La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto una riforma strutturale del sistema di monitoraggio fiscale dei pagamenti elettronici, stabilendo l’obbligatorietà dell’integrazione tecnica tra dispositivi POS e registratori telematici a partire dal 1° gennaio 2026. Tale innovazione normativa si inserisce in un più ampio disegno di digitalizzazione del controllo fiscale, finalizzato al potenziamento della capacità di contrasto all’evasione fiscale attraverso la tracciabilità integrale dei flussi monetari. Il nuovo quadro normativo prevede un duplice obbligo a carico degli operatori economici: da un lato, la connessione strutturale tra gli strumenti di pagamento elettronico e i sistemi di registrazione dei corrispettivi; dall’altro, la trasmissione sistematica dei dati transazionali all’Agenzia delle Entrate mediante il Sistema di Interscambio (SDI), già utilizzato per la fatturazione elettronica.

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Quadro normativo di riferimento e fondamenti giuridici dell’intervento

L’intervento normativo della Legge di Bilancio 2025 si colloca nel solco di una progressiva evoluzione del sistema di controllo fiscale che ha avuto origine con l’introduzione dei registratori telematici, disciplinata dal D.L. 119/2018 convertito dalla L. 136/2018, e proseguito con l’implementazione del Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica. La ratio legis dell’obbligatorietà dell’integrazione risiede nell’esigenza di creare un ecosistema digitale integrato che consenta all’Amministrazione finanziaria di acquisire, in tempo pressoché reale, informazioni complete sui flussi monetari generati dall’attività d’impresa.

L’art. 1, comma 123, della Legge di Bilancio 2025 prevede espressamente l’obbligo di connessione tecnica tra POS e registratori telematici. Tale collegamento deve garantire l’inalterabilità dei dati relativi alle transazioni elettroniche, la sicurezza delle informazioni trasmesse nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali, nonché l’interoperabilità tra sistemi di diversa natura tecnologica. Il sistema integrato dovrà memorizzare tutte le transazioni elettroniche, ad esclusione dei dati sensibili del cliente in conformità al GDPR, e trasmettere quotidianamente all’Agenzia delle Entrate l’importo complessivo dei pagamenti elettronici effettuati, unitamente ai dettagli della registrazione dei corrispettivi.

Disciplina della trasmissione telematica attraverso il Sistema di Interscambio

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 21 marzo 2025, n. 142285, ha definito le modalità operative per l’implementazione dell’obbligo di trasmissione dati, sostituendo integralmente il precedente provvedimento del 30 giugno 2022. In base al D.Lgs. 124/2019, gli operatori che forniscono servizi di pagamento elettronico agli esercenti sono tenuti a comunicare all’Agenzia delle Entrate, attraverso l’apposita sezione telematica, i dati identificativi degli strumenti forniti e l’importo complessivo delle transazioni giornaliere effettuate mediante tali dispositivi.

La trasmissione deve includere il codice fiscale del prestatore di servizi di pagamento, il codice fiscale dell’esercente destinatario del servizio e, quando disponibile, la relativa partita IVA. Assume particolare rilevanza la comunicazione del codice univoco del contratto di convenzionamento stipulato con l’esercente, dell’identificativo del rapporto di convenzionamento come comunicato all’archivio dei rapporti finanziari presso l’UIF, nonché dell’identificativo univoco del dispositivo POS utilizzato per l’accettazione delle transazioni elettroniche.

Il contenuto informativo si completa con l’indicazione della tipologia di POS impiegato, distinguendo tra dispositivi fisici e virtuali, della natura dell’operazione con specificazione se trattasi di pagamento o storno, della data contabile di riferimento delle transazioni elettroniche, dell’importo totale giornaliero delle transazioni elettroniche dell’esercente e del numero complessivo delle transazioni elettroniche eseguite quotidianamente.

Modalità procedurali e termini temporali degli adempimenti

La trasmissione dei dati deve avvenire secondo le specifiche tecniche elaborate dall’Agenzia delle Entrate, mediante file strutturati conformi agli standard XML previsti per il Sistema di Interscambio. Tale scelta tecnologica garantisce la compatibilità con l’infrastruttura già utilizzata per la fatturazione elettronica, ottimizzando l’utilizzo delle risorse informatiche dell’Amministrazione. Il provvedimento introduce inoltre la possibilità di utilizzare la piattaforma PagoPA come canale alternativo per l’invio dei dati, ampliando le opzioni tecnologiche a disposizione degli operatori.

