La documentazione fiscale relativa a transazioni commerciali mai avvenute costituisce una delle problematiche più complesse nell’ambito della gestione contabile aziendale. Questi documenti – spesso definiti “fatture fantasma” – possono generare artificiosi elementi di costo o crediti IVA fittizi, compromettendo l’equilibrio della determinazione dell’imposta dovuta. La loro presenza nei sistemi contabili può configurare violazioni amministrative significative e, nei casi più gravi, veri e propri illeciti penali quando vengono utilizzate nelle dichiarazioni dei redditi. La prassi professionale evidenzia come molti operatori economici si trovino ad affrontare situazioni in cui ricevono documentazione per prestazioni mai erogate o forniture mai effettuate. Cosa fare in questi casi? La tentazione di registrare comunque il documento per “mettersi al sicuro” è comprensibile, ma giuridicamente rischiosa.

La posizione dell’Agenzia delle Entrate

L’amministrazione finanziaria ha chiarito inequivocabilmente la propria posizione attraverso diversi canali ufficiali. La FAQ numero 18, pubblicata il 27 novembre 2018, stabilisce principi che restano tuttora validi: le fatture per operazioni inesistenti non devono mai essere registrate, nemmeno applicando il regime di indetraibilità dell’IVA.

Questa indicazione trova conferma anche nelle risposte a interpello, dove viene ribadita l’importanza della tempestiva contestazione al cedente. Il Sistema di Interscambio (SdI), però, non prevede alcuna funzione di “rifiuto” formale della fattura elettronica. Ecco perché diventa fondamentale la comunicazione diretta con il fornitore.

Profili penali: l’articolo 2 del D.Lgs. 74/2000

Secondo quanto previsto dal decreto legislativo 74/2000, la registrazione contabile di documenti relativi a operazioni mai realizzate può integrare il reato di dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture inesistenti. Si tratta di un illecito punito con la reclusione, che si perfeziona nel momento in cui tali elementi vengono utilizzati per creare componenti negativi fittizi nella dichiarazione dei redditi.

La giurisprudenza di legittimità ha più volte sottolineato come l’elemento soggettivo del dolo si presuma quando il contribuente registra consapevolmente fatture relative a operazioni mai avvenute. Non rileva, ai fini della configurazione del reato, la circostanza che l’IVA venga considerata indetraibile: la violazione sussiste comunque per la creazione di costi fittizi.

Gestione pratica delle contestazioni

Quando si riceve una fattura per merce non consegnata o servizi non prestati, occorre adottare una procedura specifica. Prima di tutto: non registrare mai il documento se l’operazione sottostante è effettivamente inesistente.

Il secondo passaggio prevede la contestazione formale al fornitore. Nella prassi professionale si osserva come sia preferibile utilizzare canali tracciabili (PEC, raccomandata con ricevuta di ritorno) per comunicare l’anomalia rilevata. La comunicazione deve essere chiara e circostanziata, specificando i motivi per cui si ritiene che l’operazione non sia mai avvenuta.

È necessario richiedere esplicitamente l’emissione di una nota di credito a storno. Questa richiesta va sollecitata con regolarità, sempre mantenendo traccia di ogni comunicazione inviata.

Conservazione della documentazione probatoria

Un aspetto spesso trascurato riguarda la conservazione di tutta la documentazione relativa alla gestione dell’anomalia. In caso di controlli fiscali, l’Agenzia delle Entrate verificherà non solo l’assenza della registrazione contabile, ma anche la presenza di prove concrete sulla contestazione effettuata.

Si consideri che il contribuente deve dimostrare di aver agito con la dovuta diligenza. La mera affermazione di non aver ricevuto la merce o il servizio non è sufficiente: serve la prova del tentativo di risoluzione del problema con il fornitore.

Casistica ricorrente e criticità applicative

Nell’esperienza applicativa emergono alcune situazioni particolarmente delicate. Capita, ad esempio, che fornitori abituali emettano erroneamente fatture per operazioni non effettuate. In questi casi, la fiducia consolidata nel rapporto commerciale non deve indurre a registrare comunque il documento: il rischio penale rimane invariato.

Un’altra criticità ricorrente riguarda i tempi di contestazione. Anche se la normativa non fissa termini specifici, è opportuno agire tempestivamente per evitare che la propria posizione possa apparire poco credibile in sede di controllo.

Aspetti procedurali e adempimenti correlati

La mancata registrazione di fatture per operazioni inesistenti comporta alcune conseguenze pratiche che vanno gestite correttamente. Dal punto di vista dell’IVA, ovviamente, non si genera alcun debito d’imposta né credito.

Per quanto riguarda i rapporti con il fornitore, è importante mantenere un approccio collaborativo nella risoluzione della problematica, pur ribadendo con fermezza la propria posizione. La nota di credito a storno rappresenta l’unica soluzione tecnicamente corretta per sanare la situazione.

Orientamenti giurisprudenziali consolidati

La Cassazione penale ha chiarito che la registrazione consapevole di fatture per operazioni inesistenti integra sempre il reato, indipendentemente dalle modalità di trattamento dell’IVA. Questo orientamento si è consolidato nel tempo e non presenta incertezze interpretative significative.

Sul versante amministrativo, invece, la giurisprudenza tributaria ha talvolta interpretato con maggiore elasticità alcune situazioni borderline, specialmente quando il contribuente dimostra di aver agito in buona fede e di aver tentato di risolvere l’anomalia.