Il Gestore dei Servizi Energetici (GSE) conferma che le imprese possono formalizzare l’avvio dei lavori anche tramite posta elettronica certificata, superando alcuni vincoli operativi emersi nella fase iniziale del meccanismo.

Nuove modalità operative per gli operatori economici

Dal 29 gennaio 2026, le regole applicative pubblicate dal GSE sul portale dedicato hanno sciolto un nodo interpretativo che stava generando qualche perplessità tra professionisti del settore e aziende. Per comunicare l’intenzione di avviare gli interventi ammessi al Conto Termico 3.0, gli operatori economici possono ora utilizzare la posta elettronica certificata all’indirizzo preliminareimpreseCT3@pec.gse.it, senza dover attendere necessariamente l’attivazione completa della piattaforma informatica PortalTermico.

Questa soluzione, nella prassi, si rivela utile soprattutto quando gli investimenti programmati richiedono tempi di realizzazione più estesi rispetto ai 90 giorni previsti per la presentazione della domanda dopo la conclusione dell’opera. Il passaggio via PEC consente di bloccare una data certa – elemento non secondario per le verifiche successive – e di procedere materialmente con i lavori senza rischiare che ritardi tecnici nella compilazione delle pratiche online compromettano l’accesso all’agevolazione.

L’importanza del momento comunicativo iniziale

Secondo quanto previsto dall’art. 25, comma 3, del decreto ministeriale del 7 agosto 2025, la richiesta preliminare costituisce un adempimento vincolante per le imprese che intendano beneficiare degli incentivi. Non si tratta di una formalità accessoria ma di un passaggio necessario per certificare che l’intervento verrà effettivamente realizzato e che i parametri dichiarati corrispondono a quelli poi documentati a consuntivo.

Il Gestore trasmette, entro tempi ragionevolmente brevi, una comunicazione di presa d’atto che funge da riscontro protocollato. Non viene effettuata in questa fase alcuna istruttoria sul merito tecnico dell’operazione, né tantomeno una quantificazione anticipata dell’incentivo spettante – elementi che resteranno subordinati alla presentazione della domanda definitiva una volta completati i lavori.

Le regole applicative specificano che occorre indicare nella comunicazione almeno gli elementi identificativi essenziali: tipologia di intervento, ubicazione dell’immobile, caratteristiche tecniche principali dell’impianto o dell’opera di efficientamento, dimensione dell’impresa. I dati forniti inizialmente devono poi trovare corrispondenza nella documentazione finale, pena l’impossibilità di accedere al contributo o la necessità di avviare una nuova richiesta con conseguenti ritardi.

Transizione dal Conto Termico 2.0 e situazioni già in corso

Diverso è il discorso per quelle situazioni che si sono trovate a cavallo tra la vecchia e la nuova disciplina. Le imprese e gli enti del terzo settore con natura economica che avevano già dato inizio ai lavori dopo il 7 agosto 2025 (data di firma del decreto ministeriale) ma non li avevano ancora terminati al 25 dicembre dello stesso anno – momento di effettiva entrata in vigore del Conto Termico 3.0 – hanno avuto la possibilità di regolarizzare la propria posizione inviando la richiesta preliminare entro 30 giorni dalla pubblicazione delle regole applicative.

Anche in questo caso, la posta certificata si è dimostrata il canale più accessibile, considerato che il nuovo PortalTermico non era ancora operativo. Questa modalità transitoria ha permesso di non lasciare scoperti investimenti già avviati, che altrimenti avrebbero rischiato di restare fuori dal perimetro agevolativo per mere questioni procedurali.

Differenze tra interventi diretti e interventi indiretti

La comunicazione preventiva via PEC del Conto Termico 3.0 interessa soprattutto gli interventi cosiddetti “diretti”, dove il beneficiario finale coincide con il soggetto che materialmente realizza l’opera o che ne coordina l’esecuzione attraverso imprese terze. In questo schema, l’asseverazione rilasciata da un tecnico abilitato diventa fondamentale per attestare non solo la rispondenza dell’impianto ai requisiti normativi, ma anche la coerenza tra quanto comunicato in partenza e quanto effettivamente installato.

