Dal 1° luglio 2026 le segnalazioni di operazioni sospette entrano in una fase più selettiva. La UIF chiede valutazioni fondate su circostanze concrete, dati pertinenti e motivazioni tracciabili. Non basta più, da solo, un indicatore di anomalia, una soglia superata o una notizia ricevuta da un’Autorità. La SOS resta obbligatoria quando il sospetto esiste davvero, ma deve nascere da un esame professionale e non da un riflesso difensivo.
Le nuove istruzioni UIF dal 1° luglio 2026
Il provvedimento UIF del 18 dicembre 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 302 del 31 dicembre 2025 e disponibile sul sito ufficiale uif.bancaditalia.it, cambia l’impostazione operativa delle segnalazioni di operazioni sospette. Non cambia la sostanza dell’obbligo, che resta ancorata al D.Lgs. 231/2007 – nel testo ora aggiornato anche dal D.L. n. 95/2025, convertito con L. n. 118/2025, che ha inserito tra le fattispecie oggetto di contrasto anche il finanziamento della proliferazione delle armi di distruzione di massa. Cambia però il modo in cui il sospetto deve essere costruito, motivato e rappresentato.
Dal 1° luglio 2026 le nuove istruzioni sostituiscono integralmente il provvedimento UIF del 4 maggio 2011 e i relativi allegati. La discontinuità non riguarda solo il formato della segnalazione. Riguarda, prima di tutto, la qualità della collaborazione attiva.
Il destinatario deve arrivare alla SOS dopo un percorso leggibile: rilevazione dell’anomalia, esame del contesto, valutazione degli elementi soggettivi e oggettivi, decisione finale. Se il sospetto regge, si segnala. Se non regge, si conserva una traccia interna delle ragioni che hanno escluso l’invio.
Dall’anomalia al sospetto motivato
La nuova architettura parte da un punto semplice, ma spesso trascurato nella prassi: anomalia e sospetto non coincidono. L’anomalia è un segnale. Il sospetto è il risultato di una valutazione.
Un cliente può presentare una condotta insolita, una movimentazione non perfettamente coerente o una documentazione lacunosa. Tutto questo impone attenzione. Non impone, in automatico, una SOS.
Il professionista o l’intermediario deve chiedersi se l’anomalia sia spiegabile alla luce delle informazioni disponibili. Conta il profilo economico del soggetto. Conta la natura dell’attività svolta. Contano le controparti, gli importi, la frequenza delle operazioni, le eventuali reticenze e la coerenza complessiva dell’operazione.
Il sospetto nasce quando questi elementi, letti insieme, non trovano una giustificazione ragionevole. E proprio questa lettura d’insieme deve emergere nella segnalazione.
Perché gli automatismi non bastano
Il messaggio più netto riguarda le cosiddette segnalazioni difensive. La UIF non vuole ricevere comunicazioni inviate solo per mettersi al riparo. Una SOS senza reale valore informativo appesantisce il sistema e rischia di danneggiare anche il soggetto segnalato.
Le nuove istruzioni richiedono di evitare approcci cautelativi fondati sul mero superamento di soglie quantitative, sulla sola ricezione di richieste da Autorità o sul richiamo meccanico agli indicatori di anomalia. Questa è la parte più delicata, perché molti studi hanno costruito le proprie procedure proprio su griglie rigide.
La griglia serve ancora. Anzi, resta utile. Ma non decide al posto del professionista.
Un indicatore UIF può far partire l’approfondimento. Una soglia può accendere l’attenzione. Una notizia negativa può rendere necessario un controllo aggiuntivo. Però la decisione di segnalare deve poggiare su un quadro argomentato. Non su una formula prestampata.
| Elemento rilevato | Effetto corretto | Errore da evitare |
|---|---|---|
| Indicatore di anomalia | Avvia l’esame del caso e orienta la valutazione | Inviare la SOS solo perché l’indicatore è presente |
| Operazioni in contante | Richiedono analisi di coerenza con profilo e attività | Segnalare per il solo superamento di una soglia |
| Richiesta dell’Autorità | Può diventare elemento del quadro valutativo | Trasformarla automaticamente in sospetto |
| Cliente a rischio elevato | Impone maggiore attenzione e controlli rafforzati | Ritenere che il rischio elevato basti per la SOS |
| Notizia negativa | Va verificata, contestualizzata e collegata all’operatività | Segnalare senza valutarne attendibilità e pertinenza |
Il ruolo di software e intelligenza artificiale
Le istruzioni ammettono l’utilizzo di strumenti informatici, compresi quelli basati su intelligenza artificiale. È una presa d’atto della realtà. Banche, intermediari e strutture più organizzate lavorano ormai con sistemi di screening e alert automatici.