I termini per l’adempimento degli obblighi informativi prevedono che la trasmissione debba avvenire entro l’ultimo giorno lavorativo del mese successivo a quello di riferimento, escludendo dal computo il sabato che non è considerato giorno lavorativo. La trasmissione si considera perfezionata esclusivamente a seguito dell’esito positivo dell’elaborazione da parte dell’Agenzia delle Entrate, comunicato tramite ricevuta telematica.

In caso di scarto totale o parziale dei dati trasmessi, l’operatore deve procedere alla ritrasmissione delle informazioni non acquisite entro cinque giorni lavorativi dalla ricezione della comunicazione di scarto. Tale previsione normativa mira a garantire la completezza del dataset acquisito dall’Amministrazione finanziaria, minimizzando i rischi di lacune informative che potrebbero compromettere l’efficacia del sistema di controllo.

Sistema di monitoraggio e meccanismo della “fotografia di consistenza”

Il nuovo sistema prevede l’introduzione di una particolare procedura di controllo denominata “fotografia di consistenza”, consistente nella fornitura annuale da parte dell’Agenzia delle Entrate di una panoramica completa dei dati trasmessi dai soggetti obbligati. Tale meccanismo si configura come uno strumento di qualità del dato che permette agli operatori di verificare l’accuratezza e la completezza delle informazioni trasmesse, riducendo il rischio di contenziosi derivanti da discordanze tra i dati comunicati e quelli effettivamente registrati nei sistemi dell’Amministrazione.

L’implementazione della fotografia di consistenza introduce un elemento di trasparenza bidirezionale nel rapporto tra contribuenti e Amministrazione finanziaria. Gli operatori acquisiscono la possibilità di monitorare proattivamente la correttezza dei propri adempimenti, mentre l’Agenzia delle Entrate ottiene uno strumento aggiuntivo per la validazione dei propri archivi informatici. Questo meccanismo rappresenta un’evoluzione significativa rispetto ai tradizionali sistemi di controllo ex post, consentendo un approccio più collaborativo nella gestione degli adempimenti fiscali.

Architettura del regime sanzionatorio

Il sistema sanzionatorio previsto per il mancato collegamento tra dispositivi POS e registratori telematici si articola attraverso sanzioni principali che oscillano da euro 1.000 a euro 4.000 per l’omesso collegamento tecnico tra i dispositivi. A tale regime si aggiungono sanzioni specifiche di euro 100 per ogni trasmissione errata o incompleta dei dati, con un limite massimo di euro 1.000 per trimestre in caso di reiterazioni.

Il regime sanzionatorio si estende agli obblighi di trasmissione telematica dei dati, prevedendo sanzioni pecuniarie graduate in base alla gravità dell’inadempimento, nonché sanzioni accessorie nei casi di particolare gravità o reiterazione. La normativa contempla inoltre la sospensione dell’attività come sanzione di ultima ratio per le violazioni più gravi, configurandosi come misura di particolare deterrenza.

Il legislatore ha adottato un approccio gradualistico nella determinazione delle sanzioni, bilanciando l’esigenza di deterrenza con il principio di proporzionalità. La previsione di sanzioni differenziate in base alla tipologia di violazione e alla sua gravità consente un’applicazione modulata del regime punitivo, coerente con i principi costituzionali di ragionevolezza e proporzionalità sanciti dalla giurisprudenza costituzionale consolidata.

Profili di complessità implementativa e impatti operativi

L’implementazione del nuovo sistema comporta significativi investimenti tecnologici per gli operatori del settore, sia in termini di hardware che di software. Le imprese dovranno procedere all’aggiornamento dei propri sistemi informatici, garantendo la compatibilità tra dispositivi di diversa generazione e la conformità alle specifiche tecniche definite dall’Agenzia delle Entrate. Tale processo di adeguamento tecnologico presenta profili di particolare complessità per le realtà imprenditoriali di minori dimensioni, che potrebbero incontrare difficoltà nell’affrontare i costi di implementazione.

La raccolta e trasmissione massiva di dati transazionali solleva questioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali. Sebbene il sistema preveda l’esclusione dei dati sensibili del cliente, permangono profili di attenzione relativi alla minimizzazione dei dati raccolti e alla loro sicurezza durante le fasi di trasmissione e conservazione. La conformità al GDPR richiede l’implementazione di misure tecniche e organizzative adeguate, con particolare riguardo ai principi di privacy by design e privacy by default.