Dal 2026 scatta l’obbligo di collegare i terminali di pagamento elettronico agli strumenti di certificazione dei corrispettivi. Non si tratta di un cavo fisico – niente di tutto questo – ma di una comunicazione telematica che l’esercente effettua una volta sola (salvo variazioni) nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate. L’Agenzia ha pubblicato una Guida operativa dettagliata, che spiega nel concreto come fare, chi è escluso e quali scadenze rispettare. Questo articolo la traduce in un percorso chiaro, con esempi pratici e tabelle di sintesi.

Che cos’è il collegamento POS-RT e perché nasce questo obbligo

Chi gestisce un negozio, un bar, un ambulatorio o qualsiasi attività commerciale sa bene che oggi buona parte degli incassi arriva tramite carte di credito, debito o app di pagamento. Il legislatore – con la legge n. 207 del 30 dicembre 2024, commi 74-77 – ha deciso che era arrivato il momento di mettere in connessione questi flussi elettronici con quelli fiscali. L’obiettivo, diciamolo chiaramente, è ridurre le discrepanze tra i pagamenti accettati elettronicamente e i corrispettivi dichiarati.

Il meccanismo è però più semplice di quanto sembri. L’esercente non deve installare nulla, non deve comprare hardware aggiuntivo. Deve soltanto comunicare all’Agenzia delle entrate quali POS utilizza e a quale registratore telematico (RT) ciascuno di essi è abbinato. Tutto avviene sul portale web. Un’operazione una tantum – o quasi.

Gli strumenti di certificazione dei corrispettivi interessati da questa novità sono il registratore telematico (RT) e la procedura web “Documento Commerciale on line”. Entro la fine del 2026, e comunque dal 2027, si aggiungeranno anche le cosiddette soluzioni software regolamentate dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate Prot. n. 111204 del 7 marzo 2025.

Con il termine POS la guida intende qualunque strumento – fisico o virtuale – con cui l’esercente accetta pagamenti elettronici. Quindi: il classico terminale bancario sul bancone, ma anche le app SoftPOS installate sullo smartphone, le piattaforme di pagamento online, i gateway per l’e-commerce. Tutto rientra.

POS fisici, virtuali e SoftPOS: le differenze che contano

Prima di capire come si effettua il collegamento, occorre avere chiaro con quale tipo di POS si ha a che fare. La distinzione non è solo tecnica – influisce su come viene identificato lo strumento nella procedura.

I POS fisici sono tutti i dispositivi che leggono la carta del cliente, sia tramite inserimento sia in modalità contactless. Rientrano qui anche i SoftPOS: si tratta di applicazioni installate su smartphone o tablet dell’esercente che trasformano il dispositivo in un terminale in grado di accettare pagamenti contactless. Quindi, se un artigiano usa il proprio iPhone con un’app per incassare i pagamenti contactless dei clienti, quello è un POS fisico ai fini di questa norma.

I POS virtuali sono invece gli strumenti che gestiscono pagamenti su internet in modo sicuro – tipicamente usati da chi vende online o accetta pagamenti tramite link. La differenza con i fisici non è solo concettuale: cambia anche il codice identificativo con cui vengono censiti nel sistema, come si vedrà tra poco.

Come funziona il collegamento: la logica di fondo

La guida è molto chiara su un punto: il collegamento non è fisico. Non si tratta di collegare il POS all’RT con un cavo o via Bluetooth. Si tratta di una comunicazione logica, ossia una dichiarazione che l’esercente fa all’Agenzia tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”, nella sezione denominata “Gestione collegamenti”.

In pratica l’esercente dice: “questo mio POS è abbinato a questo mio registratore telematico, presso questa sede”. Niente di più. Dopodiché, quando arriva un pagamento elettronico, il registratore telematico continua a funzionare esattamente come prima – l’esercente indica manualmente (o tramite la funzione di “scambio importo” se disponibile) che il corrispettivo è stato incassato elettronicamente.

⚠ Attenzione – Sanzione.

Registrare in modo errato la modalità di incasso sul registratore telematico al momento dell’emissione del documento commerciale comporta la sanzione prevista dal comma 2-quinquies dell’articolo 11 del d.lgs. 18 dicembre 1997, n. 471. Non è una conseguenza marginale: occorre sempre indicare correttamente se il pagamento è avvenuto in contanti, tramite POS o con ticket/buoni pasto.