Quando invece l’intervento segue la logica “indiretta” – modello previsto ad esempio per le pubbliche amministrazioni che si avvalgono di società di servizi energetici o di altri soggetti delegati – la certificazione tecnica assume connotati differenti. Il GSE richiede che l’asseverazione copra l’intero perimetro dell’opera, sollevando in parte il committente pubblico da alcuni oneri istruttori ma conservando il livello di controllo complessivo. Anche in questo caso, però, gli elementi comunicati nella fase preliminare devono rimanere inalterati, salvo variazioni espressamente autorizzate dal Gestore.

Conservazione documentale e verifiche successive

Una volta trasmessa la comunicazione via PEC, la ricevuta di consegna – insieme alla copia del messaggio inviato – va archiviata con la massima cura. Gli archivi del GSE registrano ogni passaggio procedurale e, in caso di controlli a campione o di richieste di integrazione documentale, è proprio su questi dettagli che si concentra l’attenzione degli uffici verificatori.

Capita non di rado che discrepanze anche minime tra i dati iniziali e quelli finali generino contestazioni. Una superficie captante dichiarata per un impianto solare termico che poi risulta diversa nelle schede tecniche allegate a consuntivo, oppure una potenza nominale della pompa di calore variata rispetto alla comunicazione preliminare, possono comportare riduzioni dell’incentivo o, nei casi più gravi, il diniego totale del contributo. La tracciabilità delle comunicazioni PEC offre una garanzia in più sotto questo profilo, perché consente di ricostruire con precisione temporale ogni fase del processo.

Modifiche progettuali e varianti in corso d’opera

Non sempre gli interventi procedono in modo lineare. Imprevisti tecnici, aggiornamenti normativi sopravvenuti, disponibilità di nuovi componenti sul mercato possono indurre modifiche rispetto al progetto originario. Il Conto Termico 3.0 non vieta le varianti, ma richiede che ogni scostamento rilevante venga prontamente comunicato al Gestore tramite i canali ufficiali.

Il concetto di “rilevanza” va interpretato alla luce della natura dell’agevolazione: se la variazione altera i presupposti tecnici su cui si basa il calcolo dell’incentivo – ad esempio, modificando la classe di efficienza energetica dell’apparecchio o la tipologia di fonte rinnovabile impiegata – occorre un nuovo esame istruttorio da parte del GSE. Questo può comportare tempi supplementari, richieste di chiarimenti, eventualmente anche una rideterminazione del contributo spettante.

In alcuni casi, quando le modifiche sono sostanziali, può risultare necessario annullare la richiesta preliminare e presentarne una nuova. Si tratta di situazioni da evitare per quanto possibile, pianificando con attenzione la fase progettuale e verificando preventivamente la disponibilità dei materiali e la fattibilità tecnica delle soluzioni scelte.

Coordinamento con altri incentivi e vincoli di cumulabilità

Il decreto ministeriale del 7 agosto 2025 stabilisce che gli incentivi del Conto Termico 3.0 non possono essere cumulati con altri contributi statali, fatti salvi i fondi di garanzia, i fondi di rotazione e i contributi in conto interesse. Questo significa che, se per lo stesso intervento si beneficia di agevolazioni regionali o locali a fondo perduto, oppure di altri meccanismi incentivanti nazionali come i certificati bianchi, l’accesso al Conto Termico viene precluso.

La comunicazione preventiva rappresenta anche il momento in cui formalizzare l’assenza di sovrapposizioni con altre misure agevolative. Eventuali dichiarazioni mendaci su questo punto espongono al rischio di revoca integrale del beneficio, oltre alle sanzioni amministrative previste dalla normativa di settore.

Tempistiche operative e scadenze da rispettare

Secondo la disciplina transitoria chiarita dal GSE, le imprese con cantieri avviati tra il 7 agosto 2025 e il 25 dicembre dello stesso anno hanno dovuto inviare la richiesta preliminare entro il 18 gennaio 2026. Per gli interventi avviati successivamente, invece, vige l’obbligo di trasmettere la comunicazione prima dell’inizio materiale dei lavori.

Una volta concluso l’intervento, resta fermo il termine di 90 giorni per presentare la domanda di accesso diretto agli incentivi tramite il PortalTermico. Questo lasso temporale, sebbene possa apparire congruo, nella realtà operativa può risultare stretto: occorre infatti raccogliere tutta la documentazione tecnica, ottenere le asseverazioni dai professionisti incaricati, compilare le schede online e caricare gli allegati richiesti.

Chi salta la scadenza perde il diritto al contributo, senza possibilità di sanatoria. Anche qui, la comunicazione via PEC svolge un ruolo protettivo, perché permette di cristallizzare una data di partenza certa e di organizzare meglio le fasi successive senza dover rincorrere adempimenti dell’ultimo momento.

Soggetti abilitati alla presentazione della richiesta

Non tutti gli operatori economici possono utilizzare direttamente il canale PEC per la comunicazione preliminare. Occorre che il soggetto richiedente abbia effettivamente la disponibilità giuridica dell’immobile dove viene realizzato l’intervento: proprietà, usufrutto, comodato regolarmente documentato, contratto di locazione con consenso esplicito del proprietario all’esecuzione dei lavori.

Le società di servizi energetici (ESCo), le Comunità Energetiche Rinnovabili e le configurazioni di autoconsumo collettivo possono agire in qualità di Soggetto Responsabile per conto di imprese o enti del terzo settore economici, ma anche in questo caso devono trasmettere la richiesta preliminare seguendo le medesime modalità. Il ruolo di intermediario non esonera dall’obbligo comunicativo iniziale, che resta imprescindibile per accedere al meccanismo incentivante.

Prospettive operative nel medio termine

Quando il PortalTermico sarà pienamente funzionante – secondo le indicazioni del Gestore, ciò dovrebbe avvenire entro la fine di febbraio 2026 – la compilazione online diventerà progressivamente lo standard. La piattaforma offrirà funzionalità di calcolo automatico dell’incentivo già in fase di inserimento dati, consentendo alle imprese di valutare preventivamente la convenienza economica dell’operazione.

Fino a quel momento, però, la PEC resta lo strumento più affidabile per formalizzare l’avvio dei lavori. Non si tratta di una soluzione provvisoria destinata a sparire, ma di un canale complementare che continuerà probabilmente a esistere anche dopo il pieno dispiegamento della piattaforma digitale, proprio per garantire flessibilità operativa in situazioni particolari o in presenza di problematiche tecniche temporanee nell’accesso al portale.

Controlli e sanzioni in caso di irregolarità

Il sistema di verifica del GSE si basa su controlli documentali a campione e su ispezioni in loco per una percentuale prestabilita delle pratiche ammesse a contributo. Vengono esaminati i titoli abilitativi, le fatture quietanzate, le certificazioni di conformità degli impianti, le asseverazioni tecniche e, non ultimo, la corrispondenza tra quanto dichiarato nella comunicazione preliminare e quanto effettivamente realizzato.

Difformità sostanziali comportano la decadenza dal beneficio con obbligo di restituzione delle somme eventualmente già erogate, maggiorate degli interessi legali. Nei casi più gravi – ad esempio, quando si riscontrano falsità nelle dichiarazioni o alterazioni documentali – scattano anche le conseguenze penali previste dagli articoli 483 e 640 del codice penale.

La tracciabilità garantita dalla PEC assume quindi anche una valenza difensiva: permette di dimostrare in modo incontrovertibile quando e come è stata effettuata la comunicazione, quale fosse il contenuto del messaggio, chi lo ha trasmesso. Elementi che, in sede di eventuale contenzioso, possono fare la differenza tra l’accoglimento e il rigetto di un ricorso.

Coordinamento con la disciplina GBER per le imprese

Gli incentivi riconosciuti alle imprese nell’ambito del Conto Termico 3.0 rientrano nel regime degli aiuti di Stato e devono quindi rispettare i limiti previsti dal Regolamento (UE) n. 651/2014 (GBER – General Block Exemption Regulation). Questo significa che le percentuali di contributo variano in funzione della dimensione aziendale: le piccole imprese possono accedere a intensità di aiuto più elevate rispetto alle medie e alle grandi.

