Per imprese e professionisti la spesa di vitto e alloggio non segue una regola unica: bisogna sempre passare da inerenza, qualificazione, luogo e mezzo di pagamento prima di calcolare la quota deducibile. Di regola l’impresa deduce il 75% del costo, il professionista aggiunge anche il tetto del 2% dei compensi, mentre le trasferte fuori Comune, le mense e i buoni pasto seguono strade diverse. Dal 2025 si è aggiunto un livello ulteriore: per le spese sostenute in Italia il pagamento in contanti può far perdere l’intera deduzione, con decorrenze che vanno dal 1° gennaio al 18 giugno 2025 secondo il tipo di spesa. Le spese di rappresentanza sono l’eccezione più delicata, perché l’obbligo di tracciabilità le riguarda anche quando sono sostenute all’estero, come ha confermato la circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025. Sul fronte IVA, invece, la detrazione resta autonoma dalla deducibilità del costo: una fattura di ristorante inerente consente spesso la detrazione integrale dell’imposta anche quando il costo è deducibile solo al 75%. Per imprese e professionisti il conto di un ristorante o di un albergo non segue una sola regola. Occorre verificare l’inerenza, il soggetto che sostiene la spesa, la finalità, il luogo e il mezzo di pagamento. Di regola, l’impresa deduce il 75% del costo. Il professionista applica anche il tetto del 2% dei compensi. Le trasferte dei dipendenti, dei collaboratori e degli amministratori fuori Comune, le mense e i buoni pasto seguono discipline diverse. Dal 2025, con decorrenze differenziate tra il 1° gennaio e il 18 giugno, il contante può far perdere l’intera deduzione per le spese sostenute in Italia. L’IVA resta detraibile sulle prestazioni alberghiere e di ristorazione inerenti, purché vi sia una fattura. Deducibilità del costo e detrazione dell’imposta vanno quindi controllate separatamente.

Il principio di inerenza come primo filtro

La gestione fiscale delle spese di vitto e alloggio sembra semplice solo finché non si osserva il caso concreto. Una cena con un cliente, un pasto consumato durante una trasferta e un pranzo personale hanno natura molto diversa. Anche la stessa fattura può produrre effetti differenti ai fini IRES, IRPEF, IVA e IRAP.

Dal 2025 si è aggiunto un ulteriore livello. Per alcune spese non basta più dimostrare che il costo riguarda l’attività. Serve anche la prova del pagamento tracciabile. La conseguenza è netta: un costo reale, documentato e inerente può diventare fiscalmente indeducibile se pagato in contanti.

Il primo controllo riguarda l’inerenza. L’art. 109, comma 5, del TUIR consente la deduzione dei costi riferibili all’attività che produce ricavi o proventi rilevanti. Un pranzo di famiglia resta personale, anche se pagato con la carta aziendale. Il mezzo di pagamento non trasforma una spesa privata in un costo d’impresa.

Superato questo passaggio, occorre qualificare la spesa. Un pasto può costituire una normale spesa aziendale, una spesa di trasferta, un costo per il personale o una spesa di rappresentanza. La qualificazione determina percentuali, limiti e documenti da conservare.

Infine si separano costo e IVA. La deducibilità riduce il reddito imponibile. La detrazione IVA riduce invece l’imposta dovuta. Un costo può essere deducibile solo al 75%, mentre l’IVA può risultare interamente detraibile. Non c’è alcuna contraddizione, sono due discipline autonome.

La regola generale del 75% e le eccezioni

La regola ordinaria è contenuta nell’art. 109, comma 5, del TUIR. Le prestazioni alberghiere e le somministrazioni di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75%. Resta necessario che il costo sia inerente, correttamente documentato e imputato secondo le regole fiscali applicabili.

Il limite riguarda anche le spese sostenute durante trasferte nel territorio comunale da dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi e amministratori. Si applica inoltre alle spese di trasferta sostenute dai soci di società di persone. In quest’ultimo caso non opera la disciplina speciale prevista per dipendenti e collaboratori.