La funzionalità web, una volta attiva, mostrerà all’esercente l’elenco dei POS di cui risulta titolare. Questi dati arrivano dagli operatori finanziari (gli Acquirer), che trasmettono mensilmente all’Agenzia le informazioni sulle transazioni. Per esempio: i pagamenti di gennaio vengono comunicati all’Agenzia entro il 28 febbraio. Questo significa che nella procedura i POS compaiono già precaricati, il che semplifica parecchio il lavoro.

Prima di iniziare: raccogliere i dati con metodo

Chi gestisce un solo negozio con un RT e un paio di POS può procedere direttamente al portale senza preparazione particolare. Ma chi ha più punti vendita, magari distribuiti su più città, farà bene a fermarsi un momento prima di aprire il browser. La guida operativa dell’Agenzia delle entrate lo suggerisce chiaramente nell’Allegato 1: un passaggio preliminare di ricognizione evita errori e duplicazioni.

Il metodo proposto è semplice. Per ogni registratore telematico utilizzato nel mese di gennaio 2026, occorre annotare la matricola del dispositivo e l’indirizzo del punto vendita in cui è installato. La matricola si ricava scansionando il QR code apposto sull’RT in fase di installazione – di solito è un’etichetta fisica sul retro o sul lato del dispositivo. Va anche verificato se, per alcune tipologie di operazioni (ad esempio prestazioni a domicilio), si utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” invece di un RT fisico: anche in quel caso occorre raccogliere i dati dei POS associati.

Una volta censiti gli RT, si passa ai POS. L’Agenzia consente di consultare l’elenco dei terminali attribuiti all’esercente già prima di avviare la procedura di collegamento, tramite due funzionalità accessibili dal percorso “Collegamento dispositivi”: la voce “POS non collegati” e la funzione di download dell’elenco in formato CSV (“Elenco strumenti di pagamento elettronico”). Questo elenco precompilato è prezioso: si può scaricare, stampare, e usarlo come base per costruire la propria tabella di ricognizione.

I dati identificativi dei POS vanno poi incrociati con quelli presenti sui contratti di convenzionamento stipulati con gli Acquirer e con i report mensili che questi ultimi inviano o rendono disponibili nell’area web riservata all’esercente. È una verifica e non andrebbe saltata.

⚠ Attenzione – Acquirer e operazioni societarie.

Per contratti datati, l’Acquirer potrebbe aver cambiato codice fiscale e denominazione in seguito a fusioni societarie o operazioni straordinarie. I dati che compaiono nella procedura web potrebbero quindi non coincidere con quelli del contratto originale. In caso di dubbio, occorre verificare sui report mensili più recenti o contattare il servizio clienti dell’operatore finanziario prima di procedere.

Il risultato di questa ricognizione può essere organizzato in una tabella semplice, una riga per ogni abbinamento RT-POS. Lo schema suggerito dalla guida prevede colonne per: matricola RT, indirizzo punto vendita, tipo POS (fisico o virtuale), codice fiscale Acquirer, denominazione Acquirer, terminal id (solo per i POS fisici).  Una volta compilata questa tabella, il lavoro sul portale diventa molto più rapido – e può anche essere delegato a un intermediario abilitato al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”, a cui si consegna la tabella precompilata.

Di seguito il format da stampare o compilare digitalmente prima di accedere al portale. Le prime due righe mostrano esempi compilati (in corsivo); le righe successive sono vuote e pronte per l’uso.

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Per chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” senza RT fisico, la prima colonna cambia: non si indica una matricola RT ma il nome della procedura stessa. Le altre colonne restano identiche.

Guida passo passo: accedere al portale e avviare il collegamento

La procedura si svolge interamente online, sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate. Non serve installare nulla. Occorrono però le credenziali di accesso (SPID, CIE, CNS oppure Entratel/Fisconline) e i dati identificativi dei propri POS, che conviene raccogliere prima di iniziare – come spiegato nella sezione precedente.

Procedura puntuale semplificata: fino a 5 RT

Il sistema riconosce automaticamente il numero di RT intestati all’esercente e mostra l’interfaccia appropriata. Chi ha fino a 5 RT accede alla versione semplificata, visivamente più immediata.

Procedura puntuale standard: più di 5 RT

Chi gestisce più di 5 registratori telematici viene indirizzato automaticamente alla procedura standard, strutturata in modo leggermente diverso. L’approccio parte dalla ricerca del dispositivo RT piuttosto che dalla selezione visuale diretta.

5a. Cercare il registratore telematico da collegare

⚠ Attenzione – Eliminazione di un collegamento.

