Dal 5 marzo 2026 il portale Fatture e Corrispettivi ospita il servizio online per l’abbinamento tra terminali di pagamento elettronico e registratori telematici, un adempimento introdotto dalla legge di Bilancio 2025 (legge 207/2024, art. 1, commi da 74 a 77). Il termine per la prima comunicazione scade il 20 aprile, ma diversi esercenti si sono trovati davanti a un problema imprevisto: nell’elenco precompilato dall’Agenzia delle Entrate figurano POS di cui non hanno mai sottoscritto alcun contratto di convenzionamento. Terminali sconosciuti, dispositivi restituiti da tempo, apparecchi legati ad attività che non richiedono lo scontrino. Che fare? La procedura consente di eliminare POS dal collegamento cassa in modo definitivo, segnalando la propria estraneità all’Amministrazione finanziaria.
Perché nell’elenco possono comparire POS estranei
La piattaforma web dell’Agenzia precompila i dati sulla base delle informazioni che gli operatori finanziari (i cosiddetti Acquirer) trasmettono periodicamente. Si tratta di flussi massivi, derivanti dai contratti di convenzionamento stipulati tra esercenti e gestori dei circuiti di pagamento. Può capitare – e nella prassi accade più spesso di quanto si pensi – che un terminale venga associato a una partita IVA per errore, oppure che resti visibile anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale.
Chi accede alla sezione “Collegamento dispositivi – POS” del portale Fatture e Corrispettivi potrebbe quindi visualizzare uno o più terminali che non riconosce affatto. Un POS mai richiesto, un dispositivo già riconsegnato all’operatore finanziario, un apparecchio ereditato da un precedente gestore dell’attività commerciale. Le FAQ pubblicate dall’Agenzia delle Entrate (aggiornate al 17 marzo 2026) affrontano esplicitamente questa casistica.
Come funziona la sezione “POS non collegati”
All’interno del servizio Gestione Collegamenti, attivo dal 5 marzo sul portale istituzionale, esiste un’area dedicata denominata “POS non collegati”. Da qui l’esercente visualizza tutti i terminali associati alla propria utenza che non risultano ancora abbinati a un registratore telematico. E soprattutto può comunicare la chiusura – cioè l’esclusione totale – di quei dispositivi che non devono essere oggetto di alcun collegamento.
La funzionalità si attiva tramite il pulsante “Chiusura”, contrassegnato dall’icona di un lucchetto. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito nelle FAQ che, una volta completata l’operazione, il POS segnalato non verrà più riproposto tra quelli collegabili. Si tratta, per certi versi, di un’azione irreversibile (o quasi, come si vedrà tra poco).
Le tre motivazioni ammesse per eliminare POS dal collegamento cassa
La guida operativa dell’Agenzia individua tre ragioni per cui un esercente può procedere alla chiusura di un terminale presente in elenco. Sono situazioni diverse tra loro, ma accomunate dal fatto che il POS in questione non deve partecipare all’abbinamento con il registratore telematico.
| Motivazione di chiusura | Descrizione pratica |
|---|---|
| POS restituito o dismesso | Il terminale è stato riconsegnato all’operatore finanziario, oppure il contratto di convenzionamento è scaduto o è stato revocato. Il dispositivo non è più nella disponibilità dell’esercente. |
| POS totalmente estraneo | Il terminale non è mai stato nella titolarità dell’esercente. Compare in elenco per un errore di attribuzione nei flussi trasmessi dall’Acquirer. |
| POS usato solo per operazioni esenti | Il dispositivo viene impiegato esclusivamente per incassare corrispettivi esonerati dall’obbligo di emissione del documento commerciale (ad esempio, vendita di tabacchi o generi di monopolio). |
Attenzione, però, a un dettaglio che rischia di sfuggire. Se lo stesso POS serve sia per operazioni soggette a certificazione sia per attività esenti – pensiamo al classico bar-tabaccheria che incassa tutto con un unico terminale – il collegamento resta obbligatorio. L’Agenzia delle Entrate lo ha ribadito con la risposta ad interpello n. 44 del 20 febbraio 2026: l’esonero vale solo quando il dispositivo è dedicato in via esclusiva alle operazioni non soggette.
Un esempio: la tabaccheria con doppia attività
Prendiamo il caso di Marco, titolare di una tabaccheria che gestisce anche un angolo bar con somministrazione di bevande e snack. Marco dispone di 2 POS: il primo è riservato agli incassi della rivendita di tabacchi (attività esonerata dall’obbligo di certificazione tramite documento commerciale); il secondo serve per i pagamenti relativi al servizio bar.
Nella procedura web, Marco troverà entrambi i terminali nell’elenco precompilato. Per il POS dedicato ai tabacchi potrà utilizzare la funzione “Chiusura”, indicando come motivazione l’uso esclusivo per operazioni esenti. Il secondo POS, invece, andrà collegato al registratore telematico entro la scadenza del 20 aprile.
Se Marco avesse un solo terminale per entrambe le attività? Nessuna possibilità di chiusura. Quel POS deve essere obbligatoriamente abbinato alla cassa.
Attenzione alla chiusura per errore: si può rimediare?