Qui però c’è un vincolo preciso. Il sistema informatico può aiutare a individuare anomalie. Non può sostituire la valutazione umana.
Gli strumenti devono basarsi su dati oggettivi e verificabili. Devono essere coerenti con le norme applicabili, compreso il Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale. Soprattutto, devono restare dentro un presidio umano, con controllo e validazione degli alert.
In termini pratici: l’alert prodotto dal software non è una SOS. È un promemoria qualificato. Dopo l’alert serve l’esame del fascicolo, il confronto con il profilo del cliente e la decisione motivata.
La traccia scritta quando il sospetto viene escluso
Uno dei passaggi più rilevanti, soprattutto per gli studi professionali, riguarda l’esito negativo dell’esame. Se l’anomalia viene valutata e poi ritenuta giustificata, non scatta l’obbligo di segnalazione. Però il destinatario deve potersi tutelare in futuro.
Non serve scrivere un trattato. Serve una traccia sintetica, chiara e recuperabile. Può bastare una nota interna nel fascicolo antiriciclaggio, con l’indicazione dell’anomalia riscontrata, delle verifiche fatte, dei documenti consultati e della ragione per cui il sospetto è stato escluso.
Nella prassi, questo passaggio è il più sottovalutato. Molti studi decidono di non segnalare, magari correttamente, ma non lasciano memoria del ragionamento. A distanza di due anni diventa difficile dimostrare che l’esame c’è stato davvero.
Esempio. Una società edile versa importi rilevanti in contante dopo alcuni incassi da privati. Il dato è anomalo, ma il professionista acquisisce contratti, fatture, registrazioni contabili e corrispondenza bancaria. Se la ricostruzione è coerente, la SOS può non essere inviata. Resta opportuno annotare nel fascicolo il percorso seguito.
Astensione e SOS non sono la stessa cosa
Un altro fraintendimento ricorrente riguarda il rapporto tra obbligo di astensione e segnalazione. L’impossibilità di identificare o verificare il titolare effettivo può imporre l’astensione, secondo le regole del D.Lgs. 231/2007. Non è però, da sola, motivo sufficiente per inviare una SOS.
La differenza è sottile ma decisiva. L’astensione nasce dall’impossibilità di completare l’adeguata verifica. La segnalazione nasce dal sospetto di riciclaggio, finanziamento del terrorismo o attività criminosa.
Naturalmente i due piani possono incrociarsi. Se il cliente non consente l’identificazione del titolare effettivo e, insieme, chiede operazioni incoerenti, presenta controparti opache o fornisce spiegazioni contraddittorie, il quadro può diventare segnalabile. Ma serve questo passaggio logico. Senza, la SOS sarebbe solo automatica.
Cosa cambia per professionisti e studi
Per commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro e altri professionisti obbligati, il cambio di passo è molto concreto. La SOS non può diventare lo strumento con cui si trasferisce alla UIF ogni dubbio operativo o ogni notizia esterna ricevuta sul cliente.
La UIF chiede una valutazione professionale. Questo significa che lo studio deve conoscere il cliente, aggiornare l’adeguata verifica e collegare l’eventuale anomalia alla prestazione svolta. Un accertamento fiscale in corso, da solo, non basta. Una vecchia notizia di stampa, da sola, non basta. Un rifiuto del cliente di fornire un documento può non bastare, se non emerge altro.
Diverso è il caso in cui questi elementi si combinino. Si pensi a una società che cambia improvvisamente titolare effettivo, riceve fondi da controparti estere prive di chiara giustificazione, non produce documentazione attendibile e presenta incongruenze tra bilanci, fatture e flussi finanziari. Qui l’anomalia non è isolata. Diventa sistema.
Il punto non è segnalare di più o di meno. Il punto è segnalare meglio.
Il referente SOS e il controllo degli accessi
La parte organizzativa merita attenzione immediata. Per i destinatari non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore, le istruzioni chiedono di presidiare il ruolo del referente SOS e la procedura interna di segnalazione.
Nel portale Infostat-UIF il referente coincide con il destinatario persona fisica o, nelle strutture organizzate, con il legale rappresentante o con un delegato. La delega deve essere espressa, formalizzata e resa nota all’interno dell’organizzazione. Il referente SOS ha anche obblighi sostanziali precisi: conservare i documenti rilevanti, riscontrare le richieste della UIF e degli organi investigativi, garantire la propria disponibilità durante i controlli.
Il delegato deve avere indipendenza, autorevolezza e professionalità. Non dovrebbe essere una nomina puramente formale. Se chi valuta il sospetto è anche chi gestisce direttamente il cliente o trae vantaggio dall’operazione, il conflitto di interessi diventa un problema serio.
C’è poi un obbligo operativo spesso dimenticato: le abilitazioni al portale devono essere controllate almeno ogni semestre. Le credenziali sono personali, riservate e non cedibili. Se cambia il referente, il monitoraggio va rifatto. Se il referente varia, la comunicazione alla UIF deve avvenire entro 30 giorni.
Come si compila la SOS nel portale Infostat-UIF
Le segnalazioni restano telematiche. Il canale esclusivo è il portale Infostat-UIF, salvo l’eventuale utilizzo dei sistemi messi a disposizione dagli organismi di autoregolamentazione per i professionisti, quando disponibili.
Lo schema segnaletico è unico, ma modulato in base alla categoria del destinatario e alla tipologia dell’operatività. La segnalazione deve contenere dati identificativi, elementi strutturati (soggetti, operazioni, rapporti, legami significativi), descrizione libera, motivi del sospetto ed eventuali allegati. Ogni SOS riceve un numero identificativo e un numero di protocollo di spedizione attribuiti univocamente dal sistema informativo della UIF.
La parte libera non è un riassunto generico. Deve rendere comprensibile l’operatività sospetta: deve spiegare i flussi, i rapporti tra soggetti, l’eventuale ruolo dei titolari effettivi e il motivo per cui le spiegazioni disponibili non bastano.
I controlli automatici del portale servono a verificare integrità e compatibilità dei dati. Non certificano la bontà sostanziale della SOS. Questo è un punto pratico essenziale: una segnalazione tecnicamente acquisita può comunque essere povera, ridondante o poco utile.
Riservatezza, allegati e documenti da evitare
La riservatezza resta un presidio centrale. La SOS non deve contenere riferimenti diretti o indiretti alla persona fisica che ha rilevato il sospetto o che ha partecipato alla valutazione. Lo stesso vale per gli allegati e per le interlocuzioni con la UIF.
Anche gli allegati vanno selezionati con cura. Non si devono caricare nel portale fascicoli interi, estratti non pertinenti o documenti ridondanti. Il documento allegato serve se chiarisce il sospetto; non serve se ripete informazioni già presenti o introduce dati estranei.
Un esempio frequente: allegare l’intero archivio contabile del cliente per documentare un’operazione specifica non aiuta. Meglio selezionare estratti conto, fatture, contratti o corrispondenza direttamente collegati ai flussi oggetto di analisi.
Le SOS reiterate: quando ha senso segnalare di nuovo
Le istruzioni affrontano espressamente il caso delle segnalazioni reiterate sugli stessi soggetti – un tema molto ricorrente nella prassi degli studi. La UIF chiede di evitare SOS “fotocopia”: se un soggetto o un’operatività sono già stati segnalati, occorre valutare attentamente se sia davvero utile reiterare la segnalazione.
La valutazione deve considerare il lasso di tempo trascorso, i soggetti coinvolti, gli eventuali flussi di ritorno e soprattutto la presenza di profili nuovi o più gravi rispetto alla SOS precedente. Una nuova segnalazione è giustificata quando emergono ulteriori elementi significativi: cambiamenti rilevanti nella compagine societaria, nuovi legami con soggetti pericolosi, uno scenario operativo sostanzialmente diverso.
Il potere di sospensione della UIF
Un istituto che le istruzioni disciplinano e che merita attenzione operativa è il potere di sospensione. La UIF può sospendere, presso i destinatari, una o più operazioni sospette anche in assenza di una previa segnalazione, purché non vi sia pregiudizio per le indagini.
La sospensione ha durata massima di 5 giorni lavorativi dalla notifica, che avviene via PEC. Il provvedimento è coperto da segreto d’ufficio: non è ostensibile al cliente né a terzi. Il destinatario deve quindi gestire la situazione con la massima riservatezza, senza che il cliente possa in alcun modo venire a conoscenza dell’interlocuzione con la UIF.
