L’introduzione della riforma fiscale ha scatenato una vera e propria rivoluzione nel mondo della rappresentanza fiscale. Con la pubblicazione dei provvedimenti n. 178713 e n. 186368 del 2025, l’Agenzia delle Entrate ha delineato un quadro normativo che, diciamolo chiaramente, ha colto molti operatori del settore completamente impreparati. La questione è particolarmente delicata perché tocca due fronti distinti ma interconnessi: da un lato abbiamo i soggetti non residenti extra-UE già iscritti al VIES che devono prestare garanzie entro il 13 giugno, dall’altro i rappresentanti fiscali storici che hanno tempo fino al 16 giugno per mettersi in regola. Sono date che, nella prassi professionale, spesso si rivelano più complicate da rispettare di quanto non appaia a prima vista.

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Garanzie per soggetti extra-UE: il nuovo obbligo VIES

La norma introdotta dall’articolo 35, comma 7-quater del D.P.R. 633/1972 – modificato dal D.Lgs. 13/2024 – ha stabilito che i soggetti non residenti in uno Stato UE o SEE che operano tramite rappresentante fiscale devono prestare una garanzia di almeno 50.000 euro per rimanere nel VIES.

Il meccanismo è, per così dire, piuttosto severo. Chi non adempie entro il 13 giugno riceverà una comunicazione dall’Agenzia via PEC (o raccomandata A/R) che avvia la procedura di esclusione dal VIES. Da quel momento scattano altri sessanta giorni di tempo – una sorta di “ultima chiamata” – dopodiché l’esclusione diventa definitiva. E quando si viene esclusi dal VIES, diciamolo chiaramente, diventa praticamente impossibile operare negli scambi intracomunitari.

Le forme di garanzia accettate sono sostanzialmente tre: cauzione in titoli di Stato (o garantiti dallo Stato), fideiussione bancaria, oppure polizza fideiussoria. Nella pratica professionale si osserva spesso una preferenza per le polizze assicurative, che tendono ad avere costi più contenuti rispetto alle fideiussioni bancarie. È però importante notare che, stando alle informazioni che circolano negli studi professionali, i tempi tecnici per l’emissione di questi strumenti da parte di banche o compagnie assicurative potrebbero non sempre essere compatibili con le scadenze di legge.

Rappresentanti fiscali: requisiti soggettivi e garanzie graduate

Sul fronte dei rappresentanti fiscali, la situazione presenta profili di maggiore complessità. L’articolo 17, comma 3, del D.P.R. 633/1972, come riformulato dal decreto attuativo, ha introdotto l’obbligo di attestare specifici requisiti di onorabilità. Si tratta di una dichiarazione sostitutiva di atto notorio che deve certificare l’assenza di condanne per reati finanziari, l’assenza di procedimenti penali pendenti per gli stessi reati, e naturalmente l’assenza di violazioni gravi e ripetute in materia tributaria.

Ma è la questione delle garanzie graduate che rappresenta la vera novità del sistema. Il valore della garanzia viene infatti determinato in relazione al numero di soggetti rappresentati – un criterio che, se da un lato appare ragionevole, dall’altro introduce un elemento di complessità gestionale non indifferente per i professionisti che seguono diversi clienti extracomunitari.

La garanzia per i rappresentanti fiscali ha caratteristiche differenti rispetto a quella per l’iscrizione VIES: deve essere prestata per un periodo minimo di 48 mesi (anziché 36), e il suo valore viene graduato secondo fasce determinate dal numero di soggetti rappresentati. È un meccanismo che, nella sua logica, cerca di proporzionare il rischio alla dimensione dell’attività svolta.

Casistica transitoria e criticità applicative

Per i rappresentanti fiscali che già operavano alla data del 17 aprile 2025, la norma ha previsto un regime transitorio di sessanta giorni per l’adeguamento. Chi non rispetta questa scadenza del 16 giugno si trova di fronte a una procedura di cessazione d’ufficio delle partite IVA dei soggetti rappresentati. Anche in questo caso, viene concessa una seconda possibilità di sessanta giorni dalla comunicazione dell’inadempimento.

La disciplina si applica, va precisato, non solo ai soggetti già operativi, ma anche a quelli che intendono iniziare l’attività. I soggetti non ancora in possesso di partita IVA devono prestare la garanzia contestualmente alla dichiarazione di inizio attività, mentre quelli già titolari di partita IVA ma non ancora iscritti al VIES devono farlo preventivamente alla richiesta di inclusione.

Aspetti procedurali e verifiche dell’Agenzia

Dal punto di vista procedurale, emerge un sistema di controlli piuttosto articolato. La Direzione provinciale competente – individuata in base al domicilio fiscale del rappresentante fiscale – verifica la conformità della garanzia ai requisiti normativi e comunica l’esito al soggetto interessato. Solo dopo questa comunicazione di esito positivo, il rappresentante fiscale risulta effettivamente abilitato ad operare per il numero di soggetti corrispondente alla soglia di appartenenza della garanzia prestata.

Se la garanzia non viene presentata entro la prima scadenza, l’Agenzia delle Entrate avvisa il rappresentante fiscale del soggetto non residente. Gli invia una comunicazione tramite Posta Elettronica Certificata o raccomandata per informarlo che sta per iniziare la procedura di esclusione del suo cliente dalla banca dati VIES. Una volta ricevuta questa comunicazione, scatta un nuovo termine di sessanta giorni. In questo periodo, il soggetto non residente ha un’altra possibilità per fornire la garanzia richiesta e mantenere così l’iscrizione al VIES. Può farlo direttamente oppure tramite il suo rappresentante fiscale. Se anche questi sessanta giorni passano senza che la garanzia sia stata presentata, l’Agenzia delle Entrate procede. A quel punto, esclude d’ufficio la partita IVA dalla banca dati VIES.

È interessante notare come il legislatore abbia voluto creare un meccanismo “a cascata”: dalla verifica della conformità della garanzia discende l’abilitazione all’esercizio dell’attività, che a sua volta è limitata al numero di soggetti corrispondenti alla soglia garantita. Un sistema che, almeno sulla carta, dovrebbe assicurare una maggiore tracciabilità e controllo delle attività.

Il provvedimento n. 186368/2025 ha anche allegato i fac-simili per la costituzione del deposito vincolato in titoli di Stato e per le polizze fideiussorie, elemento che dovrebbe facilitare gli adempimenti pratici – anche se, come spesso accade nella prassi, l’esperienza applicativa rivelerà probabilmente ulteriori aspetti da chiarire o perfezionare.

La riforma si inserisce in un più ampio progetto di contrasto alle frodi IVA negli scambi intracomunitari, ma è innegabile che le tempistiche ristrette per l’adeguamento abbiano creato non poche difficoltà operative. Resta da vedere come l’Amministrazione finanziaria gestirà eventuale contenzioso o richieste di chiarimento che potrebbero emergere nei prossimi mesi.