Le FAQ aggiornate al 10 marzo 2026 affrontano anche un’ipotesi piuttosto delicata. Un esercente che abbia segnalato per sbaglio la restituzione di un POS ancora in uso – o la chiusura di un terminale che in realtà doveva essere collegato – si trova in una situazione scomoda. Il dispositivo, a quel punto, scompare dall’elenco dei POS collegabili.
La soluzione esiste, ma richiede un passaggio manuale. L’Agenzia ha spiegato che occorre reinserire il terminale attraverso la funzione “Aggiungi POS”, indicando nuovamente tutti i dati identificativi: tipologia (fisico o virtuale), terminal ID, numero del contratto di convenzionamento e dati dell’operatore finanziario. Solo dopo questa operazione il POS tornerà selezionabile per l’abbinamento con il registratore telematico.
Come aggiungere un POS mancante nell’elenco
Non sempre il problema è un terminale di troppo. Accade anche il contrario: l’esercente cerca nell’elenco un POS che sa di possedere e non lo trova. Magari si tratta di un dispositivo attivato di recente, i cui dati non sono ancora stati trasmessi dall’operatore finanziario.
In questi casi il portale mette a disposizione la funzione “Aggiungi POS”. Il primo passaggio consiste nel ricercare e selezionare l’Acquirer con cui è stato sottoscritto il contratto di convenzionamento. Se l’operatore non compare nell’elenco, è possibile inserirlo manualmente. Successivamente l’esercente dovrà indicare la tipologia del terminale (fisico o virtuale), il terminal ID e il numero di contratto.
Il terminal ID, per chi non lo avesse sottomano, si recupera dal contratto di convenzionamento oppure dal report mensile fornito dall’operatore finanziario. Sono dati che conviene avere pronti prima di accedere alla procedura – perché nel portale non c’è modo di proseguire senza.
Le scadenze da rispettare per il collegamento POS-RT
Il calendario degli adempimenti è articolato su 2 binari. Il primo riguarda la fase transitoria, il secondo il regime a pieno funzionamento.
| Periodo di riferimento | Scadenza per il collegamento |
|---|---|
| POS già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra l’1 e il 31 gennaio 2026 | Entro 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio web (scadenza: 20 aprile 2026) |
| POS attivati dal 1° febbraio 2026 in poi (prima associazione o variazioni) | Dal 6° giorno del 2° mese successivo all’attivazione, ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese |
Per capirsi con un esempio concreto: un POS entrato in funzione a marzo 2026 dovrà essere collegato al registratore telematico tra il 6 e il 31 maggio. Se l’attivazione cade ad aprile, la finestra utile va dal 6 al 30 giugno. E così via, di mese in mese.
Le sanzioni per chi non si adegua
Il legislatore ha previsto un apparato sanzionatorio piuttosto severo, equiparando di fatto il mancato collegamento POS-RT all’omessa installazione degli strumenti per la memorizzazione dei corrispettivi. La sanzione amministrativa per chi non provvede all’abbinamento va da 1.000 a 4.000 euro, secondo quanto disposto dall’art. 11, comma 5, del d.lgs. 471/1997.
Ma non finisce qui. Alla multa si affianca la possibile sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività, con durata compresa tra 15 giorni e 2 mesi. Nelle ipotesi di recidiva – 4 violazioni in 5 anni – il periodo di chiusura forzata può estendersi da 2 a 6 mesi. Sono numeri che fanno riflettere, soprattutto per le piccole attività commerciali.
C’è poi un ulteriore profilo sanzionatorio collegato alla trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici. L’art. 11, comma 2-quinquies, del d.lgs. 471/1997 prevede 100 euro per ogni invio omesso o errato, con un tetto massimo di 1.000 euro a trimestre. Questo tipo di sanzione scatta quando la violazione non incide sulla liquidazione del tributo.
Deleghe e limiti operativi: chi può fare cosa
L’operazione di collegamento (e anche quella di chiusura) può essere effettuata dall’esercente in prima persona oppure da un intermediario abilitato, purché risulti delegato al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” sul portale Fatture e Corrispettivi. Il commercialista, il consulente del lavoro, il centro di assistenza fiscale: tutti possono operare per conto del contribuente, a patto che la delega sia stata correttamente attivata.
Esiste però un’eccezione che merita di essere segnalata. Chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi – e dunque non dispone di un registratore telematico fisico – deve provvedere personalmente. In questo specifico caso la delega a intermediari non è ammessa.
I controlli che l’Agenzia potrà effettuare
Il motivo di fondo dell’intero impianto normativo è piuttosto chiaro: mettere l’Agenzia delle Entrate nella condizione di incrociare i dati delle transazioni elettroniche (comunicati dagli Acquirer) con i corrispettivi giornalieri dichiarati dagli esercenti. Eventuali scostamenti verranno valutati tenendo conto del codice Ateco dell’attività, il che suggerisce di verificare con attenzione – nel Cassetto Fiscale – che la classificazione merceologica risulti aggiornata e coerente con l’effettiva operatività.
Chi gestisce attività miste, come spesso accade nella ristorazione con vendita di prodotti o nei negozi con servizi accessori, farebbe bene a controllare con il proprio consulente che la situazione sia allineata. Perché se i numeri non tornano, l’Amministrazione finanziaria dispone adesso di uno strumento in più per accorgersene.