In entrambe le procedure puntuali, i collegamenti registrati compaiono in fondo alla pagina in una tabella con l’icona di eliminazione (cestino). Se si elimina un collegamento per errore, occorre ricrearlo seguendo nuovamente la procedura: l’eliminazione è immediata e non ha funzione di “annulla”.

Inserimento manuale di un POS non presente nell’elenco

Capita che un POS attivo e utilizzato nel mese di riferimento non compaia nell’elenco proposto dalla procedura. Le ragioni sono varie – magari l’Acquirer non ha ancora trasmesso i dati, o il contratto è molto recente. In questi casi il sistema mette a disposizione il pulsante “Aggiungi POS”, visibile in entrambe le interfacce (semplificata e standard).

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Procedura massiva: per chi ha molti RT e POS da collegare

La modalità massiva è quella giusta per le realtà strutturate – catene di negozi, franchising, grandi distributori. Permette di comunicare fino a 1.000 collegamenti con una singola operazione, caricando un file CSV strutturato secondo il template messo a disposizione dall’Agenzia.

Il punto di partenza è scaricare il template CSV dalla pagina “Collegamento massivo dispositivi – POS”. In alternativa – ed è la strada consigliata – si può scaricare il file precompilato che contiene già l’elenco dei POS attribuiti all’esercente sulla base dei dati trasmessi dagli Acquirer. Questo file precompilato è raggiungibile tramite la funzione “Elenco Strumenti di Pagamento” e viene generato in tre fasi (richiesta, elaborazione, download): quando lo stato passa a “ELABORATA”, il download diventa disponibile.

Una volta ottenuto il file – precompilato o template vuoto – occorre completarlo con i dati mancanti. Ogni riga rappresenta un collegamento. I campi principali da compilare sono descritti nella tabella che segue.

⚠ Attenzione – Zeri iniziali nel CSV.

Quando si salva il file con Excel o programmi simili, verificare che nei campi IdentificativoAcquirer, TerminalId, Convenzione, Matricola e UbicazioneCap siano mantenuti gli zeri iniziali. Excel tende a rimuoverli automaticamente, causando errori in fase di elaborazione.

Dopo aver predisposto il file, si carica tramite il pulsante “Scegli il file” e si trasmette cliccando “Invia”. Il sistema assegna un identificativo univoco alla richiesta. L’esito dell’elaborazione – con il dettaglio di quanti collegamenti sono stati accettati, quanti scartati e il motivo degli scarti – è consultabile nella sezione “Storico richieste massive”. Una richiesta può trovarsi in tre stati: IN CORSO (elaborazione non completata), SCARTATA (errore nel file), ELABORATA (con il conteggio di successi e scarti).

⚠ Attenzione – Limite della procedura massiva.

La modalità massiva funziona solo per i POS già presenti a sistema sulla base delle comunicazioni degli Acquirer. Se occorre aggiungere manualmente uno o più POS non presenti nell’elenco, si deve necessariamente usare la procedura puntuale.

Come si identifica un POS: i dati da avere a portata di mano

Prima di accedere alla procedura, è utile raccogliere i dati identificativi di ciascun POS. Variano a seconda che si tratti di un terminale fisico o di una piattaforma virtuale.

Per i POS fisici, l’identificativo univoco è composto da tre elementi: la matricola del terminale (il cosiddetto terminal id), il codice fiscale dell’Acquirer e la denominazione dell’Acquirer. Tutti questi dati si trovano di norma nel contratto di convenzionamento stipulato con l’operatore finanziario, nel report mensile che lo stesso operatore invia all’esercente, oppure nell’area web riservata messa a disposizione dall’Acquirer.

Per i POS virtuali, l’identificativo si riduce al codice fiscale e alla denominazione dell’Acquirer. Nessun terminal id, perché non esiste un dispositivo fisico da censire.

⚠ Chi è davvero l’Acquirer?

Non sempre la banca a cui l’esercente si rivolge per avere il POS coincide con l’Acquirer, cioè il soggetto che effettivamente stipula il contratto di convenzionamento e trasmette i dati all’Agenzia. Occorre verificarlo sul contratto o sui report mensili. In caso di dubbio, basta contattare il servizio clienti dell’operatore. Attenzione anche ai contratti datati: l’Acquirer potrebbe aver cambiato codice fiscale e denominazione in seguito a fusioni o operazioni societarie straordinarie.

Un caso frequente nella prassi: un esercente ha un solo POS fisico ma due contratti di convenzionamento distinti – uno per i pagamenti bancomat, l’altro per le carte di credito. In questo caso occorre registrare due collegamenti separati per lo stesso RT, uno per ciascun contratto (e dunque per ciascun Acquirer), indicando ogni volta il terminal id del POS insieme al codice fiscale e alla denominazione dell’Acquirer di riferimento.

