Dal 1° gennaio 2026 il rapporto tra POS, registratore telematico e controlli dell’Agenzia delle Entrate cambia faccia in modo concreto, non solo sulla carta. Non si tratta di un semplice adempimento in più, ma di un tassello che si inserisce in un disegno più ampio: usare in modo sistematico i flussi di pagamenti elettronici, fatture elettroniche e corrispettivi telematici per costruire un quadro molto preciso degli incassi reali delle partite IVA.L’obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico, infatti, arriva in un momento in cui il Fisco ha già a disposizione miliardi di dati e sta spingendo sempre di più su analisi incrociate e, gradualmente, su strumenti di intelligenza artificiale. Per chi gestisce un negozio, un bar, una piccola attività artigianale o anche stand temporanei in fiere e mostre, il 2026 rischia di essere l’anno delle lettere di compliance se il sistema non risulterà allineato.

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Nuovo scenario dei controlli su POS e corrispettivi

Prima di capire come collegare POS e registratore telematico, bisogna guardare a ciò che l’Agenzia delle Entrate vede già oggi. Gli operatori finanziari trasmettono da anni i dati delle transazioni elettroniche, con cadenza mensile, indicando per ogni esercente numero e importo dei pagamenti, distinti per giornata, ai sensi dell’art. 22 comma 5 del DL 124/2019.

Con il provvedimento del 21 marzo 2025 l’Agenzia ha aggiornato profondamente questa architettura: il canale unico di trasmissione è diventato il Sistema di Interscambio (SDI) al posto di PagoPA, e insieme agli importi vengono inviati una serie di dati di dettaglio, dal codice fiscale dell’esercente all’identificativo univoco del POS, fino alla natura dell’operazione e al numero giornaliero delle transazioni.

Questo significa che, già prima del collegamento obbligatorio, il Fisco è in grado di misurare con molta precisione i flussi che transitano sui POS e di confrontarli con corrispettivi telematici e fatture elettroniche. La disciplina delle lettere di compliance, definita nel 2023, utilizza proprio queste differenze: quando gli importi incassati con carta non tornano con quanto trasmesso via RT o FE, parte una comunicazione che invita a spiegare o regolarizzare con ravvedimento operoso.

Obbligo POS 2026 e collegamento alla cassa

Nel 2026 arriva il salto di qualità: l’art. 1 commi 74 e 77 della legge 207/2024 ha introdotto l’obbligo che ogni strumento di pagamento elettronico, hardware o software, sia collegato allo strumento con cui si memorizzano e si trasmettono i corrispettivi giornalieri, ai sensi del D.Lgs. 127/2015.

Il provvedimento direttoriale del 31 ottobre 2025 (protocollo 424470) ha chiarito che il collegamento è di natura “logica” e non fisica: nessuno dovrà tirare cavi tra POS e RT o rivoluzionare il proprio gestionale. L’abbinamento avverrà esclusivamente online, attraverso un servizio dedicato nell’area “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia.

La logica è semplice ma incisiva: ciò che passa dal POS deve poter essere ricondotto, in modo coerente, a ciò che viene certificato come corrispettivo. Se i flussi non dialogano, la procedura di controllo avrà un’anomalia ben visibile, e da lì la lettera di compliance sarà praticamente automatica.

Chi deve adeguarsi: negozi, artigiani, mostre e attività esonerate

Il perimetro soggettivo segue un criterio netto: sono obbligati tutti coloro che, da un lato, devono memorizzare e trasmettere telematicamente i corrispettivi e, dall’altro, accettano pagamenti elettronici tramite POS, app o gateway online.

Questo abbraccia la grande maggioranza del commercio al minuto e delle attività assimilate: negozi di abbigliamento, bar, ristoranti, parrucchieri, artigiani con vendita diretta, ma anche stand temporanei in fiere, mercati e mostre mercato che utilizzano registratori telematici o la procedura web “Documento commerciale online”. Per il Fisco conta lo strumento di certificazione utilizzato, non la dimensione o la stagionalità dell’attività.

Restano invece fuori, in linea generale, i soggetti che non sono tenuti ai corrispettivi telematici perché emettono esclusivamente fattura elettronica: molti professionisti, ad esempio medici, dentisti, architetti, avvocati, pur avendo un POS, non dovranno agganciarlo a un RT. Sono esclusi anche coloro che beneficiano di specifiche cause di esonero, come chi vende tabacchi, giornali o valori bollati su regimi speciali, oppure gli agricoltori esonerati fino a 7.000 euro di volume d’affari.

Più complesso il quadro per le attività miste, che per una parte dell’incasso non emettono scontrino, ma per altre prestazioni sì. Qui rientrano i distributori di carburante con autolavaggio, le tabaccherie con corner regalo, le edicole con vendita di gadget o libri, e perfino alcuni contesti espositivi che abbinano biglietteria e vendita accessoria di merchandising.

Collegamento logico nel portale Fatture e Corrispettivi

Dal punto di vista operativo l’abbinamento segue una procedura abbastanza lineare. L’esercente, direttamente o tramite intermediario delegato, accede all’area riservata, entra nella sezione dedicata al censimento dei dispositivi e vede, da un lato, i registratori telematici o la procedura web a lui associati e, dall’altro, l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico intestati alla sua partita IVA, così come comunicati dagli operatori finanziari.

