Quando il libro giornale non viene materialmente stampato ma resta salvato in PDF nel gestionale o su una memoria, l’imposta di bollo non si calcola sulle pagine virtuali del file, come molti erroneamente credono, ma sulle registrazioni contabili effettive, ogni 2.500 o frazione di esse, da versare con F24 e codice tributo 2501. Lo ha confermato l’Agenzia delle Entrate nella risposta a interpello n. 346/2021 e lo ha ribadito, con un’importante precisazione sulla non cumulabilità del conteggio tra esercizi diversi, nella recentissima risposta n. 144/2026. La distinzione tra libro cartaceo e libro informatico non dipende dall’aspetto grafico del PDF, ma dalla modalità effettiva di tenuta: se il registro è stampato solo su richiesta degli organi di controllo, si applica sempre il regime informatico, con tutte le conseguenze pratiche su base di calcolo, codice tributo e termini di versamento.

Premessa

Il registro mantenuto nel gestionale o salvato in PDF, senza una stampa materiale effettuata e conservata, non segue il regime del libro cartaceo. La cosiddetta “stampa virtuale” ricade, secondo l’Agenzia delle Entrate, nella disciplina dei registri tenuti con modalità informatiche: il bollo si calcola ogni 2.500 registrazioni o frazione e si versa telematicamente con il modello F24, codice tributo 2501.

La possibilità di non stampare periodicamente il libro giornale ha semplificato la gestione amministrativa delle imprese, ma ha anche creato una zona di confine che continua a generare errori. Molti programmi contabili producono un file PDF numerato, perfettamente leggibile e pronto per essere stampato. Da qui nasce una conclusione apparentemente logica: se il PDF riproduce delle pagine, l’imposta di bollo dovrebbe essere calcolata sulle pagine virtuali e assolta come se il registro fosse cartaceo. Questa conclusione, però, non è condivisa dall’Amministrazione finanziaria.

Cosa si intende per stampa virtuale

Con l’espressione “stampa virtuale” si indica normalmente la produzione periodica del libro giornale in formato PDF, senza procedere alla sua materiale trascrizione su carta. Il file rimane disponibile nel sistema contabile oppure in un archivio elettronico e viene stampato soltanto se richiesto dall’Agenzia delle Entrate o dalla Guardia di Finanza durante un accesso, un’ispezione o una verifica.

Questa modalità trova oggi un preciso sostegno nell’art. 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994. La deroga trae origine dall’art. 12-octies del D.L. 34/2019 (Decreto Crescita), che aveva esteso a tutti i registri contabili una facoltà già prevista per i soli registri IVA. Con le modifiche introdotte dal D.L. 73/2022, poi confermate in sede di conversione (L. 122/2022, art. 1, comma 2-bis), la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici sono considerate regolari anche in assenza della stampa cartacea nei termini ordinari o della conservazione sostitutiva digitale, purché, in sede di controllo, i registri risultino aggiornati sui sistemi elettronici e siano stampati a seguito della richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

La semplificazione non deve tuttavia essere interpretata in modo eccessivamente estensivo. Non è sufficiente possedere dati contabili disordinati o modificabili senza tracciamento. Il sistema deve consentire di ricostruire il registro, renderlo immediatamente leggibile e produrlo senza ritardi quando viene richiesto. Inoltre, la regolarità fiscale riconosciuta dalla norma non risolve automaticamente ogni questione civilistica o probatoria relativa all’integrità e all’immodificabilità del documento. Per questa ragione, anche quando non si adotta un processo completo di conservazione digitale a norma, è prudente generare il PDF definitivo per ciascun esercizio, proteggerlo da modifiche successive e documentare la data di formazione e il numero delle registrazioni.

La posizione dell’Agenzia delle Entrate

Il punto decisivo è che la materializzazione su carta non può essere sostituita, ai fini del calcolo del tributo, dalla semplice visualizzazione di pagine sullo schermo. Un file PDF può riprodurre graficamente cento, duecento o mille pagine, ma finché non viene effettuata una stampa materiale destinata alla conservazione il registro non diventa cartaceo.