Il quadro cambia per le trasferte fuori dal territorio comunale. Le spese di vitto e alloggio dei dipendenti, dei co.co.co. e degli amministratori non subiscono il taglio del 75%. Si applicano i limiti giornalieri dell’art. 95, comma 3, del TUIR: 180,76 euro per le trasferte in Italia ed 258,23 euro per quelle all’estero.

Restano fuori dal limite del 75% anche i costi delle mense gestite direttamente o da terzi. Lo stesso vale per le convenzioni con pubblici esercizi e per i buoni pasto assegnati al personale. In questi casi l’impresa acquista un servizio destinato alla collettività dei dipendenti, non una singola prestazione di ristorazione occasionale.

Una deroga analoga opera per tour operator e agenzie di viaggio quando acquistano servizi alberghieri o di ristorazione destinati alla rivendita. Il costo partecipa direttamente alla produzione dei ricavi caratteristici. Non avrebbe senso applicare il limite previsto per il consumo interno dell’impresa.

La tabella mostra il passaggio più delicato. Il 75% non è sempre il limite finale. Nelle trasferte fuori Comune viene sostituito dai tetti giornalieri. Nelle spese di rappresentanza, invece, si cumula con un secondo plafond.

Le spese di rappresentanza: doppio limite

Una cena offerta a clienti o interlocutori può rientrare tra le spese di rappresentanza. La qualificazione richiede gratuità, finalità promozionale o di pubbliche relazioni, ragionevolezza e coerenza con l’attività. Non basta scrivere “pranzo clienti” sul giustificativo.

Quando la spesa di rappresentanza riguarda ristorante o albergo, il calcolo procede in due passaggi. Prima si applica il limite del 75%. L’importo così ottenuto confluisce poi nel plafond dell’art. 108, comma 2, del TUIR.

Per le imprese, il plafond è pari all’1,5% dei ricavi e proventi caratteristici fino a 10 milioni di euro. Scende allo 0,6% sulla parte tra 10 e 50 milioni di euro e allo 0,4% sulla parte eccedente 50 milioni di euro. Le percentuali operano per scaglioni.

Si consideri una società con ricavi caratteristici pari a 300.000 euro. Sostiene una cena di rappresentanza per 1.000 euro, oltre IVA al 10% pari a 100 euro. L’IVA è indetraibile per la finalità di rappresentanza e incrementa il costo, che diventa 1.100 euro.

Il primo limite porta la spesa a 825 euro (1.100 euro × 75%). Il plafond generale è pari a 4.500 euro (300.000 euro × 1,5%). Se non vi sono altre spese di rappresentanza, la società deduce 825 euro. I restanti 275 euro sono definitivamente indeducibili.

L’obbligo di tracciabilità dal 2025

Dal 2025 le spese di rappresentanza sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili. In questo caso la regola non è limitata al territorio italiano: lo ha confermato la circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025, secondo cui la tracciabilità delle spese di rappresentanza si applica anche a quelle sostenute all’estero, non essendo prevista una limitazione territoriale analoga a quella dettata per vitto, alloggio e trasferte. Una cena di rappresentanza sostenuta all’estero e pagata in contanti non supera quindi il requisito dell’art. 108.

Il DL 84/2025, convertito dalla legge 108/2025, ha coordinato le regole introdotte dalla legge di bilancio 2025. Gli artt. 95 e 109 del TUIR subordinano la deduzione di determinate spese sostenute in Italia al pagamento tracciabile. Le decorrenze restano differenziate: dal 1° gennaio 2025 per i rimborsi analitici a dipendenti e collaboratori, dal 18 giugno 2025 per le spese sostenute direttamente da imprese e professionisti e per la rappresentanza.

