Il D.Lgs. 192/2024 ha ridefinito completamente il panorama normativo relativo ai rimborsi delle spese per i lavoratori autonomi, introducendo il principio di neutralità fiscale per gli addebiti analitici al committente. Questa rivoluzione normativa tocca anche le prestazioni occasionali, creando nuovi scenari operativi che richiedono un attento esame delle disposizioni transitorie e delle loro implicazioni pratiche per professionisti e committenti.

Rimborso spese prestazioni occasionali: inquadramento normativo aggiornato

La disciplina delle prestazioni autonome occasionali trova la propria base nell’articolo 2222 del Codice Civile, distinguendosi dalle prestazioni di lavoro subordinato occasionale di cui al decreto legislativo 81/2015. Il legislatore ha mantenuto invariata la soglia di 5.000 euro annui per ciascun prestatore, limite che determina l’esenzione fiscale per il lavoratore e l’eventuale assoggettamento ai contributi previdenziali della gestione separata INPS.

Nella prassi applicativa si osserva come spesso vengano confuse le due tipologie: le prestazioni occasionali ex articolo 2222 c.c., che rientrano nel regime dei redditi di lavoro autonomo, e quelle disciplinate dal libretto famiglia o dai contratti di prestazione occasionale, che seguono invece la normativa del lavoro subordinato occasionale. La distinzione assume particolare rilevanza proprio in relazione al trattamento delle spese addebitate al committente.

La recente riforma ha introdotto significative novità anche per questo comparto, modificando sostanzialmente l’approccio alla tassazione dei rimborsi spese. Secondo quanto previsto dal nuovo articolo 54, comma 2, lettera b) del TUIR, le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono più alla formazione del reddito imponibile.

Il nuovo regime dei rimborsi spese dal 2025

L’innovazione più rilevante riguarda la neutralità fiscale degli addebiti analitici delle spese sostenute dal prestatore per l’esecuzione dell’incarico. Prima del 2025, questi rimborsi costituivano componenti positive del reddito, soggette a ritenuta d’acconto del 20% e contemporaneamente deducibili dal reddito del professionista che le sosteneva.

Il nuovo articolo 54-ter del TUIR stabilisce che le spese addebitate analiticamente al committente non sono più deducibili dal reddito di lavoro autonomo del soggetto che le sostiene. Questa modifica elimina la precedente doppia rilevanza (positiva e negativa) delle medesime spese, semplificando notevolmente la gestione contabile e fiscale degli incarichi.

Per i prestatori occasionali, il cambiamento assume particolare importanza considerando che spesso questi soggetti non hanno strutture contabili complesse. La neutralità fiscale dei rimborsi spese facilita la gestione degli adempimenti, eliminando la necessità di documentare analiticamente la deducibilità dei costi rimborsati.

Requisiti per l’applicazione della neutralità fiscale

L’applicazione della neutralità fiscale è subordinata al rispetto di specifici requisiti. Le spese devono essere sostenute direttamente dal prestatore nell’esecuzione dell’incarico e addebitate analiticamente al committente. Il requisito dell’analiticità implica che ogni voce di spesa deve essere dettagliatamente documentata e chiaramente correlata all’esecuzione della prestazione.

Nella prassi professionale si riscontrano frequentemente incertezze sulla portata del concetto di “analiticità”. La giurisprudenza ha chiarito che non è sufficiente un mero rimborso forfettario, ma è necessaria una documentazione specifica che consenta di identificare natura, importo e finalità di ciascuna spesa sostenuta.

L’articolo 95 del TUIR, come modificato dalla Legge di Bilancio 2025, introduce un ulteriore requisito per le spese di vitto, alloggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea: la tracciabilità dei pagamenti. Queste spese sono deducibili solo se i pagamenti sono eseguiti con strumenti tracciabili previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 241/1997.

Gestione delle spese non rimborsate

Il nuovo articolo 54-ter disciplina il trattamento delle spese non rimborsate dal committente, prevedendo specifiche casistiche in cui il prestatore può comunque dedurre i costi sostenuti. La deducibilità è ammessa quando il committente sia sottoposto a procedure concorsuali, quando la procedura esecutiva risulti infruttuosa o quando il diritto alla riscossione si sia prescritto.

Una particolare semplificazione è prevista per le spese di modesta entità, non superiori a 2.500 euro comprensivi del compenso. Queste spese diventano deducibili se non sono rimborsate entro un anno dalla fatturazione, evitando al professionista l’avvio di procedure di recupero dal costo sproporzionato rispetto all’importo da riscuotere.