Esempi pratici: come applicare le regole nella realtà

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Chi usa “Documento Commerciale on line”: percorso separato

Gli esercenti che certificano i corrispettivi tramite la procedura web “Documento Commerciale on line” – senza RT fisico – seguono un percorso diverso rispetto a chi ha i registratori telematici. Il collegamento con i POS non avviene nella sezione “Gestione collegamenti” del portale principale, ma all’interno della stessa procedura “Documento Commerciale on line”.

I passaggi concreti sono questi: dal portale “Fatture e Corrispettivi” si clicca su “Documento Commerciale on line” nel box Corrispettivi; poi si entra nel box “Funzionalità di supporto” e si seleziona “Associazione strumenti di pagamento elettronico”. Da qui è possibile cercare i collegamenti già registrati, aggiungerne di nuovi tramite il pulsante “Inserisci collegamento” e verificare i POS ancora non collegati con il pulsante “POS non collegati”.

Anche in questo caso, se un POS non compare nell’elenco predisposto dal sistema, si può aggiungere manualmente con il pulsante “Aggiungi POS”, seguendo lo stesso schema già descritto per la procedura degli RT. I POS inseriti manualmente vengono marcati con “E” (Esercente) nell’elenco dei collegamenti.

Una differenza fondamentale rispetto alla gestione degli RT: questa procedura non è delegabile. Le operazioni di collegamento possono essere effettuate esclusivamente dall’esercente in prima persona. Non è possibile conferire delega a un intermediario o consulente per compiere questa operazione specifica.

Le funzioni di consultazione e gestione post-collegamento

Una volta completata la fase di registrazione iniziale, il portale offre alcune funzionalità utili per tenere sotto controllo la situazione nel tempo. Vale la pena conoscerle, perché torneranno utili ogni volta che cambia qualcosa – un nuovo POS, una sede chiusa, un Acquirer sostituito.

La sezione “Storico collegamenti” permette di ricercare e consultare tutti i collegamenti registrati, sia quelli effettuati in modalità puntuale sia quelli trasmessi massivamente. Si può filtrare per matricola RT, tipo POS, denominazione Acquirer, terminal id e periodo di riferimento. Utile per verificare che tutto sia registrato correttamente prima delle scadenze.

Lo “Storico richieste massive” riguarda invece chi ha usato la procedura CSV. Qui si trovano tutte le richieste di collegamento massivo effettuate, con il loro stato di elaborazione e il dettaglio degli eventuali scarti. Ogni richiesta può trovarsi in tre stati: IN CORSO (ancora in elaborazione), SCARTATA (errore nel file, con indicazione del motivo) oppure ELABORATA (con il riepilogo di collegamenti accettati e scartati).

La sezione “POS non collegati” mostra l’elenco di tutti i terminali attribuiti all’esercente sulla base delle comunicazioni degli Acquirer che non risultano ancora abbinati ad alcun RT o alla procedura “Documento Commerciale on line”. Un POS che compare qui potrebbe essere un problema da risolvere – o potrebbe semplicemente essere un terminale che l’esercente non riconosce più come proprio.

Per quest’ultimo caso, la procedura mette a disposizione la funzione “Chiusura”, accessibile dall’icona del lucchetto accanto a ciascun POS nella lista. Selezionandola, si inserisce il motivo dalla lista a tendina e, nei casi di cessazione del contratto o restituzione del dispositivo, si indica la data di fine utilizzo. Questa stessa funzione serve anche per dichiarare che il POS è utilizzato esclusivamente per operazioni esonerate dall’obbligo di certificazione. Dopo la chiusura, il POS non comparirà più tra quelli disponibili per il collegamento. Operazione irreversibile: va usata con cognizione di causa.

Esclusioni dall’obbligo: chi non deve fare nulla

L’obbligo di collegamento non riguarda tutti. Alcune categorie di corrispettivi restano fuori, anche se incassate con pagamento elettronico. Nello specifico, sono esclusi i corrispettivi certificati tramite distributori automatici (vending machine), quelli derivanti dalla vendita di carburante e quelli relativi alla ricarica di veicoli elettrici.

Sono esclusi anche i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica in via generale – come la vendita di tabacchi e generi di monopolio, le vendite a distanza e altri casi previsti dalla normativa vigente.

Attenzione però ai casi misti, che in pratica sono i più frequenti e i più delicati.

