Dal 5 marzo 2026 è operativa sul portale “Fatture e Corrispettivi” la procedura per il collegamento logico tra POS e registratori telematici (RT), introdotta dall’art. 1, commi 74-77 della legge 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) e disciplinata dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025, prot. 424470. L’obbligo riguarda tutti gli esercenti soggetti a memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi che accettano pagamenti elettronici: una platea ampia – dai negozi ai bar ai ristoranti – che ora deve fare i conti anche con un nuovo dettaglio operativo: la corretta indicazione del metodo di pagamento sul documento commerciale.
Dal 5 marzo 2026 è attiva sul portale “Fatture e Corrispettivi” la procedura per collegare logicamente i POS ai registratori telematici, come previsto dalla Legge di Bilancio 2025. L’obbligo riguarda tutti gli esercenti soggetti a memorizzazione elettronica dei corrispettivi che accettano pagamenti elettronici, con scadenza al 20 aprile 2026 per i POS già attivi a gennaio. Chi sbaglia ad indicare il metodo di pagamento rischia una sanzione di 100 euro a violazione (max 1.000 euro per trimestre), ma il vero pericolo arriva dal mancato collegamento logico: sanzione da 1.000 a 4.000 euro più sospensione della licenza. L’Agenzia delle Entrate ha aggiornato le FAQ il 17 marzo 2026, chiarendo tra l’altro che il pagamento con assegno va indicato come “contante” sul documento commerciale. Nel frattempo, Confcommercio chiede un ripensamento del regime sanzionatorio, ritenuto sproporzionato rispetto alle violazioni formali.
Il rischio degli errori sul metodo di pagamento
Quando si sbaglia ad indicare se il cliente ha pagato in contanti o con carta, il rischio è quello di far emergere un’incoerenza contabile. Il sistema dell’Agenzia, ricevendo da un lato i dati trasmessi dai prestatori di servizi di pagamento e dall’altro i corrispettivi del RT, potrebbe rilevare un disallineamento e generare una lettera di compliance. Un problema, però, che si può evitare con un’azione tempestiva.
Come correggere l’errore in tempo reale
Confcommercio – in un webinar organizzato dalla Direzione Servizi Tributari di Confcommercio Milano, Lodi e Monza-Brianza – ha chiarito che se ci si accorge subito dell’errore è possibile annullare il documento commerciale e riemetterlo con la modalità di pagamento corretta, usando la procedura standard già prevista per la correzione dei corrispettivi. La tesi è sostenuta anche dal MEF, che in risposta a un’interrogazione parlamentare del 16 dicembre 2025 in Commissione Finanze della Camera ha esplicitamente raccomandato di evitare che “errori materiali da parte dell’operatore” facciano emergere irregolarità contabili e fiscali.
Il quadro sanzionatorio: tre livelli da conoscere
Il regime sanzionatorio è articolato su tre livelli distinti, e la distinzione è fondamentale per valutare correttamente l’esposizione al rischio.
Il primo livello riguarda i semplici errori di memorizzazione o trasmissione – come un metodo di pagamento indicato in modo sbagliato – che non incidono sulla liquidazione dell’imposta: scatta una sanzione di 100 euro per ogni irregolarità, con un tetto massimo di 1.000 euro per trimestre. Al raggiungimento di quattro distinte violazioni nel quinquennio, si aggiunge la sospensione dell’attività da 3 giorni a un mese.
Il secondo livello, più grave, riguarda il mancato collegamento logico tra POS e RT: la sanzione amministrativa va da 1.000 euro a 4.000 euro, con la sospensione della licenza da 15 giorni a due mesi (che diventano sei mesi in caso di recidiva).
Il terzo livello – preesistente ma sempre applicabile – riguarda l’omessa o infedele memorizzazione del corrispettivo che incida sulla liquidazione IVA (art. 6, c. 3, D.Lgs. 471/1997): la sanzione è pari al 90% dell’imposta non documentata, con un minimo di 500 euro per ogni singola violazione. Questa fattispecie scatta quando non si tratta di un mero errore formale nel metodo di pagamento, ma di una mancata o infedele memorizzazione del corrispettivo nella sua sostanza fiscale.
Un impianto sanzionatorio che più parti giudicano eccessivamente severo, soprattutto quando le irregolarità non incidono sulla liquidazione del tributo. “Confcommercio ha chiesto una riflessione sull’impianto sanzionatorio nei prossimi provvedimenti legislativi” – ha dichiarato Giampaolo Foresi, Direttore Servizi Tributari di Confcommercio Milano.
| Tipo di violazione | Sanzione pecuniaria | Sanzione accessoria |
|---|---|---|
| Errore di memorizzazione/trasmissione (es. metodo di pagamento errato) – violazione che non incide sulla liquidazione IVA | 100 € a violazione, max 1.000 €/trimestre | Sospensione attività 3 giorni – 1 mese (al raggiungimento di 4 violazioni distinte nel quinquennio) |
| Omessa o infedele memorizzazione/trasmissione con incidenza sulla liquidazione IVA (art. 6, c. 3, D.Lgs. 471/1997) | 90% dell’imposta non documentata, min. 500 € per violazione | Sospensione attività da 15 giorni a 2 mesi (recidiva: 4 violazioni nel quinquennio) |
| Mancato collegamento logico POS-RT | Da 1.000 € a 4.000 € | Sospensione licenza 15 giorni – 2 mesi (fino a 6 mesi in caso di recidiva) |
Collegamento fisico e collegamento logico: due aspetti distinti
Il collegamento fisico tra RT e POS – tecnicamente possibile se i dispositivi lo consentono tramite la funzionalità “scambio importo” – permette al registratore telematico di recuperare automaticamente dal POS l’informazione che il corrispettivo è stato pagato elettronicamente, eliminando il rischio di digitazioni sbagliate. Un vantaggio concreto nella pratica quotidiana.
Tuttavia – ed è un punto cruciale – il collegamento tramite protocollo “scambio importo” non sostituisce il collegamento logico obbligatorio. Quest’ultimo va comunque completato nell’area personale del portale “Fatture e Corrispettivi”, nella sezione “Gestione collegamenti”. I due aspetti sono separati e devono essere gestiti entrambi.
Va segnalata anche una distinzione tecnica rilevante per gli esercenti multi-sede: mentre i POS fisici (terminali con lettore carta) vanno collegati al RT del punto vendita in cui sono utilizzati, i POS virtuali (app su smartphone o tablet) possono essere abbinati a più registratori di cassa telematici, anche in punti vendita diversi, senza dover indicare l’unità locale nella procedura online.
Le scadenze operative
Per i POS attivi al 1° gennaio 2026 o utilizzati nel mese di gennaio, il termine per completare il collegamento è il 20 aprile 2026, pari a 45 giorni dalla data di messa a disposizione del servizio online (5 marzo 2026), come indicato nel comunicato ufficiale dell’Agenzia delle Entrate. Per i nuovi POS o le variazioni successive, invece, la finestra temporale decorre dal sesto giorno del secondo mese successivo alla disponibilità del dispositivo e scade l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.
Un esempio concreto: un POS attivato il 10 marzo 2026 dovrà essere collegato tra il 6 e il 31 maggio 2026. Non è una regola intuitiva, e Confcommercio avverte che certe scelte gestionali – come la cancellazione di un POS, che potrà essere reinserito solo manualmente – devono tenere conto di queste tempistiche perché, una volta operate, diventano irreversibili.
| Periodo di attivazione del POS | Scadenza per il collegamento |
|---|---|
| Fase transitoria: strumenti già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra il 1° e il 31 gennaio 2026 | Entro il 20 aprile 2026 (45 giorni dall’attivazione del servizio online) |
| A regime: nuovi strumenti o variazioni successive | Dal 6° giorno del 2° mese successivo alla disponibilità del dispositivo, entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese |
Attività promiscue e codici Ateco
Per le attività cosiddette “promiscue” – quelle in cui coesistono operazioni soggette all’obbligo di certificazione dei corrispettivi e operazioni esonerate (il caso classico è il bar tabacchi) – la raccomandazione di Confcommercio è di indicare correttamente i codici Ateco. Il sistema di incrocio tra dati POS e corrispettivi RT deve poter distinguere quali transazioni rientrano nell’obbligo e quali no: errori nella classificazione possono generare incoerenze nei controlli automatici e, di conseguenza, comunicazioni di compliance dall’Agenzia.
Le stesse FAQ delle Entrate precisano che il POS deve essere collegato allo strumento utilizzato per la certificazione dei corrispettivi soggetti all’obbligo: nel caso del bar tabacchi, il POS va abbinato al RT per le operazioni da scontrino, mentre le vendite di tabacchi – esonerate – non rilevano ai fini del collegamento.
Il caso del franchising
Una casistica specifica, risolta dall’Agenzia delle Entrate con apposita FAQ, riguarda i punti vendita in franchising. Se il titolare del punto vendita (franchisee) utilizza un POS intestato al franchisor per incassare corrispettivi certificati con un RT intestato alla propria partita IVA, deve comunque collegare quel POS al proprio registratore di cassa. Poiché il dispositivo non compare automaticamente a sistema – non essendone titolare – dovrà inserirlo manualmente, digitando i dati identificativi del POS, e poi procedere al collegamento.
Le nuove FAQ del 17 marzo 2026
Il 17 marzo 2026 l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato un nuovo aggiornamento delle FAQ sull’abbinamento POS-RT – il secondo dopo quello del 10 marzo, a partire dalla prima versione del 19 febbraio. Due i chiarimenti introdotti, entrambi rilevanti nella pratica quotidiana.
Il primo riguarda i pagamenti con assegno. La FAQ n. 27 chiarisce che il pagamento con assegno bancario o circolare va indicato sul documento commerciale come “contante”, non come pagamento elettronico. Non è scontato: molti operatori tendevano a trattare l’assegno come modalità di pagamento equiparabile al bonifico o alla carta. Ai fini della memorizzazione del corrispettivo, l’assegno resta nella categoria del contante, anche se l’incasso materiale non avviene in banconote.
Il secondo chiarimento (FAQ n. 28) affronta un problema tecnico abbastanza comune: nella procedura web non compare il link “Collegamento dispositivi POS”. La risposta dell’Agenzia è semplice, ma non ovvia: occorre verificare di essere accreditati come esercenti sul portale “Fatture e Corrispettivi”. L’assenza del link non è necessariamente un malfunzionamento – può semplicemente indicare che manca il preventivo accreditamento. Per completare l’abilitazione, l’esercente deve usare il servizio “Accreditamento” nell’area “Corrispettivi” del portale.
Intermediari e deleghe: i limiti operativi
Il collegamento dei dispositivi può essere effettuato anche tramite un intermediario delegato al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”. Confcommercio precisa che per ogni esercente possono operare al massimo 2 intermediari. Va tenuto presente, però, che il collegamento POS con la procedura web “Documento commerciale online” non è delegabile: deve essere fatto direttamente dall’esercente.
La fase di avvio: un periodo di sedimentazione
A dispetto di un quadro sanzionatorio severo, l’Agenzia delle Entrate ha assicurato che nella fase iniziale ci sarà “un periodo di sedimentazione e verifica”, pensato per ridurre il rischio fiscale per le imprese durante l’avvio. I primi giorni di operatività della procedura, partita il 5 marzo, non sembrano aver generato particolari criticità – anche grazie all’attività informativa dell’Agenzia stessa, al supporto delle associazioni di categoria e degli intermediari.
Resta, però, l’invito a non procrastinare. Il 20 aprile si avvicina, e chi ha POS attivi a gennaio 2026 deve completare il collegamento entro quella data. Chi non lo fa rischia non solo le sanzioni pecuniarie, ma anche le conseguenze accessorie che, per certi profili di attività, possono essere particolarmente impattanti.
