L’Amministrazione finanziaria ha stabilito le procedure operative per il conferimento della delega unica ai servizi telematici. A partire dall’8 dicembre 2025 sarà attivo il nuovo sistema che consente agli intermediari abilitati di accedere simultaneamente ai portali dell’Agenzia delle Entrate e dell’AdER attraverso un’unica autorizzazione. La delega unica rappresenta una semplificazione procedurale significativa. Nella prassi applicativa corrente, infatti, i professionisti e i CAF devono gestire deleghe separate per ciascun servizio – una metodologia che comporta, come spesso accade, duplicazioni amministrative e possibili disallineamenti temporali.

Modalità operative per il conferimento

Il framework procedurale prevede due modalità iniziali di attivazione. Il provvedimento del 7 agosto 2025 dell’Agenzia delle Entrate ha delineato l’architettura operativa, rimandando a successivi chiarimenti per la terza modalità (il servizio web dedicato mediante convenzione).

Gli intermediari possono ottenere l’accesso ai servizi telematici dei clienti mediante trasmissione di file XML generato attraverso il software messo a disposizione dall’Amministrazione. Il documento deve essere sottoscritto dal contribuente utilizzando firma digitale qualificata oppure Firma Elettronica Avanzata (FEA) realizzata tramite CIE.

Nell’esperienza applicativa si osserva che la FEA può essere implementata anche utilizzando certificati digitali non qualificati, purché conformi alle specifiche tecniche indicate dalle Entrate. Quest’ultimo aspetto – spesso trascurato – richiede particolare attenzione nella verifica della conformità tecnica dei certificati utilizzati.

Contenuti essenziali della delega

Il modulo di delega deve necessariamente contenere elementi informativi specifici. Secondo quanto previsto dal provvedimento, sono richiesti:

• Codice fiscale e anagrafica completa del delegante (sia esso contribuente, rappresentante legale o erede)
• Identificazione dell’intermediario delegato
• Specificazione dei servizi oggetto di conferimento o revoca
• Data di attivazione o cessazione dell’incarico
• Estremi del documento d’identità del sottoscrittore (quando si utilizza FEA con certificati digitali)

La delega diventa immediatamente operativa al momento della trasmissione. Solo in una fase successiva, quando saranno disponibili i servizi web sviluppati da CAF e professionisti, si dovranno attendere ricevute di conferma sull’esito delle operazioni di acquisizione.

Gestione documentale e obblighi di conservazione

Gli intermediari assumono responsabilità specifiche nella gestione delle deleghe. È necessario individuare uno o più responsabili per la supervisione del processo e garantire la conservazione documentale fino al decimo anno successivo alla revoca o scadenza.

Il sistema di archiviazione deve comprendere:

• i) Le deleghe acquisite, numerate e registrate quotidianamente in registro cronologico
• ii) Indicazione del numero progressivo e data di conferimento/revoca
  iii) Codice fiscale e dati anagrafici del delegante
• iv) Estremi del documento d’identità del sottoscrittore
• v) Documentazione utilizzata per identificazione del delegante e attestazione dell’eventuale qualità di rappresentante legale o erede

Come spesso accade nella casistica applicativa, l’Agenzia delle Entrate effettua controlli presso le sedi degli intermediari. Le irregolarità nella gestione possono comportare la revoca dell’abilitazione ex articolo 8, comma 1, lettera h, del decreto dirigenziale 31 luglio 1998.

Aspetti temporali e transitorie

Il passaggio al nuovo sistema presenta alcune criticità ricorrenti legate alla tempistica. Fino al 5 dicembre 2025 rimangono operative le procedure attualmente in vigore. I giorni 6 e 7 dicembre saranno dedicati all’aggiornamento dei sistemi informatici.

Per gli intermediari che ritengano di non poter adeguarsi tempestivamente alle nuove modalità, l’Amministrazione suggerisce di procedere al rinnovo delle deleghe in scadenza utilizzando le procedure tradizionali entro il 5 dicembre.

È opportuno notare che fino al 30 aprile 2026 permane una procedura transitoria per gli ISA. Gli intermediari privi di delega per la consultazione del cassetto fiscale possono continuare a trasmettere l’elenco dei contribuenti delegati per l’acquisizione dei dati necessari all’applicazione degli Indici sintetici di affidabilità fiscale (periodo d’imposta 2024) e per l’elaborazione delle proposte di Concordato preventivo biennale (periodi 2025 e 2026), secondo le modalità del Provvedimento 11 aprile 2025.

Responsabilità professionale e compliance

La delega unica comporta l’accettazione, nell’area riservata dell’intermediario, delle condizioni di utilizzo dei servizi. L’impegno assunto è duplice: utilizzare le informazioni acquisite esclusivamente per finalità connesse all’incarico professionale e rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali.

Nella pratica professionale si osserva che questi obblighi richiedono l’implementazione di procedure interne specifiche per la gestione dei dati acquisiti tramite delega, con particolare attenzione ai profili di sicurezza informatica e riservatezza.

L’efficacia delle deleghe si estende fino al 31 dicembre del quarto anno successivo al conferimento, salvo revoca anticipata. Il controllo dell’Amministrazione finanziaria può comportare, oltre alla revoca dell’abilitazione, l’applicazione di sanzioni penali e la configurazione di responsabilità civile.

Calendario operativo

Le date rilevanti per l’attuazione della delega unica si articolano come segue:

• 5 dicembre 2025: termine ultimo per utilizzo procedure tradizionali
• 6-7 dicembre 2025: sospensione servizi per aggiornamento sistemi
• 8 dicembre 2025: avvio operativo nuove procedure
• 28 febbraio 2027: cessazione efficacia deleghe conferite con modalità precedenti
• 30 aprile 2026: termine procedure transitorie per ISA

L’introduzione della delega unica configura quindi un passaggio strutturale nella gestione dei rapporti digitali tra contribuenti, intermediari e Amministrazione finanziaria, richiedendo un adeguamento tempestivo delle procedure operative e organizzative degli studi professionali.