I casi misti: quando l’obbligo scatta lo stesso

Molti esercenti svolgono contemporaneamente attività soggette all’obbligo di certificazione e attività esonerate. Un tabaccaio, ad esempio, vende sia sigarette (operazione esonerata) sia penne e caramelle (con obbligo di documento commerciale). Se usa lo stesso POS per incassare entrambe le tipologie di vendite, il collegamento va registrato comunque. L’esonero parziale non neutralizza l’obbligo.

Il discorso cambia solo se l’esercente dispone di un POS dedicato esclusivamente alle operazioni esonerate. In quel caso può dichiarare nella procedura web l’utilizzo esclusivo di quel terminale per tali operazioni, e il sistema lo rimuoverà dall’elenco dei POS da collegare. Attenzione però: questa dichiarazione è irreversibile. E, soprattutto, quel POS non potrà più essere usato – nemmeno saltuariamente – per incassare operazioni che richiedono il documento commerciale.

C’è infine un caso in cui l’obbligo non esiste del tutto: quando tutti i corrispettivi vengono certificati esclusivamente tramite fattura. Chi fattura sempre e comunque non ha POS da collegare.

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Le scadenze: quando bisogna agire

La prima comunicazione – quella più impegnativa, perché riguarda tutti i POS attivi nel mese di gennaio 2026 – dovrà essere effettuata a partire dai primi giorni di marzo 2026. La procedura web verrà resa disponibile con un apposito avviso sul sito dell’Agenzia delle entrate. Da quel momento scattano 45 giorni di tempo per completare tutti i collegamenti relativi a gennaio 2026.

Facciamo un esempio concreto con la scadenza ordinaria. Un esercente attiva un nuovo POS il 14 aprile 2026. Il collegamento dovrà essere registrato tra il 6 e il 30 giugno 2026. I dati di collegamento riporteranno “aprile 2026” come mese di riferimento.

Altro caso: nel mese di settembre 2026 quell’esercente sposta lo stesso POS in un altro punto vendita e lo abbina a un diverso RT. Deve prima eliminare il collegamento precedente e poi registrare quello nuovo. La finestra temporale è tra il 6 e il 30 novembre 2026, e il sistema indicherà “settembre 2026” come data del collegamento.

Cosa fare se la procedura mostra POS sbagliati

Può succedere che nel portale compaiano POS che l’esercente non riconosce come propri – magari perché ha concluso un contratto ma il terminale non è mai stato attivato, o perché si è verificato un errore nella trasmissione dei dati da parte dell’Acquirer. In questo caso, la procedura consente di dichiarare la non titolarità del dispositivo o di comunicarne la dismissione. Dopo questa dichiarazione, il POS non comparirà più nell’elenco di quelli da collegare. Anche questa operazione è irreversibile.

All’inverso – e capita – un POS di cui l’esercente è effettivamente titolare potrebbe non comparire nell’elenco. Forse i dati non sono ancora stati trasmessi dall’Acquirer. In questo caso occorre inserire manualmente i dati identificativi del POS e procedere alla registrazione del collegamento.

Vale la pena ricordare che eventuali scostamenti tra le transazioni elettroniche comunicate dagli Acquirer e i corrispettivi dichiarati verranno valutati dall’Agenzia delle entrate tenendo conto anche del tipo di attività svolta. Per questo motivo, è opportuno che gli esercenti verifichino nel “Cassetto fiscale” i codici Ateco comunicati all’Agenzia e segnalino tempestivamente eventuali variazioni, secondo le modalità previste dalla normativa.

I riferimenti normativi essenziali

Il collegamento POS-RT trova la sua base normativa nella legge n. 207 del 30 dicembre 2024, articolo 1, commi 74, 75, 76 e 77 (Legge di bilancio 2025). Le modalità operative sono definite nel Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 31 ottobre 2025, che ha dato attuazione ai commi 74 e 77 della stessa legge. Per quanto riguarda le regole tecniche sui registratori telematici, il riferimento principale resta il Provvedimento del 28 ottobre 2016, mentre le soluzioni software di nuova generazione sono disciplinate dal Provvedimento del 7 marzo 2025.

Riferimenti: Legge n. 207/2024, art. 1, commi 74-77 – Provvedimento AdE 31 ottobre 2025 – Provvedimento AdE 7 marzo 2025 – Provvedimento AdE 28 ottobre 2016 – D.lgs. 18 dicembre 1997, n. 471, art. 11, comma 2-quinquies – D.lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 2, comma 1