Questa disciplina assume particolare rilievo per i prestatori occasionali, che spesso operano con committenti la cui solidità finanziaria non è sempre verificabile. La possibilità di recuperare fiscalmente le spese non incassate costituisce una forma di tutela importante per questa categoria di lavoratori.

Riflessi sui prestatori forfettari

Un aspetto di particolare interesse riguarda l’applicabilità delle nuove disposizioni ai soggetti che adottano il regime forfettario ex articolo 1, comma 64, della Legge 190/2014. La dottrina prevalente ritiene che, data la collocazione delle nuove norme nella parte del TUIR dedicata alla determinazione analitica del reddito, i forfettari continuino a seguire le regole precedenti.

Tuttavia, alcuni commentatori sostengono che il principio di neutralità fiscale dovrebbe applicarsi anche ai forfettari, almeno per quanto riguarda la non imponibilità dei rimborsi spese. Questa interpretazione si basa sulla considerazione che l’esclusione dai ricavi dei rimborsi spese ridurrebbe il volume d’affari rilevante ai fini del mantenimento del regime agevolato.

Nell’attesa di chiarimenti ufficiali, si consiglia prudenzialmente ai forfettari di continuare a considerare i rimborsi spese come componenti dei compensi imponibili, salvo futuri orientamenti dell’Agenzia delle Entrate che potrebbero estendere l’applicazione del principio di neutralità anche a questo regime.

Profili operativi e documentali

L’implementazione delle nuove regole richiede un aggiornamento delle procedure operative, tanto per i prestatori quanto per i committenti. È fondamentale conservare tutta la documentazione relativa alle spese sostenute, includendo ricevute, fatture e prove dei pagamenti effettuati con strumenti tracciabili.

La fatturazione deve evidenziare chiaramente la distinzione tra compensi veri e propri e rimborsi spese, utilizzando eventualmente sezioni separate del documento. Per le spese soggette al requisito di tracciabilità, è opportuno specificare in fattura che i pagamenti sono stati eseguiti con strumenti idonei.

Dal punto di vista del committente, occorre verificare che le spese addebitate siano effettivamente inerenti all’incarico conferito e supportate da documentazione adeguata. La responsabilità del sostituto d’imposta nell’applicazione della ritenuta d’acconto rimane infatti immutata per i compensi propriamente detti.

Impatti sulla gestione separata INPS

Le modifiche normative influenzano anche gli aspetti previdenziali delle prestazioni occasionali. I rimborsi spese che non concorrono più alla formazione del reddito non sono soggetti al calcolo dei contributi alla gestione separata INPS, che scattano per compensi superiori a 5.000 euro annui.

Questa modifica può avere effetti significativi per i prestatori che si collocano nelle vicinanze della soglia di esenzione contributiva. L’esclusione dei rimborsi spese dal computo dei compensi potrebbe consentire di rimanere al di sotto del limite di 5.000 euro, evitando così l’assoggettamento ai contributi previdenziali.

Tuttavia, è necessario prestare attenzione alla corretta qualificazione delle spese, distinguendo tra rimborsi analitici effettivi e compensi camuffati da rimborsi. L’INPS mantiene infatti poteri di verifica sulla natura delle somme erogate, potendo riqualificare come compensi imponibili i presunti rimborsi spese non adeguatamente documentati.

Disposizioni transitorie e regime temporale

Il D.Lgs. 192/2024 prevede un regime transitorio specifico per i rimborsi spese. Fino al 31 dicembre 2024 continua ad applicarsi la disciplina precedente, con la conseguente imponibilità dei rimborsi e la loro deducibilità dal reddito del prestatore. Le nuove regole operano esclusivamente per le spese sostenute a partire dal 1° gennaio 2025.

Questa scelta del legislatore mira a evitare complicazioni negli adempimenti fiscali per l’anno 2024, consentendo ai contribuenti di completare la gestione delle posizioni in corso secondo le regole previgenti. Per i rapporti contrattuali a cavallo tra i due anni sarà necessario distinguere le spese sostenute prima e dopo l’entrata in vigore della riforma.

Particolare attenzione merita la gestione dei contratti pluriennali o delle collaborazioni continuative, dove sarà necessario applicare regimi diversi a seconda della data di sostenimento delle spese. La documentazione dovrà essere organizzata in modo da consentire una chiara distinzione temporale per l’applicazione delle corrette disposizioni fiscali.