Con il Decreto-Legge n. 159/2025 il legislatore ha rimesso mano, ancora una volta, alla disciplina del domicilio digitale. Questa volta il bersaglio è molto specifico: gli amministratori delle società. Dopo mesi di interpretazioni contrastanti fra MIMIT, Unioncamere e Notariato, l’art. 5 del D.L. 179/2012 viene riscritto e l’obbligo del domicilio digitale personale non riguarda più “tutti” gli amministratori, ma solo alcune figure apicali. Al tempo stesso resta in piedi – ed è tutt’altro che secondaria – la vigilanza continua sul domicilio digitale delle imprese (società e ditte individuali), il regime sanzionatorio già rodato e, sullo sfondo, l’obbligo PEC per i professionisti e la nuova opzione del domicilio digitale speciale per le notifiche fiscali. Il quadro, se lo si guarda da vicino, è meno complicato di quanto sembri, ma non consente distrazioni.

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Il domicilio digitale delle imprese: obbligo strutturale, non un “una tantum”

Per le imprese il domicilio digitale non è una novità. L’obbligo nasce con il D.L. 185/2008, art. 16, poi esteso alle imprese individuali dal D.L. 179/2012. Ogni impresa, qualunque sia la forma giuridica, deve avere un proprio indirizzo PEC iscritto al Registro delle imprese e tale indirizzo deve essere:

• valido e attivo
• univoco (riconducibile a una sola impresa, non condiviso)

La parte spesso sottovalutata è che l’adempimento non si esaurisce con la prima comunicazione. Il domicilio digitale dell’impresa va “tenuto in vita”: rinnovi, controllo della scadenza del contratto, verifica che la casella non sia piena o revocata.

Le Camere di Commercio non si limitano a conservare l’informazione. Svolgono verifiche periodiche e automatizzate, alla ricerca di PEC irregolari: inattive, scadute, revocate. Se qualcosa non torna, parte un procedimento formalizzato dall’art. 37 del D.L. 76/2020.

La procedura, semplificando, segue tre passaggi:

1. pubblicazione per 45 giorni sull’Albo on line dell’elenco imprese con PEC irregolare
2. termine ulteriore di 30 giorni per regolarizzare (rinnovo o nuova iscrizione)
3. in caso di ulteriore inerzia, cancellazione dell’indirizzo e avvio della fase sanzionatoria

Non c’è comunicazione diretta via PEC proprio perché l’indirizzo è considerato non funzionante; la notifica si perfeziona con la sola pubblicazione in Albo. Nella prassi questo significa che chi non tiene d’occhio l’Albo rischia di accorgersi tardi delle contestazioni.

PEC d’ufficio: un recapito che riceve, ma non invia

Se l’impresa non interviene nei termini (45+30 giorni), il Conservatore del Registro imprese cancella l’indirizzo irregolare e assegna d’ufficio un nuovo domicilio digitale, con formato:

CODICEFISCALEIMPRESA@IMPRESA.ITALIA.IT

Questo nuovo indirizzo:

• viene iscritto nell’INI-PEC

• può solo ricevere messaggi, non inviarli

• è consultabile tramite il cassetto digitale dell’imprenditore su impresa.italia.it

Da quel momento qualunque atto inviato a quell’indirizzo – compresi avvisi di accertamento o cartelle di pagamento – si considera regolarmente notificato. Il rischio evidente è che il contribuente non acceda con la dovuta frequenza al cassetto digitale, perdendo di vista comunicazioni cruciali.

Accanto agli effetti pratici c’è anche la sanzione pecuniaria. In base all’art. 37 del D.L. 76/2020:

• per le società la sanzione è pari al doppio di quella dell’art. 2630 c.c. (importo in misura ridotta pari a 412 €)

• per le imprese individuali la sanzione è pari al triplo di quella dell’art. 2194 c.c. (60 € in misura ridotta)

Un costo contenuto per le ditte individuali, più serio per le società, ma il vero problema, spesso, non è la sanzione: è la notifica “silenziosa” di atti fiscali e amministrativi.

Domicilio digitale amministratori: dal caos interpretativo alla stretta sugli apicali

La vera novità del 2025 riguarda però gli amministratori. La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, comma 860) aveva esteso l’obbligo di domicilio digitale anche agli “amministratori di imprese costituite in forma societaria”, modificando l’art. 5 del D.L. 179/2012.

Testo scarno, conseguenze vaste. L’interpretazione iniziale portava a ritenere obbligata una platea quasi sterminata: tutti i componenti degli organi amministrativi (consiglieri di CdA, soci amministratori di società di persone, liquidatori), senza un termine chiaro per chi era già in carica.

Da qui il corto circuito:

• il MIMIT, con le note del 12 marzo 2025 (prot. 43836) e del 25 giugno 2025 (prot. 127654), aveva fissato un termine (prima 30 giugno, poi 31 dicembre 2025) e ribadito il divieto di usare la PEC della società come domicilio dell’amministratore;
• al contrario, un orientamento Unioncamere–Notariato dell’8 maggio 2025 negava l’esistenza di una scadenza per gli amministratori in carica e ammetteva l’uso della PEC societaria tramite elezione di domicilio speciale ex art. 47 c.c..

Due linee operative contrapposte: l’autorità di vigilanza da un lato, il sistema camerale che materialmente gestisce le pratiche dall’altro.

Con l’art. 13 del D.L. 159/2025 (c.d. “Decreto Sicurezza Lavoro”) il legislatore è intervenuto di nuovo, riscrivendo l’art. 5, comma 1, del D.L. 179/2012 e ridisegnando l’obbligo del domicilio digitale amministratori in modo molto più selettivo.

Chi è obbligato oggi al domicilio digitale amministratori

Alla luce del nuovo testo normativo e delle prime indicazioni Unioncamere, lo scenario è il seguente:

• soggetti obbligati:

  • amministratore unico

  • amministratore delegato

  • in mancanza di quest’ultimo, Presidente del Consiglio di Amministrazione

  L’obbligo si applica alle società di capitali, alle cooperative e alle società consortili.

• soggetti esclusi:

  • amministratori di società di persone (S.n.c., S.a.s., ecc.)

  • consiglieri di CdA diversi dal Presidente (o dall’AD)

  • procuratori e altre figure con poteri gestori ma non qualificate come amministratori “apicali”

• un solo soggetto per impresa:
  la comunicazione del domicilio digitale amministratori grava sull’impresa e deve riguardare uno soltanto dei soggetti indicati (AU, AD o Presidente), non tutti contemporaneamente.

In pratica, un’impresa con CdA composto da cinque consiglieri, di cui uno Presidente, non dovrà comunicare la PEC di tutti i membri. Basterà quella del Presidente o, se presente, dell’AD.

Resta aperto, sul piano operativo, il tema di chi abbia già comunicato al Registro delle imprese PEC di soggetti oggi non più obbligati (ad esempio soci amministratori di S.n.c.). Non essendoci più un obbligo normativo, la tesi più ragionevole è che tali indirizzi possano essere abbandonati in futuro, senza l’onere di mantenerli attivi, salvo diverse indicazioni successive.

Domicilio digitale amministratori: regola dell’univocità e divieto di coincidenza

La nuova formulazione dell’art. 5, comma 1, del D.L. 179/2012 chiarisce che il domicilio digitale degli amministratori obbligati:

• deve essere personale

• non può coincidere con il domicilio digitale dell’impresa

Questo divieto, che il Ministero aveva già sostenuto in via interpretativa, entra ora direttamente nel testo di legge. La ratio è chiara: servirsi di un canale di comunicazione diretto con la persona dell’amministratore (responsabile di specifici adempimenti e destinatario di atti personali), distinto da quello utilizzato per l’impresa.

Perciò:

• non è ammessa la stessa PEC usata per la società

• l’amministratore deve dotarsi di una casella propria, intestata a lui, da comunicare al Registro delle imprese tramite l’impresa

Qui la gestione pratica non è banale. Un amministratore unico che ricopre più incarichi in società diverse, in teoria, può utilizzare lo stesso domicilio digitale amministratori per tutti i mandati, purché il requisito di univocità e titolarità sia rispettato e non vi sia coincidenza con le PEC societarie.

Scadenze per gli amministratori in carica e nuove nomine

Per chi è già in carica al 31 ottobre 2025 (data di entrata in vigore del D.L. 159/2025), il termine fissato dalla norma – e confermato dalle prime istruzioni Unioncamere – è il 31 dicembre 2025.

In sintesi:

• amministratori obbligati in carica al 31.10.2025:

  • termine per la comunicazione al Registro imprese: 31 dicembre 2025

• nuove nomine o conferme successive al 31.10.2025:

  • la comunicazione del domicilio digitale amministratori deve avvenire contestualmente alla domanda di iscrizione della nomina (o del rinnovo) al Registro imprese

Se una società presenta una pratica di iscrizione o di nomina/riconferma senza la contestuale comunicazione del domicilio digitale di uno dei soggetti obbligati, l’ufficio del Registro imprese procederà alla sospensione della pratica fino alla regolarizzazione.

Per chi gestisce flussi di adempimenti societari (studi professionali, notai, consulenti) questo significa che il “pacchetto documentale” da predisporre per ogni nomina dovrà includere anche l’indirizzo PEC personale dell’amministratore designato come soggetto obbligato.

Sanzioni per il mancato domicilio digitale amministratori

La norma rinvia, quanto alle conseguenze, all’art. 16, comma 6-bis, del D.L. 185/2008, che richiama a sua volta la sanzione raddoppiata di cui all’art. 2630 c.c.

In concreto, la mancata comunicazione del domicilio digitale amministratori comporta una sanzione amministrativa pecuniaria:

• tra 206 e 2.064 € (importi dell’art. 2630 c.c.), raddoppiati dal rinvio dell’art. 16, comma 6-bis, D.L. 185/2008

La sanzione si colloca sul soggetto inadempiente, ma l’adempimento è posto in capo all’impresa. Per questo, nella prassi, il tema si traduce quasi sempre in un onere organizzativo per la società e i consulenti che la assistono.

Da ricordare poi che, sul piano operativo, Unioncamere prevede la sospensione delle pratiche di nomina o rinnovo non accompagnate dalla comunicazione del domicilio digitale amministratori. In altre parole, non solo sanzioni ma anche blocco degli aggiornamenti camerali fino a regolarizzazione.

Imprese, amministratori, professionisti: sintesi degli obblighi PEC

Per avere un colpo d’occhio immediato può essere utile una tabella di sintesi: