Le modifiche normative introdotte con il Decreto Legislativo 192/2024 ridefiniscono il trattamento fiscale dei rimborsi spese professionali riaddebitate al committente. Il cambiamento, che trova applicazione dal primo gennaio 2025, tocca aspetti consolidati della prassi professionale – anche se, va detto, non tutti i profili applicativi risultano ancora completamente chiariti. La distinzione tra rimborsi analitici e forfettari assume ora una rilevanza determinante. Ma procediamo con ordine.

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Il nuovo quadro normativo del rimborsi spese professionali 2025

Secondo quanto previsto dall’articolo 5 del decreto, i rimborsi delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro autonomo. È una modifica che – almeno sulla carta – dovrebbe semplificare la gestione contabile.

Il meccanismo è, in effetti, piuttosto lineare: se il rimborso non genera reddito imponibile, simmetricamente il costo sostenuto non può essere dedotto dal professionista. Si consideri però che questa neutralità fiscale (termine che viene spesso utilizzato in dottrina) presenta alcuni aspetti pratici che meritano attenzione.

Nella prassi applicativa, significa che un consulente aziendale che sostiene spese di trasferta per 1.500 euro e le riaddebita analiticamente al cliente, non dovrà più considerare tale importo come ricavo tassabile. Di contro, non potrà neppure dedurre i relativi costi sostenuti.

Disciplina transitoria e aspetti temporali

L’art. 6, comma 2, del Dlgs 192/2024 prevede un regime transitorio fino al 31 dicembre 2024. Per le spese sostenute entro tale data continuano ad applicarsi le precedenti disposizioni dell’articolo 54 del Tuir.

Questo significa – ed è un aspetto spesso trascurato – che molti professionisti dovranno gestire una doppia contabilizzazione nel periodo a cavallo tra i due anni. Le fatture emesse a dicembre 2024 per spese sostenute nei mesi precedenti seguono ancora il vecchio regime.

Un esempio pratico chiarisce meglio la questione. Un architetto che a ottobre 2024 ha sostenuto spese per sopralluoghi e le fattura al committente a dicembre dello stesso anno, applica ancora le regole previgenti: ritenuta d’acconto, concorso alla formazione del reddito, deducibilità dei costi. Se invece le stesse spese vengono fatturate a gennaio 2025, scatta la nuova disciplina di neutralità fiscale.

L’obbligo di tracciabilità: novità dalla Finanziaria 2025

L’articolo 1, comma 81, della Legge 207/2024 introduce dal primo gennaio 2025 specifici obblighi di tracciabilità. È necessario documentare attraverso mezzi di pagamento tracciati le spese alberghiere, di ristorazione e quelle relative a viaggi tramite autoservizi pubblici non di linea.

Il professionista dovrà quindi non solo conservare la documentazione, ma anche attestare al cliente l’uso di strumenti di pagamento elettronici per le spese riaddebitate.

Si tratta di adempimenti che, nell’esperienza applicativa, richiedono un ripensamento delle procedure interne. Come spesso accade, la norma è chiara nel principio ma presenta zone d’ombra nella sua attuazione pratica.

Le indennità chilometriche: profili interpretativi

La questione delle indennità chilometriche calcolate secondo le tariffe ACI rappresenta uno dei nodi più complessi della riforma. In assenza di chiarimenti ufficiali da parte dell’Amministrazione finanziaria, ci si deve affidare agli orientamenti dottrinali.

Secondo l’interpretazione più accreditata (come quella fornita dall’esperto Gugliotta su Il Sole 24 Ore), le indennità chilometriche non configurerebbero rimborsi analitici di spese sostenute. Piuttosto si tratterebbe di indennità calcolate con criteri forfettari.

La distinzione è sostanziale. Quando un avvocato si reca presso un tribunale utilizzando la propria autovettura, non sostiene una spesa specifica quantificabile analiticamente – a differenza di chi acquista un biglietto ferroviario. Utilizza invece un bene strumentale che comporta costi di gestione complessivi.

Le tariffe ACI rappresentano, in questo senso, un criterio forfettario di quantificazione. Di conseguenza, secondo questa ricostruzione, tali indennità andrebbero considerate rimborsi forfettari che concorrono alla formazione del reddito con le relative spese deducibili secondo i canoni ordinari.