Il vincolo riguarda le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea. Rientrano quindi taxi e noleggio con conducente. La regola comprende anche i rimborsi analitici delle stesse spese e i costi sostenuti per servizi commissionati a lavoratori autonomi.

Sono ammessi il versamento bancario o postale e gli strumenti richiamati dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997. Nella prassi rientrano carte di credito, debito e prepagate, assegni, MAV, PagoPA e applicazioni che rendono identificabile la transazione. Questo obbligo fiscale è distinto e concorrente rispetto al limite generale di 5.000 euro sull’uso del contante tra soggetti previsto dalla normativa antiriciclaggio, che resta comunque applicabile in via autonoma.

La prova preferibile è la ricevuta del pagamento elettronico, collegata al giustificativo. Può essere utilizzato anche l’estratto conto, soprattutto quando manca altra evidenza. Una procedura interna dovrebbe associare ordine di trasferta, fattura o documento commerciale, prova del pagamento e nota spese.

Non sono coinvolti i biglietti per trasporti pubblici di linea, come treni, aerei, navi e autobus. Restano fuori anche le indennità chilometriche per l’uso del mezzo proprio. Naturalmente, servono comunque documentazione e inerenza. Per completezza, la stessa condizione di tracciabilità incide anche sul lato del dipendente: ai sensi dell’art. 51, comma 5, del TUIR, il rimborso non concorre a formare il suo reddito solo se la spesa sostenuta in Italia è stata pagata con strumenti tracciabili.

Per le spese ordinarie dell’impresa, diverse dalle trasferte disciplinate dall’art. 95, il nuovo art. 109, commi 5-bis e 5-ter, opera sulle spese sostenute dal 18 giugno 2025. La disposizione riguarda i periodi d’imposta successivi a quello in corso al 31 dicembre 2024. Nei soggetti con esercizio non coincidente con l’anno solare occorre quindi controllare anche il periodo fiscale interessato.

Un esempio chiarisce la sequenza. Una società paga in contanti 200 euro per una cena aziendale inerente, sostenuta in Italia il 10 luglio 2025. Non si deduce 150 euro. La spesa è interamente indeducibile perché manca il requisito preliminare della tracciabilità.

La deducibilità per i professionisti

Per gli esercenti arti e professioni l’art. 54-septies, comma 1, del TUIR prevede due limiti. Le spese alberghiere e di ristorazione sono deducibili al 75% e, comunque, entro il 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.

Si applica il limite che consente la deduzione più bassa. Un professionista incassa compensi per 120.000 euro e sostiene costi fiscalmente rilevanti di vitto e alloggio per 4.000 euro. Il 75% è pari a 3.000 euro, mentre il 2% dei compensi è 2.400 euro. La deduzione si ferma a 2.400 euro.

Se la spesa ha finalità di rappresentanza, il 75% opera prima del limite dell’1% dei compensi. Il costo deve inoltre essere pagato con uno strumento tracciabile. Anche per il professionista questa condizione vale per le spese di rappresentanza sostenute all’estero.

Le spese di vitto e alloggio relative alle trasferte fuori Comune dei dipendenti del professionista seguono invece l’art. 95, comma 3, del TUIR. Non subiscono il limite del 75%, ma restano soggette ai tetti giornalieri di 180,76 euro in Italia e 258,23 euro all’estero.

Rimborsi analitici e spese sostenute dal committente

Dal 2025 i rimborsi analitici delle spese sostenute dal professionista per un incarico non formano, in via ordinaria, reddito. Le spese corrispondenti non sono deducibili, così da mantenere la neutralità fiscale. Se però vitto, alloggio o taxi/NCC sostenuti in Italia sono pagati in contanti, il rimborso percepito concorre al reddito ai sensi dell’art. 54, comma 2-bis.

Diverso è il caso delle spese sostenute direttamente dal committente. Un albergo prenotato e pagato dal cliente per il professionista incaricato non costituisce compenso in natura. Il professionista non espone la spesa in fattura e non deduce alcun costo.

