Dal primo gennaio del 2026 è scattato ufficialmente l’obbligo di integrazione tra sistemi di pagamento elettronico e registrazione fiscale dei corrispettivi, ma la possibilità concreta di adempiere arriverà solo tra qualche settimana. Una situazione che – diciamolo chiaramente – sta creando più di qualche grattacapo tra commercianti, titolari di pubblici esercizi e professionisti che seguono queste attività, anche perché siamo di fronte a un cambio di paradigma importante nel modo in cui il Fisco controlla gli incassi. La Legge di Bilancio 2025 (Legge 207/2024) ha modificato il D.Lgs. 127/2015 introducendo una disposizione netta: lo strumento con cui si accettano pagamenti elettronici deve essere sempre collegato allo strumento di certificazione dei corrispettivi. Non si tratta più di due mondi separati – da una parte il POS che processa la transazione, dall’altra il registratore che certifica l’operazione – ma di un sistema integrato dove incasso elettronico e documento fiscale devono viaggiare insieme. Il Provvedimento attuativo 424470 del 31 ottobre 2025 ha poi definito le modalità operative concrete, e quello che emerge è uno scenario articolato che richiede attenzione.

Quando parte davvero il servizio

Le indicazioni circolate finora dall’Agenzia delle Entrate – stiamo parlando di comunicazioni informali, non di documentazione ufficiale pubblicata – disegnano una roadmap temporale su due livelli. Fine gennaio dovrebbe vedere la pubblicazione delle istruzioni operative dettagliate, la documentazione tecnica che spiega passo dopo passo come effettuare la registrazione dell’abbinamento. Ma il servizio vero e proprio, cioè la funzionalità web attraverso cui materialmente associare POS e Registratore Telematico nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”, dovrebbe attivarsi soltanto nei primi giorni di marzo. La data esatta verrà comunicata con avviso sul sito istituzionale.

Questa sfasatura temporale – istruzioni a gennaio, operatività a marzo – non è casuale, probabilmente riflette la complessità dell’infrastruttura informatica da mettere in piedi e la volontà di dare agli operatori il tempo di comprendere l’adempimento prima di aprire effettivamente le funzioni. Ma genera anche una zona grigia: l’obbligo è in vigore dal primo gennaio, però nessuno può adempiere concretamente fino a marzo. Una situazione che richiede un minimo di pazienza da parte di tutti.

Le finestre temporali per categorie di operatori

Il provvedimento attuativo distingue con precisione due situazioni diverse. Per i dispositivi POS già nella disponibilità dell’esercente con contratto di convenzionamento attivo nel mese di gennaio 2026, il termine per registrare il collegamento è di 45 giorni dalla data in cui il servizio web diventa disponibile. Facendo i conti in tasca: se la piattaforma si attiva all’inizio di marzo, una buona parte degli esercenti si troverà con scadenza collocata tra metà e fine aprile. Un periodo che potrebbe concentrare un volume altissimo di adempimenti, con tutto quello che ne consegue in termini di possibile sovraccarico del sistema e di necessità di assistenza tecnica.

Per i POS attivati dopo il 31 gennaio 2026 – o quando si verificano modifiche nei collegamenti già registrati – il meccanismo cambia completamente. Si applica una finestra temporale che parte dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di disponibilità del dispositivo (o della variazione) e si chiude l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese, con il sabato considerato non lavorativo.

Un caso concreto aiuta a capire meglio il meccanismo. Prendiamo un bar del centro che attiva un nuovo POS il primo febbraio 2026. Il secondo mese successivo è aprile, quindi la finestra di registrazione va dal 6 aprile al 30 aprile (ultimo giorno lavorativo di aprile). Se invece una pizzeria sostituisce il proprio terminale POS il 15 marzo, il secondo mese successivo è maggio, e la registrazione dovrà avvenire tra il 6 e il 30 maggio. Oppure, un negozio di abbigliamento che riceve un nuovo POS il 20 gennaio – dato che siamo ancora dentro il mese di gennaio – rientra nella prima categoria e ha 45 giorni dall’attivazione del servizio web.

Come funziona materialmente il collegamento

Bisogna sgombrare subito il campo da un equivoco che continua a circolare tra gli operatori: nessuno sta chiedendo di installare cavi, connessioni fisiche o sistemi di dialogo hardware tra il POS e il Registratore Telematico. Il collegamento è esclusivamente logico, si realizza attraverso una registrazione anagrafica tramite servizio web. Si tratta di abbinare l’identificativo univoco del terminale di pagamento elettronico alla matricola del Registratore Telematico (o del Server RT, o della soluzione software equivalente) già censito nei sistemi dell’Agenzia.