L’Agenzia delle Entrate ha affrontato esattamente questa fattispecie nella risposta a interpello 17.05.2021, n. 346. La società istante intendeva effettuare una stampa periodica virtuale in PDF, calcolare il bollo sul numero delle pagine generate e pagare mediante F23 oppure F24. L’Amministrazione ha escluso questa impostazione e ha ricondotto il registro nell’ambito dell’art. 6, commi 1 e 2, del D.M. 17.06.2014, dedicato ai documenti informatici fiscalmente rilevanti.

Ne deriva che la scelta non dipende dal formato grafico del file, ma dalla modalità effettiva con cui il libro viene tenuto. Se il registro è materialmente stampato e conservato su carta, il parametro è costituito dalle pagine. Se rimane nel sistema informatico o in PDF ed è stampato soltanto in occasione di un controllo, il parametro è costituito dalle registrazioni, secondo il criterio fissato dal comma 3 del medesimo art. 6.

Misura dell’imposta e nozione di registrazione

Per il libro giornale tenuto con modalità informatiche l’imposta è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazione di esse, ai sensi dell’art. 6, comma 3, D.M. 17.06.2014. La misura è pari a 16 euro per i soggetti che assolvono in modo forfetario la tassa annuale sulle concessioni governative e a 32 euro per gli altri soggetti, tra i quali rientrano normalmente le imprese individuali e le società di persone. Si ricorda che l’imposta di bollo riguarda specificamente il libro giornale e il libro degli inventari, mentre gli altri libri e registri prescritti dalle norme tributarie seguono regole autonome.

La parola “registrazione” non coincide con la singola riga prodotta dal programma. La risoluzione 9.07.2007, n. 161/E, riferita all’abrogato D.M. 23 gennaio 2004, precisa che per il libro giornale conta ogni singolo accadimento contabile rilevato in partita doppia, indipendentemente dal numero delle righe di dettaglio interessate. Tale impostazione è stata espressamente confermata con riguardo alla disciplina attualmente vigente dalla risposta a interpello 20.02.2025, n. 42. Una scrittura che movimenta diversi conti può quindi costituire una sola registrazione, purché rappresenti un unico fatto contabile.

Supponiamo che una S.r.l. abbia rilevato nell’esercizio 3.100 operazioni contabili. Il primo blocco di 2.500 registrazioni è soggetto a 16 euro e le ulteriori 600 operazioni costituiscono una nuova frazione, anch’essa soggetta a 16 euro. L’imposta complessiva è quindi pari a 32 euro. Se le stesse registrazioni riguardassero una società di persone, l’importo sarebbe pari a 64 euro.

Operativamente, il dato non dovrebbe essere ricavato dal numero di protocollo o dal totale delle righe stampate senza avere prima verificato il funzionamento del software. È opportuno che il gestionale produca un prospetto annuale capace di documentare il numero degli accadimenti contabili e il criterio utilizzato, così da rendere verificabile il calcolo del tributo.

Il conteggio non si cumula tra esercizi diversi

La risposta a interpello n. 144/2026, pubblicata dall’Agenzia delle Entrate il 14 luglio 2026, ha chiarito un ulteriore aspetto operativo di rilievo: la soglia delle 2.500 registrazioni deve essere verificata separatamente per ciascun periodo d’imposta. Le registrazioni che non raggiungono la soglia alla chiusura dell’esercizio non possono essere riportate all’anno successivo.

L’istante sosteneva la tesi opposta, ossia che il conteggio delle 2.500 registrazioni dovesse considerarsi unitario e progressivo tra esercizi diversi, in analogia con quanto avviene per i registri cartacei: se nell’anno N si effettuano 1.500 registrazioni (con versamento di 16 euro) e nell’anno N+1 se ne effettuano altre 800, il totale progressivo di 2.300 sarebbe rimasto coperto dal versamento già effettuato, senza ulteriori pagamenti. L’Agenzia ha respinto questa impostazione, chiarendo che se il libro giornale contiene 1.500 registrazioni nell’anno N e 800 nell’anno N+1, non si forma un unico blocco progressivo coperto da un solo pagamento: nell’anno N è dovuta una quota di bollo per la frazione inferiore a 2.500 registrazioni e nell’anno N+1 è dovuta una nuova quota. La presenza dell’espressione “o frazioni di esse” attribuisce infatti autonoma rilevanza anche a un numero di registrazioni inferiore alla soglia, mentre il presupposto impositivo è legato all’uso del registro durante l’anno, e non a un conteggio assoluto trasversale agli esercizi.

Questo chiarimento supera un’incertezza applicativa che in passato aveva portato parte della dottrina a sostenere l’opposto criterio del conteggio in valore assoluto, non azzerato a fine esercizio. La posizione dell’Agenzia, ora consolidata con due pronunce, va quindi seguita con attenzione nella prassi operativa degli studi professionali.

Come e quando versare l’imposta

Il bollo relativo al libro giornale tenuto in modalità informatica deve essere versato in un’unica soluzione con modalità esclusivamente telematica, utilizzando il modello F24 e il codice tributo 2501, denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari, articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”, secondo quanto previsto dai commi 1 e 2 del medesimo articolo. Nel campo relativo all’anno di riferimento deve essere indicato il periodo d’imposta per il quale si effettua il pagamento.

Il termine è fissato in 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare la scadenza cade ordinariamente il 30 aprile dell’anno successivo, oppure il 29 aprile quando nel computo ricade un anno bisestile, salvo lo slittamento previsto quando il termine cade in un giorno festivo o in un giorno non lavorativo.

Non è invece corretto utilizzare il codice tributo 1552, che riguarda l’imposta di bollo sugli atti privati soggetti a registrazione. Allo stesso modo, il codice 458T del modello F23 appartiene al regime dei libri materialmente tenuti su carta e non deve essere utilizzato per il registro mantenuto in PDF e stampato soltanto su richiesta.

PDF, conservazione digitale e garanzie probatorie

La distinzione terminologica è importante. Il file PDF è un formato documentale, mentre la conservazione digitale a norma è un processo organizzato volto a garantire nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento. La possibilità prevista dall’art. 7, comma 4-quater, D.L. 357/1994 consente di considerare regolari, alle condizioni indicate, anche i registri elettronici non stampati e non sottoposti alla conservazione sostitutiva digitale nei termini ordinari. Ciò non significa, però, che un PDF liberamente modificabile offra le stesse garanzie probatorie di un documento inserito in un sistema di conservazione conforme al Codice dell’amministrazione digitale.

In altre parole, ai fini del bollo la stampa virtuale viene ricondotta al regime informatico, ma sul piano organizzativo resta opportuno distinguere tra semplice disponibilità dei dati, generazione di un PDF definitivo e conservazione digitale a norma. Le imprese con volumi significativi, contenziosi frequenti o particolari esigenze probatorie dovrebbero valutare una procedura che assicuri almeno la chiusura annuale del documento, la sua immodificabilità e la tracciabilità delle successive consultazioni.

Prima di calcolare l’imposta occorre quindi ricostruire la modalità effettiva di tenuta del libro e non limitarsi alla descrizione utilizzata dal software.

La conclusione operativa è netta: il libro giornale salvato in PDF e stampato soltanto in caso di verifica non può essere trattato come un registro cartaceo sulla base del numero delle pagine virtuali. Il bollo deve essere determinato sulle registrazioni, verificate anno per anno senza cumulo tra esercizi diversi, e versato con F24, codice 2501. Il vero errore da evitare è ritenere che il PDF rappresenti una categoria intermedia: ai fini dell’imposta, o il libro è materialmente stampato e conservato su carta, oppure resta un registro tenuto con modalità informatiche.

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