Chi usa la procedura web gratuita dell’Agenzia delle Entrate per emettere lo scontrino elettronico non può delegare nessuno per abbinare i propri POS al sistema. L’operazione spetta solo all’esercente, in prima persona. Documento commerciale online e abbinamento POS formano un binomio inscindibile: chi usa quella procedura deve fare tutto da solo, senza potersi affidare a un commercialista o a un tecnico abilitato. È uno degli aspetti più rilevanti – e meno noti – della guida operativa pubblicata dall’Agenzia delle Entrate per dare attuazione all’obbligo di collegamento POS-RT introdotto dalla legge di Bilancio 2025.

Il quadro normativo di riferimento

L’obbligo nasce dai commi 74 e 77 dell’art. 1 della legge n. 207/2024. Il comma 74 sostituisce integralmente il comma 3 dell’art. 2 del D.Lgs. 127/2015, stabilendo la piena integrazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello di pagamento elettronico; il comma 77 introduce invece le sanzioni applicabili in caso di inadempimento, che possono arrivare fino a 4.000 euro e alla sospensione dell’attività. Il provvedimento direttoriale n. 424470 del 31 ottobre 2025 – che si inserisce nel perimetro dell’art. 2, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 – ha poi fissato le modalità operative. La guida operativa del 19 febbraio 2026, le FAQ aggiornate al 24 febbraio e la risposta all’interpello n. 44/E del 20 febbraio 2026 hanno chiarito i casi pratici rimasti in sospeso.

Il punto è questo: non si tratta di un collegamento fisico tra terminali. Nessun cavo, nessun aggiornamento hardware. È una comunicazione telematica, una tantum, da aggiornare solo in caso di variazioni. Nella prassi, però, le regole che ne disciplinano le modalità non sono poi così immediate.

Due binari diversi: RT tradizionale e procedura web

La distinzione fondamentale riguarda lo strumento usato per certificare i corrispettivi. Chi dispone di un registratore telematico fisico – o di una soluzione software RT (Server RT con più punti cassa) – accede alla funzione “Gestione collegamenti” del portale Fatture e Corrispettivi e abbina la matricola del proprio RT all’identificativo univoco del POS. In questo caso, l’operazione può essere delegata a un intermediario abilitato, purché provvisto di apposita delega al servizio di accreditamento e censimento dei dispositivi. Per i Server RT, i POS vanno abbinati al server e non ai singoli punti cassa.

Chi invece usa la procedura web “Documento Commerciale on line” – quella gratuita messa a disposizione dall’Agenzia – deve fare tutto da solo. La delega, in questo contesto, non è ammessa. È esclusa per una ragione strutturale: l’applicazione è strettamente personale. Solo il contribuente titolare può accedervi con le proprie credenziali. E poiché l’abbinamento con il POS deve avvenire all’interno della stessa applicazione, ne consegue che anche questa operazione è riservata in via esclusiva al titolare della partita IVA.

Si tratta di una distinzione che nella prassi può passare inosservata, ma che ha conseguenze concrete per chi si affida al proprio commercialista per sbrigare gli adempimenti digitali.

Come accedere e dove cliccare

Per chi usa il documento commerciale online, la procedura richiede di seguire un percorso specifico. L’accesso avviene tramite il portale Fatture e Corrispettivi, con autenticazione forte: SPID, Carta d’identità elettronica (CIE), Carta nazionale dei servizi (CNS) oppure credenziali Entratel/Fisconline.

Una volta dentro, occorre non confondersi: l’esercente non deve entrare nella sezione generale dedicata alla gestione degli hardware fisici, ma deve aprire direttamente l’applicativo “Documento Commerciale on line”. Lì, nel riquadro delle funzionalità di supporto, trova il link per la gestione dei collegamenti agli strumenti di pagamento elettronico.

A quel punto il sistema propone tre opzioni: ricercare i collegamenti già validati, aggiungere una nuova associazione, oppure consultare l’elenco dei terminali non ancora abbinati. Il portale mostra in automatico i dispositivi di cui l’esercente risulta titolare, sulla base dei flussi informativi che gli operatori finanziari trasmettono mensilmente all’Agenzia.

Identificare i POS: fisici, virtuali e multipli

Non tutti i POS si identificano nello stesso modo. Per un terminale fisico – che sia un classico POS da banco o un SoftPOS installato su smartphone – il dato identificativo univoco è composto da tre elementi: il Terminal ID (matricola del terminale), il codice fiscale dell’Acquirer e la denominazione dello stesso. Per un POS virtuale, usato per i pagamenti online, bastano il codice fiscale e la denominazione dell’Acquirer, senza Terminal ID.

Un esercente che ha stipulato due contratti con Acquirer diversi ma usa un solo terminale fisico deve registrare due collegamenti distinti per quello stesso dispositivo. Uno per ciascun Acquirer. È un caso frequente e spesso sottovalutato.

Il collegamento può anche essere multiplo: un POS può essere abbinato a più RT e, viceversa, più POS possono fare capo a un unico registratore. Per ciascun collegamento va indicato anche l’indirizzo dell’unità locale in cui gli strumenti vengono usati, utile per chi gestisce più punti vendita.

Qualora il terminale non risulti nell’elenco proposto dal sistema, l’esercente può inserirlo manualmente. Occorre digitare il codice fiscale dell’operatore finanziario, la denominazione sociale, la tipologia tecnica del dispositivo, il Terminal ID (solo per i fisici) e il numero di contratto di convenzionamento.

Il “lucchetto”: una scelta definitiva e irreversibile

Nella stessa sezione è presente una funzionalità contrassegnata dall’icona di un lucchetto. Serve a segnalare situazioni particolari: la non titolarità di un terminale POS erroneamente attribuito, la dismissione fisica definitiva del dispositivo, oppure il fatto che quel POS viene usato esclusivamente per incassare operazioni esonerate dall’obbligo di certificazione fiscale – come la vendita di tabacchi o di carburanti – e per le quali il documento commerciale non viene emesso nemmeno in via volontaria.

Attenzione: questa segnalazione è irreversibile. Una volta confermata tramite la funzione lucchetto, il dispositivo viene definitivamente rimosso dall’elenco di quelli da abbinare. Se un giorno il POS dovesse essere usato anche per operazioni certificate, quella dichiarazione non potrebbe essere revocata. Vale la pena rifletterci prima di procedere.

Scadenze: la prima comunicazione dal 5 marzo 2026

La procedura per il collegamento POS-RT è attiva sul portale Fatture e Corrispettivi dal 5 marzo 2026. Per i dispositivi attivi al 1° gennaio 2026 o utilizzati nel corso del mese di gennaio 2026 – che costituiscono il grosso degli adempimenti da smaltire – gli esercenti hanno 45 giorni di tempo dalla messa a disposizione del servizio per completare le registrazioni (prima scadenza: 19 aprile 2026).

Per i POS attivati da febbraio 2026 in poi, le finestre temporali cambiano: il collegamento va effettuato tra il 6° giorno e l’ultimo giorno lavorativo del 2° mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento. Così, un POS reso disponibile ad aprile 2026 dovrà essere comunicato tra il 6 e il 30 giugno. Le stesse tempistiche valgono per eventuali variazioni dei dati già trasmessi. Successivamente, gli aggiornamenti sono richiesti solo in caso di nuove attivazioni, modifiche o cessazioni.

Tabella riepilogativa – Scadenze collegamento POS-RT

Tabella riepilogativa – Chi può delegare e chi no