Per il committente, il limite del 75% può non operare quando la spesa è parte della prestazione professionale acquistata. Devono risultare l’inerenza, l’effettività e l’identità del professionista che ha fruito del servizio. Questa deroga non va estesa a ospitalità generiche o prive di collegamento con l’incarico.

IVA: una disciplina autonoma

Ai fini IVA occorre distinguere la prestazione di ristorazione dalla mera cessione di alimenti e bevande. L’IVA sulla prestazione alberghiera o di ristorazione è detraibile secondo le regole ordinarie. Servono l’inerenza e una fattura intestata al soggetto che esercita l’attività.

La detrazione non viene ridotta al 75%. Una fattura di ristorante inerente può quindi consentire la detrazione integrale dell’IVA, mentre il costo netto resta deducibile al 75%. Se manca la fattura e si conserva soltanto il documento commerciale, l’IVA non viene separata e confluisce nel costo.

L’acquisto diretto di alimenti e bevande segue l’art. 19-bis1, comma 1, lettera f), del DPR 633/1972. L’IVA è generalmente indetraibile, salvo beni oggetto dell’attività propria e acquisti destinati a mense o distributori aziendali nelle ipotesi previste. Comprare bottiglie o generi alimentari non equivale, dunque, a ricevere un servizio di ristorazione.

Le spese di rappresentanza seguono un’altra esclusione. L’IVA sulla cena offerta al cliente è indetraibile e aumenta il costo fiscalmente rilevante. Quel costo complessivo viene poi sottoposto al limite del 75% e al plafond di rappresentanza.

Quanto alle aliquote, la somministrazione di alimenti e bevande è normalmente soggetta al 10%. La mera vendita segue invece l’aliquota propria del bene. Per i piatti pronti preparati per il consumo immediato, l’asporto o la consegna a domicilio, la legge prevede di regola il 10%, anche se la composizione del piatto può in alcuni casi incidere sull’aliquota applicabile.

IRAP e riflessi in bilancio

Le società di capitali e le società di persone che hanno optato per il metodo da bilancio determinano la base IRAP partendo dalle voci del conto economico. In assenza di una deroga espressa, il limite IRES del 75% non si trasferisce automaticamente all’IRAP.

Per questi soggetti il costo può quindi risultare integralmente deducibile ai fini IRAP, se correttamente classificato e inerente sul piano civilistico. Restano però applicabili gli obblighi di tracciabilità estesi all’IRAP dalle norme del 2025.

Le società di persone in regime naturale, disciplinate dall’art. 5-bis del D.Lgs. 446/1997, seguono invece le regole del reddito d’impresa. Per esse opera normalmente il limite del 75%. Le associazioni professionali applicano i criteri previsti per il reddito di lavoro autonomo. Il professionista individuale, dal 2022, non è soggetto a IRAP.

In bilancio, le spese di vitto e alloggio sono costi per servizi e confluiscono nella voce B.7 del conto economico. Con fattura, la registrazione separa costo e IVA detraibile. Se l’IVA è indetraibile, come nelle spese di rappresentanza, l’imposta aumenta il costo.

Con un documento commerciale che non espone separatamente l’IVA, si registra il costo per l’importo complessivo. La scelta di non chiedere fattura può essere economicamente comprensibile per piccoli importi. Tuttavia, fa perdere la detrazione IVA e rende più debole la documentazione dell’inerenza.

Una buona gestione non parte dalla dichiarazione dei redditi. Inizia quando la spesa viene autorizzata e pagata. L’impresa o lo studio dovrebbe classificare il costo prima del rimborso, evitando descrizioni generiche.

Il vero errore, nella prassi, è partire dal 75%. Prima vengono inerenza, qualificazione e tracciabilità. Solo dopo si calcola la quota deducibile. Questo ordine evita di attribuire un beneficio fiscale a un costo che non ha superato i requisiti di base.

Infografica