Dall’inizio di quest’anno è scattato l’obbligo di interconnessione tra i terminali di pagamento digitale e i sistemi adottati per documentare gli incassi. Ma per chi opera esclusivamente con fatturazione elettronica, questa novità comporta davvero qualcosa in più? Proviamo a capire quando il collegamento POS-RT risulta effettivamente necessario e quando, invece, non serve affatto.

Le nuove regole per il collegamento POS-RT

Con la manovra finanziaria del 2025 (si fa riferimento all’articolo 1, commi da 74 a 77, della legge 207/2024) è stata introdotta una disciplina che mira a far dialogare automaticamente i dispositivi che accettano pagamenti elettronici con quelli che registrano le operazioni ai fini fiscali. L’idea di fondo è piuttosto semplice: sincronizzare in tempo reale il momento dell’incasso con quello della certificazione dell’operazione.

L’Agenzia delle Entrate, con il provvedimento numero 424470 del 31 ottobre 2025, ha poi definito nel dettaglio come deve funzionare questo sistema. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, non si tratta di collegare fisicamente un apparecchio all’altro tramite cavi o connettori. Tutto passa attraverso un servizio online, accessibile dall’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

La procedura di registrazione dei dispositivi

Ciascun terminale POS utilizzato va registrato nel sistema. Occorre comunicare il codice che identifica il POS (o il software di pagamento, nel caso di soluzioni digitali), l’identificativo del Registratore Telematico già attivo presso il Fisco e l’indirizzo preciso del punto vendita dove questi strumenti vengono impiegati.

L’operazione può essere compiuta direttamente dal titolare dell’attività oppure, in alternativa, da un intermediario autorizzato attraverso il servizio denominato “Accreditamento e censimento dispositivi”. Chi invece utilizza la procedura web messa a disposizione dall’Amministrazione per memorizzare i corrispettivi dovrà procedere al collegamento direttamente da quella piattaforma.

Quando si registra un’operazione di vendita, il documento commerciale deve specificare quale metodo di pagamento elettronico è stato utilizzato e per quale importo. Successivamente, i dati raccolti vengono inviati ogni giorno all’Agenzia delle Entrate in forma aggregata, senza scendere nei dettagli delle singole transazioni.

Quando il collegamento POS-RT non serve

Qui arriviamo al punto centrale della questione. Chi emette unicamente fatture tramite un sistema di fatturazione elettronica non deve preoccuparsi di effettuare ulteriori adempimenti per gli importi che incassa tramite POS. Il motivo? Semplice, nella sostanza: se non c’è un Registratore Telematico, non c’è nulla da collegare.

Facciamo un esempio pratico. Pensiamo a un professionista che si occupa di consulenze informatiche, magari sviluppo web o gestione dei social media. Lavora prevalentemente su appuntamento, riceve sia aziende che privati, vende servizi (non beni fisici). Ogni volta che conclude una prestazione emette fattura elettronica, anche quando il cliente è una persona fisica. Il pagamento avviene con carta, tramite POS fisso o mobile. Questo professionista non utilizza alcun Registratore Telematico perché non certifica i corrispettivi mediante scontrino o ricevuta fiscale: tutto passa dalla fattura.

In questa situazione il POS è semplicemente lo strumento tecnico che consente l’incasso, mentre la certificazione fiscale dell’operazione avviene attraverso la fattura elettronica. Non essendoci RT, il collegamento non ha ragione d’essere, perché manca proprio uno dei due elementi che dovrebbero dialogare tra loro.

Situazioni diverse: quando l’RT diventa necessario

Cambiamo scenario. Immaginiamo un commerciante che vende bonsai prevalentemente all’ingrosso, quindi opera soprattutto con altri professionisti del settore (negozi di arredamento, garden center) ai quali rilascia regolarmente fattura elettronica. Però partecipa anche a qualche fiera aperta al pubblico, dove capita che privati acquistino le sue piante pagando subito, magari con carta, senza richiedere fattura.

In questi casi la situazione cambia completamente. Quando non viene emessa fattura, l’operazione va comunque certificata fiscalmente attraverso un documento commerciale. E qui entra in gioco il Registratore Telematico, che serve proprio a memorizzare queste operazioni e a trasmetterle quotidianamente al Fisco.

Proviamo a rendere il concetto ancora più concreto. Durante una fiera, un privato acquista un bonsai per 120 euro e paga immediatamente con carta tramite POS, senza chiedere fattura. In questo momento occorre:

• emettere un documento commerciale che certifichi l’incasso di 120 euro
• utilizzare un Registratore Telematico per registrare l’operazione e inviarla telematicamente all’Agenzia delle Entrate

Ed è proprio in questa seconda ipotesi che scatta l’obbligo di collegamento tra POS e RT, seguendo le modalità previste dall’Amministrazione finanziaria.

La logica del sistema: POS e RT come strumenti complementari

Il punto da tenere presente è che il POS e il Registratore Telematico svolgono funzioni diverse. Il primo è uno strumento di incasso, il secondo è uno strumento di certificazione fiscale. Se la certificazione avviene interamente attraverso la fatturazione elettronica, il Registratore Telematico risulta superfluo per quel tipo di operatività. E se non esiste l’RT, non può esistere nemmeno il collegamento con il POS.

Viceversa, quando si gestiscono anche operazioni certificate con documenti commerciali diversi dalla fattura (tipicamente scontrini o ricevute fiscali per vendite al minuto a privati), allora l’RT diventa indispensabile. E dove c’è l’RT utilizzato per certificare corrispettivi, lì deve esserci anche il collegamento con i terminali di pagamento elettronico.