La procedura pratica dovrebbe articolarsi così: accesso all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” con credenziali SPID, CIE, CNS oppure Entratel/Fisconline; selezione del servizio dedicato al collegamento dispositivi (probabilmente nella sezione “Accreditamento e censimento dispositivi”); inserimento del dato identificativo univoco del POS; abbinamento alla matricola del Registratore Telematico già attivo; indicazione dell’unità locale dove i dispositivi vengono utilizzati; conferma e acquisizione della ricevuta da conservare.

Per semplificare questa fase, il sistema dovrebbe mostrare automaticamente l’elenco dei POS intestati all’operatore, dato che gli intermediari finanziari sono tenuti a comunicare preventivamente all’Agenzia i dati degli strumenti di pagamento elettronico forniti ai propri clienti. Una facilitazione importante, anche se resta da verificare quanto questo pre-caricamento sarà effettivamente completo e aggiornato nella pratica.

C’è poi una variante per chi non usa un Registratore Telematico fisico ma trasmette i corrispettivi tramite la procedura web dell’Agenzia: in questo caso il collegamento si gestisce direttamente all’interno della stessa interfaccia web, con funzioni dedicate. Una semplificazione significativa per i soggetti di minori dimensioni che hanno optato per questa modalità.

Cosa cambia nei flussi informativi

Lo strumento di certificazione dei corrispettivi deve ora memorizzare puntualmente anche i dati dei pagamenti elettronici, poi trasmetterli in forma aggregata all’Agenzia. Il provvedimento attuativo specifica che la memorizzazione avviene nel momento stesso della registrazione dell’operazione: sul documento commerciale (lo scontrino, per capirci) devono comparire le forme di pagamento utilizzate e gli importi relativi. Se un cliente paga 50 euro di cui 30 con carta e 20 in contanti, questa ripartizione deve risultare dallo scontrino e dai dati memorizzati dal Registratore Telematico.

Questi dati vengono poi trasmessi giornalmente in forma aggregata secondo le specifiche tecniche già in uso per l’invio dei corrispettivi. Quindi non si tratta di trasmettere singola transazione per singola transazione, ma di inviare i totali giornalieri suddivisi per forma di pagamento. Il sistema permetterà all’Agenzia di confrontare automaticamente gli incassi elettronici certificati dai Registratori Telematici con i dati che i prestatori di servizi di pagamento (banche, acquirer) comunicano mensilmente tramite il Sistema di Interscambio, come previsto da altro provvedimento specifico.

Ecco perché il collegamento non è una semplice formalità burocratica: è il presupposto tecnico affinché i dati di incasso elettronico e i dati di corrispettivo certificato siano coerenti lungo tutta la filiera informatica. In fase di controllo, non basta più che lo scontrino venga emesso regolarmente: serve che la modalità di pagamento sia indicata correttamente e che questa indicazione sia consistente con i flussi di incasso effettivamente registrati dai circuiti di pagamento.

Prepararsi concretamente prima dell’apertura

Se il servizio diventa operativo a marzo e le scadenze della prima fase transitoria si concentrano nei 45 giorni successivi, arrivare alla fine di marzo senza aver preparato il terreno rischia di trasformarsi in un problema serio. Per i professionisti che assistono commercianti e imprese, può essere utile anticipare alcune verifiche operative.

Prima di tutto: ricondurre ogni punto vendita (ogni unità locale) ai dispositivi effettivamente in uso. Non è raro che un’attività con più sedi abbia una mappatura poco chiara di quali POS sono attivi dove, soprattutto se ci sono stati cambi di contratto o sostituzioni nel tempo. Ricostruire questa anagrafica adesso, prima che il servizio apra, permette di non trovarsi in difficoltà quando si dovrà effettuare materialmente la registrazione.

Secondo: verificare come reperire l’identificativo univoco di ciascun POS. Anche se la piattaforma dovrebbe proporre un elenco pre-caricato, sapere dove trovare questo codice sui documenti contrattuali o sulla configurazione del dispositivo evita perdite di tempo. Gli operatori finanziari (banche, acquirer) dovrebbero essere in grado di fornire questa informazione rapidamente.

Terzo: controllare che i Registratori Telematici o i Server RT siano correttamente censiti e attivi nei sistemi dell’Agenzia. Non è il momento di scoprire che c’è un problema di registrazione o che il dispositivo non risulta attivo quando si cerca di fare il collegamento con il POS.