I casi che non bastano da soli
Le istruzioni elencano situazioni che non sono sufficienti, da sole, per generare una segnalazione. Questo elenco intercetta molti automatismi della prassi.
| Circostanza | Perché non basta da sola | Quando può diventare rilevante |
|---|---|---|
| Accertamento fiscale o richiesta investigativa | La notizia esterna non equivale a sospetto antiriciclaggio | Quando si collega a flussi, controparti o condotte incoerenti |
| Indicatore di anomalia | L’indicatore descrive una fattispecie astratta | Quando il caso concreto conferma il rischio indicato |
| Operazioni in contante ripetute | Il contante non è automaticamente illecito | Quando importi, frequenza e profilo economico non sono coerenti |
| Cliente ad alto rischio | Il profilo di rischio non sostituisce il sospetto | Quando emergono elementi specifici sull’operatività |
| Omonimia in liste o fonti esterne | La mera omonimia può essere esclusa con verifiche ragionevoli | Quando i dati identificativi coincidono o restano ambigui |
Esempi operativi per lo studio professionale
Primo caso. Un cliente riceve una verifica fiscale. Lo studio apprende la notizia e non rileva operazioni incoerenti, movimentazioni anomale o reticenze documentali. In questo scenario la richiesta dell’Autorità non basta per la SOS. Conviene però aggiornare il fascicolo e annotare l’esame svolto.
Secondo caso. Una società neo-costituita riceve finanziamenti soci da soggetti esteri, cambia più volte amministratore e non produce documentazione sull’origine dei fondi. L’attività dichiarata è minima, ma i flussi sono elevati. Qui gli elementi si rafforzano a vicenda. La SOS diventa plausibile, e probabilmente necessaria.
Terzo caso. Un professionista non riesce a identificare il titolare effettivo. Il cliente rinvia, poi produce documenti incompleti. Se non emergono ulteriori elementi di sospetto, il tema principale resta l’astensione. Se invece la prestazione richiesta serve a trasferire beni o quote in modo opaco, il quadro cambia.
Quarto caso. Un’impresa effettua versamenti in contante superiori alla propria media storica. Il titolare documenta incassi da eventi fieristici, scontrini e riconciliazioni bancarie. Se la spiegazione è coerente, la SOS può essere esclusa. La nota interna, però, va conservata.
Una procedura interna da riscrivere subito
Il passaggio al nuovo regime non dovrebbe essere affrontato il giorno dell’invio della prima SOS. Gli studi devono aggiornare le procedure prima dell’operatività effettiva delle istruzioni.
Una buona procedura interna dovrebbe prevedere almeno questi passaggi:
- Mappatura delle fonti informative disponibili: fascicolo cliente, adeguata verifica, contabilità, incarichi, corrispondenza e fonti pubbliche attendibili
- Scheda di valutazione dell’anomalia, con indicazione del fatto rilevato, dei documenti esaminati e delle persone coinvolte nell’istruttoria
- Distinzione chiara tra anomalia giustificata, anomalia da approfondire e sospetto da segnalare
- Traccia dell’esito negativo, anche sintetica, quando la SOS non viene inviata
- Controllo delle abilitazioni Infostat-UIF almeno semestrale, con revoca degli accessi non più necessari
- Formazione del personale, perché il primo segnale spesso nasce da chi gestisce la pratica, non dal titolare dello studio
- La procedura non deve diventare burocrazia fine a sé stessa. Deve consentire una cosa molto pratica: ricostruire, anche dopo tempo, perché lo studio ha segnalato o perché ha deciso di non segnalare.
Il vero rischio per chi segnala male
Il rischio non è solo omettere una SOS dovuta. Esiste anche il rischio opposto: inviare segnalazioni deboli, generiche o sovraccariche di dati irrilevanti. La UIF può chiedere integrazioni o sostituzioni. Nei casi più gravi può emergere un problema di qualità della collaborazione attiva.
Una segnalazione costruita male non protegge davvero il destinatario. Al contrario, può dimostrare che la procedura interna non funziona. E può esporre lo studio a contestazioni proprio sul terreno che si voleva evitare.
Il nuovo impianto, letto senza allarmismi, va in questa direzione: meno invii automatici, più analisi. Meno allegati inutili, più fatti pertinenti. Meno formule difensive, più responsabilità professionale.
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