La comunicazione preliminare deve contenere anche l’indicazione della classe dimensionale dell’impresa, elemento che il GSE utilizzerà poi per determinare l’ammontare massimo del contributo erogabile. Eventuali errori o omissioni su questo punto possono generare problemi in fase di liquidazione, con richieste di integrazione documentale che allungano i tempi di erogazione o, nei casi peggiori, portano a una riduzione dell’incentivo riconosciuto.

La normativa europea stabilisce inoltre massimali di cumulo con altri aiuti percepiti dalla stessa impresa per finalità analoghe. Occorre quindi prestare attenzione non solo agli incentivi specificamente destinati all’efficienza energetica, ma anche ad altre forme di sostegno pubblico eventualmente ottenute nello stesso periodo temporale di riferimento.

Ruolo dei professionisti tecnici nel processo

Benché la comunicazione preliminare possa essere trasmessa direttamente dall’impresa beneficiaria, nella maggior parte dei casi conviene avvalersi del supporto di un tecnico abilitato fin da questa prima fase. Il professionista è in grado di verificare la correttezza dei dati tecnici, di individuare eventuali criticità normative, di suggerire soluzioni progettuali che massimizzino l’incentivo senza incorrere in irregolarità.

L’asseverazione tecnica richiesta a consuntivo presuppone una conoscenza approfondita delle regole applicative, dei requisiti prestazionali minimi, delle modalità di calcolo dell’incentivo. Coinvolgere lo stesso professionista già nella fase preliminare garantisce continuità progettuale e riduce il rischio di discordanze tra quanto comunicato inizialmente e quanto poi certificato a fine lavori.

Alcuni studi di progettazione e alcune ESCo offrono servizi integrati che comprendono sia la consulenza iniziale sia l’assistenza nella compilazione delle domande online, sia infine il supporto in caso di eventuali richieste di chiarimento da parte del GSE. Si tratta di soluzioni che comportano un costo aggiuntivo, ma che spesso si rivelano convenienti per la tranquillità operativa che garantiscono.

Esempi applicativi concreti

Un’impresa artigiana che intende sostituire l’impianto di riscaldamento della propria sede operativa con una pompa di calore elettrica da 25 kW termici può, prima di avviare i lavori, inviare una PEC all’indirizzo preliminareimpreseCT3@pec.gse.it indicando: ubicazione dell’edificio, tipologia di intervento (sostituzione generatore di calore), caratteristiche tecniche della pompa di calore (marca, modello, coefficiente di prestazione stagionale), dimensione aziendale (micro impresa). Ricevuta la comunicazione di presa d’atto dal GSE, l’impresa può procedere con i lavori. Al termine, dovrà presentare la domanda di accesso diretto tramite PortalTermico entro 90 giorni, allegando fatture quietanzate, asseverazione del tecnico, attestato di prestazione energetica dell’edificio.

Una cooperativa sociale che gestisce una residenza sanitaria assistenziale intende installare un impianto solare termico per la produzione di acqua calda sanitaria. Trattandosi di ente del terzo settore con attività economica, rientra nell’obbligo di comunicazione preliminare. Trasmette quindi via PEC i dati identificativi dell’intervento: superficie captante (40 metri quadrati), tecnologia (collettori solari piani vetrati), producibilità stimata (15.000 kWh termici all’anno). Dopo aver ottenuto il riscontro dal Gestore, affida i lavori a un’impresa installatrice. A conclusione dell’opera, presenta la domanda definitiva con tutta la documentazione probatoria.

Un’azienda agricola vuole realizzare un sistema di riscaldamento a biomassa per le proprie serre. Dato che il Conto Termico 3.0 ammette anche nuove installazioni per le imprese agricole (non solo sostituzioni), deve comunicare preventivamente al GSE la volontà di procedere, specificando: potenza termica dell’impianto (150 kW), tipo di biomassa utilizzata (cippato di legna certificato), classe emissiva del generatore (conforme ai limiti previsti dal decreto). Ricevuta conferma, avvia il cantiere e completa l’installazione nei tempi previsti dal cronoprogramma allegato alla comunicazione iniziale.