Aspetti IVA e previdenziali: invariati

È opportuno notare che il Decreto 192/2024 non ha modificato la disciplina IVA. Ai sensi dell’art. 13 del DPR 633/1972, le spese sostenute dal professionista e addebitate al committente continuano a concorrere alla formazione della base imponibile IVA.

Questo aspetto genera talvolta confusione tra i professionisti. Dal punto di vista dell’imposta sul valore aggiunto, nulla cambia rispetto al regime precedente.

La permanenza della rilevanza IVA comporta automaticamente anche la persistenza della rivalsa previdenziale, sia per le Casse di categoria che per la Gestione Separata INPS.

I professionisti in regime forfettario

La situazione dei forfettari presenta profili di particolare complessità interpretativa. La relazione tecnica al Decreto 192/2024 chiarisce che la modifica non determina effetti finanziari per le casse dello Stato.

Questo dato è significativo perché suggerisce che, almeno nelle intenzioni del legislatore, per i forfettari l’impatto dovrebbe essere neutro dal punto di vista del carico fiscale complessivo.

Nel regime forfettario i ricavi sono assoggettati a tassazione sostitutiva senza possibilità di dedurre analiticamente i costi. Il precedente meccanismo di tassazione/deduzione dei rimborsi aveva, di fatto, un effetto nullo.

Tuttavia – e qui si apre una delle criticità ricorrenti – rimangono aspetti operativi da chiarire. I forfettari dovranno comunque gestire diversamente la fatturazione, e le spese riaddebitate analiticamente non dovranno più essere considerate nel calcolo del limite di ricavi per il mantenimento del regime agevolato (attualmente fissato a 85.000 euro).

Casistica comune e aspetti operativi

Nella pratica professionale si osserva che l’adeguamento alle nuove disposizioni richiede un ripensamento delle procedure amministrative. Gli studi dovranno implementare sistemi di documentazione più rigorosi per distinguere tra le diverse tipologie di rimborsi.

Si consideri il caso di un commercialista che gestisce clienti in diverse città. Dovrà organizzare la conservazione delle ricevute di pagamento elettronico, verificare che i taxi siano stati pagati con carta, documentare i pernottamenti. E comunicare ai clienti il rispetto degli obblighi di tracciabilità.

I rapporti con i sostituti d’imposta rappresentano un altro profilo critico. Molti clienti abituati ad applicare ritenute d’acconto sui rimborsi dovranno modificare le loro procedure amministrative. Come spesso accade in questi casi, è un processo che richiederà tempo.

Profili giurisprudenziali e prassi amministrativa

La giurisprudenza ha talvolta interpretato in senso estensivo le norme sui rimborsi spese, ma la nuova disciplina presenta caratteristiche innovative che richiedono orientamenti consolidati da parte della Cassazione.

L’Agenzia delle Entrate non ha ancora fornito chiarimenti ufficiali sulla portata applicativa delle nuove disposizioni. È auspicabile che vengano emanate circolari interpretative, soprattutto sui profili più controversi: l’estensione effettiva ai forfettari, la classificazione definitiva delle indennità chilometriche, le modalità operative per la tracciabilità.

Nel frattempo, l’approccio più prudente per i professionisti appare quello di applicare rigorosamente le disposizioni normative, documentando ogni passaggio e preparandosi a possibili verifiche.

Le Associazioni di categoria stanno sollecitando interventi chiarificatori, ma la prassi amministrativa richiede i suoi tempi tecnici per sedimentarsi. Occorre quindi navigare in un contesto di relativa incertezza interpretativa.

Implicazioni per la gestione professionale

Il cambiamento normativo impone, in definitiva, una riflessione più ampia sulla gestione economica degli studi professionali. La distinzione tra rimborsi analitici e forfettari acquisisce ora una rilevanza che va oltre il mero aspetto fiscale.

I professionisti dovranno valutare se mantenere l’attuale sistema di riaddebito analitico (con i nuovi oneri documentali) o orientarsi verso forme di compenso più omnicomprensive. È una scelta che dipende dalle specificità di ciascuna attività e dai rapporti contrattuali con la clientela.