Chi ha attivato nuovi dispositivi per i pagamenti elettronici dal primo giorno di febbraio deve segnare sul calendario una data ben precisa. Il 30 aprile rappresenta infatti il termine ultimo per completare l’associazione tra terminali di pagamento e strumenti di certificazione dei corrispettivi, e questa volta la disponibilità del servizio web delle Entrate non conta.

La piattaforma telematica per mettere in comunicazione POS e casse, prevista obbligatoriamente dal 1° gennaio di quest’anno, sarà operativa nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate soltanto a inizio marzo. Ma attenzione, perché le tempistiche da rispettare variano a seconda del momento in cui sono stati attivati gli apparecchi. I sistemi fisici o virtuali per incassare transazioni elettroniche che entrano in funzione dal 1° febbraio devono già seguire il calendario definitivo stabilito dalla normativa.

I tempi cambiano dopo gennaio

Per i dispositivi di pagamento già operativi al 31 gennaio 2026, vale la regola transitoria. Secondo quanto disposto dall’Agenzia delle Entrate, questi strumenti beneficiano di un periodo di 45 giorni calcolati a partire dalla pubblicazione del servizio online “gestisci collegamenti”. Considerando che la piattaforma dovrebbe essere disponibile ai primi di marzo, gli esercenti avranno tempo fino a metà aprile circa per effettuare l’abbinamento.

Diverso il discorso per chi attiva strumenti di incasso elettronico a partire dal primo febbraio. In questo caso, la data di apertura del servizio telematico perde rilevanza. Il collegamento tra POS e registratori telematici deve avvenire entro una finestra temporale specifica: dal sesto giorno fino all’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo alla data in cui lo strumento diventa effettivamente disponibile.

Facciamo un esempio pratico. Un negoziante che attiva un nuovo terminale POS il 10 febbraio 2026 dovrà registrare il collegamento con la cassa a partire dal 6 aprile e completare l’operazione entro il 30 aprile. Non rileva se a quella data il portale delle Entrate sia già accessibile da qualche settimana oppure sia appena stato inaugurato.

Il collegamento POS registratori telematici si fa online

L’associazione tra dispositivi non richiede interventi tecnici particolari né collegamenti fisici tra apparecchiature. Si tratta di una procedura interamente telematica che passa attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, accessibile con le credenziali Spid, Cie, Cns oppure Entratel.

Una volta dentro l’area riservata, commercianti e professionisti dovranno indicare alcuni dati essenziali. Prima di tutto l’identificativo univoco di ogni strumento per i pagamenti elettronici, che può essere un terminale fisico oppure un software. Poi serve abbinarlo al codice del registratore telematico già censito e attivo nel sistema. Infine occorre specificare l’indirizzo dell’unità locale dove questi dispositivi vengono utilizzati.

La procedura prevede alcune facilitazioni. Il sistema mostrerà automaticamente l’elenco degli strumenti di pagamento di cui l’esercente risulta titolare, sulla base delle informazioni che gli operatori finanziari hanno già trasmesso all’Amministrazione. Basterà quindi verificare i dati precompilati e confermarli, senza doverli reinserire manualmente.

Per chi gestisce i corrispettivi giornalieri attraverso la procedura web delle Entrate anziché con un registratore telematico fisico, il collegamento può essere realizzato direttamente all’interno della stessa interfaccia telematica. Una scelta che dovrebbe semplificare ulteriormente gli adempimenti per le attività di dimensioni più ridotte.

Scadenze in base al periodo di attivazione

Per evitare confusione, può essere utile schematizzare le diverse tempistiche previste dalla normativa:

Chi attiva un POS a febbraio 2026 dovrà quindi completare l’abbinamento entro il 30 aprile, indipendentemente da quando il portale telematico diventerà operativo. Stesso discorso per eventuali modifiche successive su dispositivi già censiti.

Quando scatta l’obbligo di abbinamento

L’obbligo di far dialogare pagamenti elettronici e corrispettivi certificati è partito ufficialmente il primo gennaio 2026. Si tratta di una modifica normativa introdotta dalla Legge di Bilancio 2025, che ha riscritto il comma 3 dell’articolo 2 del decreto legislativo 127 del 2015. L’obiettivo dichiarato è garantire maggiore tracciabilità delle transazioni e contrastare l’evasione legata alla mancata registrazione degli incassi elettronici.

Dal punto di vista pratico, questo significa che ogni volta che un cliente paga con carta o con smartphone, il registratore telematico deve memorizzare non solo l’importo complessivo della vendita ma anche la modalità di pagamento utilizzata. Queste informazioni vengono poi trasmesse all’Agenzia delle Entrate in forma aggregata su base giornaliera, insieme agli altri dati dei corrispettivi.

Il provvedimento direttoriale numero 424470 del 31 ottobre 2025 ha definito nel dettaglio le modalità operative per l’attuazione della norma. Ha specificato quali informazioni vanno comunicate, quali sono i termini tecnici da rispettare, come funziona il censimento degli apparecchi. E soprattutto ha delineato i due binari paralleli: quello transitorio per gli strumenti già in uso, e quello a regime per le nuove attivazioni.

Sanzioni per chi non si adegua

Chi non rispetta tempi e modalità previste rischia conseguenze economiche pesanti. Il mancato collegamento tra POS e registratori telematici, oppure la registrazione effettuata oltre i termini stabiliti, comporta sanzioni amministrative. Gli importi possono arrivare fino a 4.000 euro, secondo quanto previsto dalle norme di riferimento.

Non si tratta dell’unica penalità prevista. La mancata memorizzazione dei dati relativi ai pagamenti elettronici o la loro omessa trasmissione telematica comporta una sanzione di 100 euro per ogni singola operazione non comunicata. Un sistema sanzionatorio piuttosto stringente, che evidenzia l’importanza che il legislatore attribuisce a questo adempimento.

Durante l’audizione parlamentare di qualche settimana fa, il direttore dell’Agenzia delle Entrate Vincenzo Carbone aveva rassicurato esercenti e professionisti. L’intera operazione di abbinamento, che riguarda oltre 2 milioni di registratori telematici sul territorio nazionale, non comporterà costi aggiuntivi. Nessuna spesa per adeguamenti tecnici, nessun onere per l’utilizzo della piattaforma telematica.

Resta da capire se nei prossimi mesi emergeranno criticità operative, considerando la vastità della platea coinvolta. Bar, ristoranti, negozi al dettaglio, artigiani, professionisti: chiunque emetta scontrini elettronici e accetti pagamenti con carte o wallet digitali dovrà procedere con questa nuova forma di censimento. La fase transitoria dovrebbe consentire un avvio graduale, ma febbraio rappresenta già il primo vero banco di prova per il nuovo sistema.