Con la scadenza del 16 marzo 2026 per la consegna della Certificazione Unica ai percipienti, torna a farsi sentire ogni anno la stessa domanda pratica: il sostituto d’imposta deve firmare a mano ogni singola CU? La risposta è no – e non da oggi. La firma a stampa, con l’indicazione del nome e cognome del responsabile, sostituisce a tutti gli effetti la firma autografa quando la certificazione è prodotta da un sistema di elaborazione automatica. A prevederlo è direttamente l’art. 4, comma 6-quater, del DPR 322/1998, confermato dall’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione n. 145/E del 21 dicembre 2006.

Il nodo della firma: un dubbio ricorrente

Con l’avvicinarsi della scadenza del 16 marzo 2026 per la consegna della Certificazione Unica ai percipienti, si ripresenta puntualmente il medesimo interrogativo operativo: il sostituto d’imposta deve apporre la propria firma autografa su ciascuna CU stampata? La risposta normativa è negativa da oltre vent’anni. La firma a stampa, consistente nell’indicazione del nome e cognome del responsabile riportata automaticamente dal sistema di elaborazione, sostituisce a pieno titolo la firma autografa quando la certificazione è generata mediante procedure informatizzate.

A prevederlo è direttamente il comma 6-quater dell’articolo 4 del DPR 22 luglio 1998, n. 322, confermato dall’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione n. 145/E del 21 dicembre 2006.

Il dubbio nasce regolarmente ogni anno nei confronti dei documenti prodotti in serie dai software gestionali, che recano il nominativo del sostituto stampato automaticamente dal programma, senza alcuna sigla manoscritta. Tuttavia, la risposta normativa è chiara e consolidata: non sussiste alcun obbligo di sottoscrizione manuale, a condizione che siano rispettati i requisiti tecnici e formali che si analizzeranno nelle sezioni successive.

Il fondamento normativo: articolo 4 DPR 322/1998

Il riferimento normativo principale e attualmente vigente è rappresentato dal comma 6-quater dell’articolo 4 del DPR 22 luglio 1998, n. 322, regolamento che disciplina le modalità di presentazione delle dichiarazioni dei sostituti d’imposta. Il testo vigente stabilisce:

Le certificazioni di cui al comma 6-ter, sottoscritte anche mediante sistemi di elaborazione automatica, sono consegnate agli interessati entro il 16 marzo dell’anno successivo a quello in cui le somme e i valori sono stati corrisposti ovvero entro dodici giorni dalla richiesta degli stessi in caso di interruzione del rapporto di lavoro.

Il comma 6-quater fu inserito nell’articolo 4 del DPR 322/1998 dall’articolo 5 del DPR 16 aprile 2003, n. 126. Con tale modifica il legislatore ha formalizzato per le Certificazioni Uniche la facoltà di sottoscrivere mediante sistemi automatizzati, eliminando la necessità della firma manuale del sostituto su ciascun esemplare cartaceo. Si tratta di un passaggio di significativo rilievo pratico, specialmente per le realtà con centinaia o migliaia di lavoratori dipendenti.

La norma si compone di due elementi:

• la previsione espressa della sottoscrizione mediante sistemi di elaborazione automatica;
• il termine di consegna al percipiente, fissato al 16 marzo (o entro 12 giorni dalla richiesta in caso di cessazione del rapporto).

Le origini: il D.Lgs. 39/1993 e la pubblica amministrazione digitale

Sul piano storico e sistematico, la norma del 2003 trova il proprio presupposto nell’articolo 3, comma 2 del D.Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39, recante norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle pubbliche amministrazioni.

Tale disposizione – tuttora vigente dopo le successive riforme del Codice dell’amministrazione digitale operate dal D.Lgs. 179/2016 – stabilisce che nell’ambito delle pubbliche amministrazioni:

Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall’indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile.

La norma, introdotta nel 1993, aveva l’obiettivo di snellire i processi delle grandi amministrazioni pubbliche alle prese con l’automazione massiva della produzione documentale. Il D.Lgs. 179/2016 ha abrogato la gran parte delle disposizioni del D.Lgs. 39/1993, ma l’articolo 3, comma 2 è rimasto in vigore, costituendo ancora oggi il fondamento normativo generale della firma a stampa.

Quel principio è successivamente migrato – con adattamenti specifici – anche al settore dei sostituti d’imposta privati, attraverso il DPR 322/1998 e le sue successive integrazioni.

La conferma dell’Agenzia delle Entrate: Risoluzione 145/E/2006

A chiudere il quadro interpretativo è intervenuta la Risoluzione n. 145/E del 21 dicembre 2006 della Direzione Centrale Normativa e Contenzioso dell’Agenzia delle Entrate. Il documento, avente per oggetto gli adempimenti dei sostituti d’imposta, richiama il testo del DPR 322/1998 e conferma che le certificazioni consegnate ai percipienti, se sottoscritte mediante sistemi di elaborazione automatica, sono pienamente valide.

Non si tratta di una deroga eccezionale né di una prassi tollerata in via amministrativa. La firma a stampa costituisce – secondo questa impostazione – una modalità di sottoscrizione ordinaria, pienamente opponibile sia ai terzi che all’Amministrazione finanziaria. Una Certificazione Unica priva di sigla manoscritta ma recante il nominativo generato dal sistema è un documento completo e definitivo sul piano formale e sostanziale.

Tre requisiti imprescindibili

La validità della firma a stampa sulla Certificazione Unica non è automatica in senso assoluto. La prassi consolidata, ricavabile dal combinato disposto delle norme richiamate e dalla prassi amministrativa, individua tre condizioni essenziali.

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Se il software paghe dell’azienda genera automaticamente i modelli CU 2026 indicando il nominativo del responsabile (ad esempio l’amministratore delegato o il titolare) e il file prodotto non subisce manipolazioni successive, la certificazione consegnata al dipendente è formalmente perfetta. Se invece il nominativo fosse assente, oppure il file venisse alterato dopo la generazione, la validità della sottoscrizione risulterebbe compromessa.

Implicazioni operative per datori di lavoro e studi professionali

Sul piano pratico, il sistema della firma a stampa ha semplificato notevolmente i flussi di lavoro per aziende, studi professionali, consulenti del lavoro e CAF. Chi gestisce pacchetti da decine o centinaia di dipendenti non deve più organizzare sessioni di firma cartacea – con tutti i problemi logistici che ne derivano – né ricorrere a firme digitali crittografiche su ogni singola certificazione.

È sufficiente che il gestionale produca i modelli con il nominativo del sostituto indicato chiaramente, e che il file così generato venga consegnato al percipiente entro il 16 marzo 2026 (scadenza per la CU 2026 relativa ai redditi 2025), oppure entro 12 giorni dalla richiesta in caso di cessazione del rapporto di lavoro nel corso dell’anno.

La consegna può avvenire in forma cartacea oppure – come ormai diffuso nella prassi – tramite posta elettronica (anche ordinaria), posta elettronica certificata o portali aziendali dedicati, sempre nel rispetto delle indicazioni contenute nel provvedimento di approvazione del modello. Il canale di consegna prescelto non incide sulla validità della sottoscrizione automatica.

Una modalità di firma legale, non una scorciatoia

Occorre sgomberare il campo da un possibile equivoco diffuso. La firma a stampa sulle Certificazioni Uniche non rappresenta una via d’uscita informale né una forma di negligenza documentale. È una modalità di sottoscrizione legalmente riconosciuta, fondata su norme di rango primario (DPR 322/1998) e confermata dall’Amministrazione finanziaria mediante atti di prassi.

Il percipiente che riceve una CU con il solo nominativo stampato dal sistema non riceve un documento difettoso o incompleto: riceve un documento valido a tutti gli effetti di legge.

Il sostituto d’imposta che utilizza un software di elaborazione, assicura l’identificabilità del responsabile e garantisce l’integrità del file prodotto rispetta pienamente quanto previsto dalla normativa vigente. Nessuna integrazione manuale è necessaria, nessuna firma aggiuntiva è richiesta.

Conclusioni

La disciplina della firma a stampa sulle Certificazioni Uniche rappresenta un caso emblematico di modernizzazione degli adempimenti fiscali attraverso l’automazione documentale. Il quadro normativo, consolidato dal 2003 con il DPR 126/2003 e confermato dalla prassi amministrativa, consente al sostituto d’imposta di consegnare certificazioni prive di sottoscrizione autografa, purché il nominativo del responsabile sia riportato automaticamente dal sistema e il documento non subisca alterazioni successive.

L’assenza di firma manoscritta non costituisce vizio formale né causa di invalidità. Al contrario, la firma a stampa è modalità di sottoscrizione ordinaria, opponibile a terzi e all’Amministrazione finanziaria, fondata su disposizioni normative vigenti e consolidate nel tempo.

Per le aziende e gli studi professionali, ciò si traduce in una significativa semplificazione operativa, consentendo la gestione massiva di centinaia di certificazioni senza la necessità di apporre manualmente la firma su ciascun esemplare, nel pieno rispetto delle prescrizioni di legge.