A quel punto associa ogni POS a uno specifico RT o, se non possiede una cassa fisica, alla procedura web che usa per emettere il documento commerciale. Le associazioni possono essere modificate o revocate in qualsiasi momento, ad esempio quando un POS viene sostituito o quando si cambia registratore.

Per gli operatori che usano “Documento commerciale online” al posto del registratore fisico, la procedura di collegamento sarà integrata direttamente nell’interfaccia semplificata. In pratica la procedura web diventa un RT virtuale, del tutto allineato alla disciplina dei corrispettivi telematici.

Tempistiche, sanzioni e rischio di lettere di compliance

Il calendario non è immediato ma va programmato con attenzione. Per i POS già in uso al 1° gennaio 2026, il servizio online per effettuare le associazioni sarà disponibile nei primi giorni di marzo 2026; da quella data decorreranno 45 giorni per completare l’abbinamento di tutti gli strumenti di pagamento elettronico attivi dall’inizio dell’anno.

Per i POS attivati dopo il 31 gennaio 2026, la regola cambia: l’associazione andrà fatta a partire dal 6° giorno del secondo mese successivo alla data di attivazione, e comunque entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Se, per esempio, un nuovo POS viene attivato il 1° febbraio 2026, la finestra per il collegamento sarà compresa tra il 6 e il 30 aprile 2026.

Sul fronte sanzionatorio si sommano due piani. Da un lato rimane il quadro generale dell’art. 10 comma 1-ter del D.Lgs. 471/1997: per mancata, tardiva, incompleta o infedele trasmissione dei corrispettivi si applica una sanzione proporzionale pari al 70% dell’imponibile, oppure, quando l’errore non incide sulla liquidazione IVA, una sanzione fissa di 100 euro per trasmissione, con tetto di 1.000 euro per trimestre.

Dall’altro, la Legge di Bilancio 2025 estende al mancato collegamento POS-RT la sanzione per omessa installazione dell’apparecchio, con una forbice da 1.000 a 4.000 euro. Se le violazioni si ripetono quattro volte in cinque anni, la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio, da tre giorni a tre mesi, smette di essere un’ipotesi remota.

Le lettere di compliance, in questo contesto, rappresentano il campanello d’allarme: segnalano POS non collegati o flussi incoerenti rispetto ai corrispettivi dichiarati e invitano a spiegare o sanare. Ignorarle significa lasciare che il procedimento sfoci in accertamenti veri e propri, con tutto ciò che ne consegue.

Benzinai, piccoli artigiani e attività miste

Per capire gli impatti concreti basta guardare ad alcuni casi ricorrenti. Un distributore di carburante che utilizza un registratore telematico per lavaggio auto e vendita di accessori è pienamente dentro l’obbligo: anche se il carburante, in sé, spesso non richiede scontrino, la presenza di un RT per le attività accessorie fa scattare il collegamento per tutti i POS dell’impianto. Il POS usato indistintamente per benzina, lavaggio e accessori dovrà risultare abbinato alla matricola del registratore.

Un piccolo artigiano, ad esempio un falegname o un riparatore che lavora quasi sempre a fattura e solo in rare occasioni emette documento commerciale tramite procedura web, potrebbe pensare di essere “troppo piccolo” per nuove incombenze. In realtà, proprio perché la procedura web è equiparata a un RT virtuale, anche lui dovrà associare il proprio POS portatile allo strumento di certificazione utilizzato.

Situazioni analoghe si possono ritrovare in contesti espositivi, fiere e mostre mercato: se l’organizzatore o l’espositore utilizza un RT o la procedura web per emettere documenti commerciali su vendite di biglietti o merchandising, e incassa con POS, rientrerà nello stesso meccanismo. Non esistono soglie di incasso minime o esenzioni per occasionalità dell’evento, ciò che conta è la combinazione tra strumento di certificazione e pagamenti elettronici.

Fatture elettroniche, corrispettivi e uso esteso dei dati

Il collegamento obbligatorio tra POS e registratore telematico si inserisce in un disegno più ampio delineato anche dal DDL di bilancio 2026. L’accesso ai dati delle fatture elettroniche, già consentito a Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza e Agenzia delle Dogane, verrà esteso all’Agenzia delle Entrate Riscossione, che potrà utilizzarli per avviare in modo mirato procedure esecutive presso terzi, aprendo la strada a pignoramenti molto più rapidi.

Nel frattempo, le banche dati di fatture elettroniche e corrispettivi telematici sono cresciute a livelli impressionanti: transitano in media ogni anno circa 2,5 miliardi di fatture elettroniche, un patrimonio informativo che, combinato con i flussi POS, permette all’amministrazione di costruire indicatori di rischio sempre più raffinati.

In questo scenario la tecnologia – dal semplice incrocio di archivi fino all’uso sperimentale di sistemi di intelligenza artificiale – diventa lo strumento per trasformare un adempimento formale in un sistema di controllo sostanziale degli incassi. Il collegamento POS-RT, di per sé, non genera nuovi dati, ma rende più facile leggerli in modo coerente.

Una sintesi operativa

Per avere un colpo d’occhio, si può schematizzare così:

Il filo conduttore è sempre lo stesso: se esiste uno strumento che trasmette corrispettivi e c’è un POS intestato a quella partita IVA, il sistema dovrà vedere un collegamento. Diversamente, l’anomalia finirà sul tavolo dell’Agenzia e, spesso, nella casella PEC del contribuente.