Quarto: verificare deleghe e abilitazioni. Il collegamento può essere effettuato anche da soggetti delegati al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi”, quindi è importante sapere chi ha accesso, con quali credenziali, e se queste deleghe sono ancora valide e operative. Per molte attività, sarà il commercialista o il CAF a occuparsi materialmente dell’adempimento, ma questo richiede che le deleghe siano già attive prima dell’apertura del servizio.

Il quadro sanzionatorio dettagliato

Il mancato adempimento dell’obbligo di collegamento non è una questione da prendere sottogamba. La Legge di Bilancio 2025 ha esteso al nuovo obbligo il sistema sanzionatorio già previsto per le violazioni in materia di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, con alcune aggravanti specifiche.

Per l’omessa o irregolare trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici si applica la sanzione di 100 euro per ciascuna violazione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre. Questo significa che se un esercente non trasmette correttamente i dati aggregati dei pagamenti elettronici per più giorni, le sanzioni si accumulano rapidamente fino al tetto trimestrale.

Per il mancato collegamento tra POS e Registratore Telematico, la sanzione va da 1.000 a 4.000 euro per ciascuna violazione accertata. È la stessa sanzione prevista per l’omessa installazione dei registratori telematici, estesa ora anche al mancato collegamento dei dispositivi di pagamento.

Ma c’è di più: sono previste sanzioni accessorie. Nei casi di omessa, tardiva o incompleta trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici, o di mancato rispetto dell’obbligo di collegamento, può scattare la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività nei locali ad essa destinati. I periodi sono graduati: da 15 giorni a 2 mesi per la prima violazione; da 2 a 6 mesi in caso di recidiva. Praticamente, per un’attività commerciale o un pubblico esercizio, significa chiudere i battenti con tutto quello che comporta in termini di perdita di fatturato, costi fissi che continuano a maturare, e possibile perdita di clientela.

Il sistema sanzionatorio punta quindi su una combinazione tra sanzioni pecuniarie immediate (che colpiscono il singolo episodio) e sanzioni accessorie (che hanno un impatto strutturale sull’attività). Un approccio che il legislatore utilizza tipicamente quando vuole garantire un’adesione molto rapida a un nuovo obbligo.

Aspetti tecnici e compatibilità dei dispositivi

Una questione che molti operatori si stanno ponendo riguarda la compatibilità tecnica dei dispositivi già in uso. La buona notizia è che, trattandosi di un collegamento logico e non fisico, non sono richiesti interventi hardware sui dispositivi. Il Registratore Telematico deve essere aggiornato per gestire correttamente la memorizzazione e la trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici secondo le nuove specifiche tecniche, ma questo avviene tipicamente tramite aggiornamenti software forniti dai produttori.

Per quanto riguarda i POS, la questione è ancora più semplice: il terminale continua a funzionare esattamente come prima, quello che cambia è solo la registrazione anagrafica nel sistema dell’Agenzia e la necessità di indicare correttamente la modalità di pagamento nello scontrino. Non servono POS “speciali” o configurazioni particolari.

Quello che conta davvero è la corretta gestione operativa al punto cassa. Il personale deve essere formato a indicare sempre la corretta modalità di pagamento quando emette il documento commerciale. Se un cliente paga con carta, bisogna selezionare “pagamento elettronico” sul registratore. Se paga metà in contanti e metà con carta, bisogna registrare entrambe le modalità con i relativi importi. Sembra banale, ma è proprio su questi dettagli operativi che si gioca la coerenza dei flussi informativi.

Situazioni particolari e casi limite

Ci sono alcune situazioni particolari che meritano attenzione. Un’attività con più punti cassa nello stesso locale e più POS deve registrare tutti i collegamenti, abbinando ciascun POS al Registratore Telematico (o ai registratori, se ce ne sono più di uno) effettivamente utilizzato in quella postazione. La mappatura deve riflettere l’organizzazione reale del punto vendita.

Un commerciante ambulante che opera in mercati diversi e usa un solo POS mobile dovrà comunque registrare il collegamento, indicando come luogo di utilizzo la propria sede autorizzata o unità locale principale. Non è necessario indicare ogni singolo mercato dove si opera.

