L’Agenzia delle Entrate ha stravolto il calendario degli adempimenti fiscali per i sostituti d’imposta. Con il provvedimento del 15 gennaio 2026, protocollo n. 15707, sono arrivate le conferme ufficiali: il modello di Certificazione Unica relativo al periodo d’imposta 2025 dovrà essere trasmesso rispettando tre date distinte, differenziate in base alla tipologia di reddito certificato. Una frammentazione che, almeno sulla carta, dovrebbe razionalizzare i flussi informativi verso l’amministrazione finanziaria ma che, nella pratica quotidiana, sta già generando perplessità operative negli uffici del personale e negli studi professionali.

Il decreto legislativo n. 81 del 2025, all’articolo 4, ha introdotto questa riforma che abbandona l’impostazione tradizionale basata su una scadenza sostanzialmente uniforme. Ora i sostituti devono districarsi tra tre appuntamenti precisi – 16 marzo, 30 aprile e 31 ottobre – con il rischio concreto di dimenticare qualcosa per strada o, peggio ancora, di classificare male i redditi finendo per trasmettere certificazioni nel momento sbagliato.

La prima scadenza: lavoro dipendente e redditi occasionali

Il 16 marzo 2026 resta il termine ormai storico per chi gestisce rapporti di lavoro subordinato. Entro quella data vanno inviate telematicamente le certificazioni che riguardano i redditi di lavoro dipendente e quelli assimilati secondo quanto previsto dagli articoli 49 e 50 del TUIR. Ma non finisce qui, perché lo stesso termine si applica anche ai compensi per lavoro autonomo occasionale – quello che tecnicamente viene definito “non esercitato abitualmente” – ai redditi diversi e alle somme derivanti da contratti di locazione breve.

Si tratta del pacchetto più consistente di certificazioni, quello che alimenta direttamente la dichiarazione dei redditi precompilata dei contribuenti. L’Agenzia delle Entrate ha infatti coordinato questa scadenza con il termine di disponibilità della precompilata, ora fissato al 20 maggio 2026, slittato rispetto al passato proprio per dare più respiro ai flussi informativi. Una sincronizzazione che dovrebbe garantire dati più completi e affidabili nel momento in cui i contribuenti inizieranno a consultare la propria dichiarazione già compilata dal Fisco.

La data del 16 marzo vale anche per la consegna materiale della certificazione al percipiente. Dipendenti, pensionati e collaboratori dovranno ricevere il documento – in formato cartaceo o elettronico, poco importa – entro questa scadenza. Un obbligo che sussiste sempre, indipendentemente da quale sia poi il termine di trasmissione telematica all’amministrazione finanziaria. Chi lavora con professionisti autonomi occasionali, quindi, consegnerà la CU entro il 16 marzo anche se magari quella stessa certificazione andrà poi trasmessa telematicamente entro il 30 aprile.

Lavoro autonomo abituale: si passa al 30 aprile

Ed eccoci al punto che genera più dubbi applicativi. Le certificazioni che contengono esclusivamente redditi derivanti da prestazioni di lavoro autonomo abituale – quelle riconducibili all’esercizio di arti o professioni secondo la logica fiscale tradizionale – vanno trasmesse entro il 30 aprile 2026. Lo stesso termine si applica alle provvigioni corrisposte a soggetti che operano in modo non occasionale come agenti, mediatori, rappresentanti di commercio o procacciatori d’affari.

La norma parla chiaro quando usa l’avverbio “esclusivamente”. Significa che se una certificazione contiene solo compensi per prestazioni professionali abituali, allora scatta il termine del 30 aprile. Ma cosa succede se nella stessa certificazione compaiono anche altri tipi di reddito? A rigor di logica, in quel caso dovrebbe tornare applicabile il termine ordinario del 16 marzo, perché viene meno il requisito dell’esclusività. Una distinzione sottile, che obbliga chi gestisce i cedolini e i pagamenti a verificare con attenzione la natura di ciascun compenso prima di decidere quando trasmettere.

Questo slittamento temporale risponde all’esigenza di separare i flussi che non incidono direttamente sulla precompilata da quelli che invece la alimentano. I redditi da lavoro autonomo abituale, infatti, non vengono automaticamente precaricati nella dichiarazione dei contribuenti, a differenza di quanto accade per stipendi e pensioni. Da qui la decisione di concedere più tempo ai sostituti, evitando l’affollamento di adempimenti nella prima metà di marzo.

Nella prassi operativa, però, questa separazione crea alcune zone grigie. Pensiamo a uno studio legale che corrisponde compensi sia a collaboratori occasionali sia a professionisti con partita IVA che svolgono attività abituale. Dovrà gestire due scadenze diverse per tipologie di soggetti che, nella sostanza, potrebbero anche aver svolto mansioni simili. E dovrà essere certo di non confondere le certificazioni, pena sanzioni che partono da 100 euro per ogni CU trasmessa in ritardo o in modo errato.

Redditi esenti e non dichiarabili: termine lungo al 31 ottobre

La terza casella del calendario riguarda situazioni più marginali dal punto di vista numerico, ma che possono riguardare fattispecie tutt’altro che trascurabili. Le certificazioni che riportano esclusivamente redditi esenti o comunque non dichiarabili tramite la dichiarazione precompilata possono essere inviate entro il 31 ottobre 2026. Anzi, tecnicamente entro il 2 novembre, dato che il 31 cade di sabato.

Si tratta di una scadenza che coincide con quella prevista per il modello 770, la dichiarazione dei sostituti d’imposta. In questa finestra rientrano, ad esempio, le certificazioni relative a trattamenti di fine rapporto, a determinati dati previdenziali e assistenziali, o a provvigioni erogate a società anziché a persone fisiche. Tutte situazioni che non impattano sul calcolo delle imposte nella dichiarazione ordinaria del contribuente e che quindi possono essere gestite con maggiore tranquillità temporale.

Il problema è che questa scadenza rischia di diventare invisibile. Molti sostituti, abituati a concentrare gli adempimenti tra marzo e aprile, potrebbero semplicemente dimenticarsi di avere certificazioni da trasmettere a ottobre. E qui servirebbe un sistema di promemoria interno solido, capace di tenere traccia delle diverse tipologie di redditi certificati e dei relativi termini. Altrimenti ci si ritrova a novembre con sanzioni da pagare per omissioni dovute più a distrazione organizzativa che a volontà di eludere gli obblighi.

Le modifiche al quadro lavoro autonomo

Sul fronte del contenuto, il modello CU 2026 recepisce alcuni aggiustamenti che riguardano proprio il lavoro autonomo, in particolare quello sportivo. Sono state eliminate le tipologie reddituali identificate con i codici N2 e N3, che servivano a certificare prestazioni sportive rese con contratti diversi dal lavoro subordinato e dalla collaborazione coordinata e continuativa. La cancellazione deriva dal superamento delle norme transitorie contenute nel decreto legislativo n. 36 del 2021, valide fino al 30 luglio 2024.

Per i compensi corrisposti agli sportivi resta operativa la tipologia A quando si tratta di professionisti abituali, oppure la stessa tipologia A con il codice specifico 20 per i dilettanti che svolgono attività abituale. Se invece la prestazione è occasionale, si usa la tipologia M prevista per il lavoro autonomo non abituale. Una semplificazione che sulla carta migliora la classificazione, ma che richiede comunque attenzione in fase di compilazione per evitare errori di inquadramento.

Torna inoltre utilizzabile il codice 24, riservato ai soggetti in regime forfetario che percepiscono compensi come medici di medicina generale, medici in continuità assistenziale o pediatri di libera scelta. Si tratta di somme erogate secondo la disciplina della legge n. 190 del 2014, che non subiscono ritenuta d’acconto. In questi casi, l’esonero generale dagli adempimenti CU previsto dal DPR 322/1998 non opera: il sostituto resta obbligato al rilascio e alla trasmissione della certificazione.

Sanzioni e ravvedimento operoso

Il sistema sanzionatorio resta invariato e piuttosto severo. Ogni certificazione omessa, tardiva o contenente dati errati costa 100 euro. La sanzione si applica per singola certificazione, quindi in presenza di volumi elevati l’importo può diventare significativo. Esiste però una via d’uscita rapida: se il sostituto trasmette o corregge la certificazione entro 5 giorni dalla scadenza, la sanzione non viene applicata.

Oltre questa finestra temporale scatta il ravvedimento operoso. Se la regolarizzazione avviene entro 60 giorni dal termine, la sanzione si riduce a un terzo, scendendo quindi a circa 33,33 euro per certificazione. Un meccanismo che premia chi si accorge tempestivamente dell’errore o dell’omissione, ma che comunque comporta un esborso economico e un aggravio amministrativo.

La logica sottostante è quella di spingere i sostituti verso la massima puntualità, garantendo all’Agenzia delle Entrate flussi informativi completi e tempestivi. Nella realtà operativa, però, gli errori capitano. Può essere un problema tecnico in fase di invio, una classificazione errata del reddito, uno scarto del sistema Entratel che sfugge ai controlli. Per questo diventa fondamentale verificare subito l’esito della trasmissione e controllare le ricevute di protocollazione rilasciate dall’Agenzia.

Trasmissione telematica: modalità e canali

L’invio della Certificazione Unica avviene esclusivamente in modalità telematica, attraverso i canali Fisconline o Entratel messi a disposizione dall’amministrazione finanziaria. I sostituti possono operare direttamente, se dispongono delle credenziali e degli strumenti software adeguati, oppure affidarsi a un intermediario abilitato: commercialisti, consulenti del lavoro, CAF o altri professionisti autorizzati.

La trasmissione si considera perfezionata nel momento in cui l’Agenzia delle Entrate completa la ricezione dei dati e rilascia l’apposita ricevuta. È questo documento che attesta l’avvenuto adempimento e che fa fede in caso di contestazioni. Conservarlo diventa quindi indispensabile, insieme a tutta la documentazione di supporto che ha portato alla compilazione della certificazione.

Le specifiche tecniche pubblicate insieme al modello definiscono i tracciati da utilizzare, i controlli automatici che il sistema effettua in fase di ricezione, le modalità di gestione degli scarti. Un universo tecnico che richiede competenze informatiche non banali, soprattutto per i sostituti che gestiscono grandi volumi di certificazioni. Da qui la scelta frequente di esternalizzare l’attività a professionisti specializzati, in grado di intercettare eventuali anomalie prima che si trasformino in sanzioni.

Coordinamento con la precompilata

La Certificazione Unica rappresenta uno degli input fondamentali per la costruzione della dichiarazione dei redditi precompilata. I dati trasmessi dai sostituti entro il 16 marzo confluiscono nel sistema dell’Agenzia delle Entrate, che li elabora insieme alle altre informazioni disponibili (spese sanitarie, interessi passivi sui mutui, premi assicurativi, contributi previdenziali) per generare il modello 730 o il modello Redditi già compilato.

A partire dal 2026, come già accennato, la precompilata sarà disponibile ai contribuenti entro il 20 maggio. Uno slittamento di venti giorni rispetto al passato, giustificato proprio dalla nuova scadenza del 30 aprile per le certificazioni relative al lavoro autonomo abituale. Anche se questi redditi non entrano direttamente nella precompilata, il legislatore ha voluto allineare i termini per dare maggiore coerenza al sistema.

Per i contribuenti significa avere più tempo prima di dover affrontare la dichiarazione, ma anche la possibilità di ricevere dati più completi e verificati. Per i sostituti, invece, il coordinamento temporale dovrebbe tradursi in una minore pressione operativa concentrata tutta a marzo. Almeno in teoria, perché molto dipenderà da come le aziende e i professionisti organizzeranno internamente i flussi di lavoro.

Gestione operativa negli studi professionali

La tripla scadenza impone una riorganizzazione non banale. Gli studi commerciali e i consulenti del lavoro dovranno costruire archivi separati in base alla tipologia di reddito certificato, prevedere controlli distinti per ogni categoria, programmare invii differenziati. Non basta più preparare tutte le certificazioni entro metà marzo e inviarle in blocco: serve un sistema che tenga traccia della natura specifica di ciascun compenso.

Uno studio che segue sia dipendenti sia professionisti autonomi dovrà gestire almeno due scadenze diverse, verificando ogni volta che le certificazioni “pure” – quelle contenenti esclusivamente redditi di lavoro autonomo abituale – vengano effettivamente trasmesse entro il 30 aprile e non prima. Perché trasmettere in anticipo una certificazione che ha una scadenza successiva non costituisce violazione, ma rischia di generare confusione nei controlli interni e di rendere più difficile intercettare eventuali errori.

La questione diventa ancora più delicata per le strutture medio-grandi, magari con sedi decentrate o con responsabilità distribuite tra più uffici. Servono procedure chiare, check list dettagliate, sistemi informativi integrati capaci di segnalare automaticamente le scadenze in base alla classificazione dei redditi. Senza questi strumenti, il rischio di omissioni o errori aumenta in modo significativo.

Esempi pratici di applicazione

Proviamo a rendere concreto quanto fin qui descritto con alcuni casi tipici. Una società che nel 2025 ha corrisposto stipendi ai propri dipendenti e compensi a un grafico freelance per una consulenza occasionale trasmetterà entro il 16 marzo 2026 tutte le certificazioni, sia quelle dei dipendenti sia quella del grafico. Entrambe le tipologie rientrano infatti nella prima scadenza.

Diverso il caso di uno studio legale che ha pagato parcelle a un avvocato esterno che collabora stabilmente con partita IVA. Quella certificazione, contenendo esclusivamente redditi da lavoro autonomo abituale, andrà trasmessa entro il 30 aprile. Ma lo stesso studio dovrà comunque consegnare la CU all’avvocato entro il 16 marzo, rispettando l’obbligo di rilascio al percipiente.

Se poi lo studio ha corrisposto anche provvigioni a un agente di commercio che opera regolarmente per conto dello studio stesso, quella certificazione seguirà anch’essa il termine del 30 aprile. Mentre eventuali compensi corrisposti a un collaboratore occasionale per una singola prestazione torneranno nella scadenza del 16 marzo.

Immaginiamo infine un condominio che ha liquidato il TFR a un ex dipendente nel corso del 2025. Quella certificazione, contenendo un reddito esente non dichiarabile tramite precompilata, potrà essere trasmessa entro il 31 ottobre 2026. L’amministratore dovrà però ricordarsi di questa scadenza lontana e di non confonderla con quelle più ravvicinate.

Schema riepilogativo delle scadenze

Per orientarsi meglio tra le diverse date, può essere utile una visione d’insieme che metta in relazione le tipologie di reddito con i rispettivi termini di trasmissione: