigia del 5%

È in questo contesto che nasce la proposta di modifica su cui sta lavorando il presidente della Commissione Finanze del Senato, Massimo Garavaglia. L’intervento arriverà sotto forma di emendamento al decreto fiscale e punta a introdurre una franchigia: le sanzioni scatteranno solo se la quota di operazioni errate supera il 5% del totale delle transazioni. Sotto quella soglia, nessuna conseguenza sanzionatoria.

Si tratta di una soluzione che tiene conto della realtà operativa dei punti vendita, dove capita – nella prassi quotidiana – che un cliente cambi idea sulla modalità di pagamento dopo che il documento è già stato emesso, o che l’operatore commetta una svista priva di qualsiasi intento fraudolento. Una norma di legge con una soglia di tolleranza espressa darebbe certezza agli esercenti e ridurrebbe il contenzioso. È però fondamentale ribadire che l’emendamento non è ancora stato approvato: fino alla sua entrata in vigore, la normativa sanzionatoria attuale si applica nella sua pienezza.

Il documento commerciale si può annullare?

Su questo punto esiste un orientamento consolidato, sostenuto anche dal Ministero dell’economia e delle finanze. Quando la non corretta indicazione del mezzo di pagamento dipende da un errore incolpevole dell’operatore – oppure da un ripensamento del cliente – è possibile procedere all’annullamento del documento commerciale già emesso e alla sua riemissione corretta. Il MEF ha espresso questa posizione in risposta a un’interrogazione parlamentare discussa il 16 dicembre 2024 in Commissione Finanze della Camera, auspicando al contempo di evitare che emergano irregolarità contabili e fiscali per errori non imputabili a comportamenti evasivi. Una posizione che, di fatto, apre la strada all’emendamento di cui si discute.

Cosa cambia in concreto per gli esercenti

Il quadro che si delinea è quello di un adempimento strutturale – che ogni esercente che accetta pagamenti elettronici deve ormai trattare come parte della normale gestione amministrativa – affiancato da un sistema sanzionatorio destinato a essere mitigato per le piccole irregolarità. Quando l’emendamento sarà approvato, la franchigia del 5% diventerà il parametro di riferimento per distinguere i casi sanzionabili da quelli tollerati.

Nel frattempo, è opportuno che gli esercenti verifichino la propria posizione sul portale dell’Agenzia, assicurandosi che tutti i dispositivi di pagamento risultino correttamente abbinati al registratore telematico di riferimento. Chi ha più terminali, o li usa in sedi diverse, ha verosimilmente più posizioni da verificare. Meglio un controllo preventivo che attendere un accertamento.