Un ristorante che usa palmari per i camerieri collegati a un sistema gestionale centralizzato dovrà verificare che il software gestionale sia configurato correttamente per trasmettere i dati dei corrispettivi con l’indicazione delle modalità di pagamento. Il collegamento logico avviene tra il POS e lo strumento di certificazione (che può essere un Server RT integrato nel gestionale), e tutto il sistema deve essere mappato correttamente.

Per chi accetta pagamenti elettronici anche tramite soluzioni digitali (app di pagamento, wallet, gateway per e-commerce), ciascuno di questi strumenti – se genera corrispettivi certificati fiscalmente – va registrato e collegato. Questo è particolarmente importante per attività che hanno sia un punto vendita fisico che un canale online: tutti i dispositivi di pagamento, fisici e virtuali, devono essere abbinati agli strumenti di certificazione.

Il confronto con i dati degli operatori finanziari

Un aspetto poco discusso ma molto rilevante riguarda il controllo incrociato che l’Agenzia potrà effettuare. I prestatori di servizi di pagamento (banche, acquirer, circuiti di pagamento) comunicano mensilmente all’Agenzia delle Entrate, tramite il Sistema di Interscambio, i dati aggregati delle transazioni elettroniche effettuate dai propri clienti esercenti. Questo obbligo deriva da un altro provvedimento (n. 142285 del 21 marzo 2023) ed è già operativo.

Con il collegamento POS-RT, l’Agenzia avrà ora due flussi informativi indipendenti da confrontare: da una parte i dati trasmessi dai Registratori Telematici con l’indicazione degli incassi elettronici certificati giorno per giorno; dall’altra i dati comunicati dagli operatori finanziari sulle transazioni effettivamente processate. Il matching automatico tra questi due flussi permette di rilevare immediatamente eventuali discrepanze: incassi elettronici non certificati fiscalmente, o certificazioni fiscali senza corrispondente transazione elettronica.

Questo sistema di controllo incrociato è probabilmente il vero obiettivo della norma: non tanto creare un adempimento in più, quanto rendere molto più difficile – se non impossibile – incassare con il POS senza emettere lo scontrino fiscale. Una pratica che in passato poteva verificarsi in alcune situazioni e che ora diventa tecnicamente rilevabile in automatico.

Opportunità oltre l’obbligo

Al di là dell’adempimento normativo, l’integrazione tra POS e Registratore Telematico può trasformarsi in un’opportunità di efficientamento per le attività che la gestiscono bene. Un sistema integrato riduce gli errori di battitura o di imputazione in cassa, velocizza la chiusura giornaliera, genera report più precisi e immediatamente utilizzabili per la contabilità e il controllo di gestione.

Per un commerciante, avere dati puliti e riconciliati automaticamente significa poter controllare in tempo reale l’andamento degli incassi, la ripartizione tra pagamenti in contanti ed elettronici, l’efficacia di eventuali promozioni o iniziative commerciali. Informazioni che diventano disponibili senza sforzo aggiuntivo, come sottoprodotto di un sistema correttamente configurato.

Per chi ha più punti vendita, la standardizzazione imposta dalla norma può diventare occasione per uniformare i processi operativi e avere una visione d’insieme più chiara e confrontabile. Non è un caso che molte catene della grande distribuzione abbiano già da tempo sistemi integrati di questo tipo: non per obbligo normativo, ma per pura convenienza gestionale.

In sintesi operativa

L’obbligo di collegamento tra POS e Registratore Telematico è formalmente in vigore dal primo gennaio 2026, ma la possibilità concreta di adempiere arriverà con l’apertura del servizio web nei primi giorni di marzo. Le istruzioni operative dovrebbero essere pubblicate a fine gennaio. Le scadenze per la registrazione sono differenziate: 45 giorni dall’attivazione del servizio per i dispositivi già operativi a gennaio; finestra dal sesto giorno del secondo mese successivo per i nuovi dispositivi o le variazioni.

Il collegamento è esclusivamente logico, si effettua tramite servizio web senza interventi hardware sui dispositivi. Quello che conta è la corretta registrazione anagrafica e la corretta gestione operativa al punto cassa, con indicazione puntuale delle modalità di pagamento sui documenti commerciali.

Le sanzioni sono significative – da 1.000 a 4.000 euro per il mancato collegamento, con possibile sospensione dell’attività nei casi gravi – e rendono fondamentale non sottovalutare l’adempimento. Meglio prepararsi per tempo, verificando fin da ora la situazione dei propri dispositivi e delle proprie deleghe, piuttosto che trovarsi in difficoltà quando la piattaforma aprirà e i termini inizieranno a decorrere.