Dal prossimo anno i commercianti dovranno affrontare un obbligo fino a oggi mai visto: associare ogni terminale per pagamenti digitali ai rispettivi strumenti di certificazione fiscale. L’Agenzia delle Entrate, con il provvedimento del 31 ottobre 2025, ha definito modalità operative che semplificano gli adempimenti ma impongono tempistiche precise. Non si tratta di una complicazione burocratica fine a se stessa, bensì di un passaggio decisivo verso una maggiore trasparenza nei flussi di cassa.

Cosa cambia effettivamente dal primo gennaio

L’origine di tutto risale alla legge di bilancio 2025. Nello specifico, gli articoli 74 e 77 della norma n. 207 del 2024 hanno sancito un principio fondamentale: il processo di registrazione dei corrispettivi deve integrarsi completamente con quello relativo ai pagamenti elettronici. Non è una semplice raccomandazione, ma un vincolo preciso che entra in vigore il 1° gennaio 2026.

Cosa significa in pratica? Che il registratore telematico – oppure il server Rt, a seconda del sistema utilizzato – deve riuscire a “comunicare” costantemente con tutti gli strumenti attraverso cui l’esercente accetta denaro: dai pos portatili ai lettori di schede fissi, dai software di pagamento online ai sistemi di e-commerce. Ogni volta che un cliente paga, il registratore deve sapere come e dove quel denaro è entrato.

La soluzione che il Fisco ha individuato, però, sorprenderà chi temeva complicate installazioni hardware. Non è richiesto alcun collegamento fisico tra i dispositivi. Il meccanismo funziona interamente sul piano logico e digitale, attraverso una procedura online.

La strada da seguire: il portale “Fatture e Corrispettivi”

Gli esercenti – ma anche i loro intermediari abilitati – accederanno alla propria area riservata del portale gestito dall’Agenzia. Qui troveranno uno spazio dedicato alla funzione di abbinamento tra strumenti di pagamento e certificatori. In teoria, l’operazione è piuttosto lineare: si registra il codice identificativo univoco del pos (o di qualunque altro terminale di riscossione) insieme al dato identificativo del registratore telematico. Contemporaneamente, occorre segnalare l’indirizzo della sede locale dove questi dispositivi operano.

La procedura, inoltre, agevola molto il contribuente. Il sistema espone automaticamente l’elenco degli strumenti di pagamento che risultano intestati al commerciante, informazioni che gli operatori finanziari hanno già comunicato preventivamente all’Amministrazione. Non serve perciò compilare manualmente lunghissimi dati anagrafici.

Coloro che gestiscono la memorizzazione dei corrispettivi attraverso la procedura telematica diretta dell’Agenzia – anziché mediante un registratore fisico – potranno realizzare l’associazione direttamente nell’interfaccia di quella stessa procedura, senza necessità di navigare in sezioni diverse del portale.

I tempi: una finestra di 45 giorni per chi è già operativo

L’Agenzia ha scelto un approccio graduale, consapevole che milioni di esercenti devono adeguarsi. Per quanti hanno già un pos attivo al 1° gennaio 2026 – oppure lo attivano tra il 1° e il 31 gennaio – è stato concesso un periodo di 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio web per completare la registrazione dell’associazione.

Qui sorge una questione importante: quando esattamente sarà disponibile quel servizio? L’Agenzia ha promesso di comunicarlo tramite avviso pubblicato sul proprio sito nei primissimi giorni di marzo 2026. Significa che, orientativamente, i 45 giorni scatteranno all’inizio della primavera. Sarà opportuno monitorare costantemente il portale dell’Agenzia per non lasciarsi sfuggire la data esatta.

A regime, la situazione cambia. Quando un commerciante attiva un nuovo pos dopo il 31 gennaio 2026, oppure modifica l’associazione di uno strumento già censito, la registrazione deve avvenire con modalità diverse.

La regola generale: sesto giorno del secondo mese

Qui le disposizioni diventano leggermente più rigide, anche se calcolate con ragionevolezza. Per ogni nuova attivazione o modifica, il collegamento dovrà essere registrato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento di pagamento. Restando entro l’ultimo giorno lavorativo di quello stesso mese.

Un esempio rende tutto più chiaro. Supponiamo che un negoziante attibi un pos completamente nuovo il 10 marzo 2026. Il secondo mese successivo a questa data sarebbe maggio. Il sesto giorno di maggio è il 6 maggio. Dunque, l’associazione tra il nuovo pos e il registratore telematico deve essere registrata a partire dal 6 maggio e comunque non oltre il 31 maggio (che nel 2026 è lunedì, quindi un giorno lavorativo).

Una precisazione importante: il sabato, per questa norma, non è considerato giorno lavorativo. Se il mese termina di sabato, il termine scatta al venerdì precedente. Tuttavia, il provvedimento chiarisce che nessuna registrazione effettuata entro l’ultimo giorno del mese sarà mai considerata tardiva, anche se formalmente cade fuori dalle finestre previste.

La memorizzazione puntuale dei dati

Insieme all’associazione logica tra pos e registratore, occorre affrontare un secondo aspetto: come e quando registrare i dati veri e propri relativi ai pagamenti ricevuti.

La norma impone una memorizzazione puntuale nel momento esatto in cui l’operazione di vendita viene registrata mediante il certificatore. Nel documento commerciale – che sia uno scontrino, una ricevuta, una fattura – devono comparire chiaramente le forme di pagamento utilizzate e gli importi relativi a ciascuna. Se il cliente ha pagato 50 euro con carta e il resto in contanti, questo deve risultare esplicitamente.

I dati così registrati vengono trasmessi quotidianamente all’Agenzia delle Entrate in forma aggregata, secondo le specifiche tecniche già previste per i registratori telematici ordinari. Non è un nuovo adempimento, ma un raffinamento di quello che già esiste.

Tabella sintetica dei termini operativi

Chi può fare le operazioni: anche tramite intermediari

La registrazione dell’associazione non deve necessariamente essere effettuata direttamente dal titolare dell’attività. La normativa consente di delegare il compito a un soggetto intermedio – commercialista, consulente, associazione commerciale – purché disponga della delega al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” presente nel portale. Un accorgimento che riduce il carico amministrativo, specialmente per chi gestisce più punti vendita.

Questo meccanismo di delega, peraltro, è già consolidato per altri adempimenti telematici verso l’Agenzia. Chi ha già un rapporto fiduciario con un professionista può semplicemente informarlo della novità e affidargli il compito. È importante però comunicare tempestivamente i dati necessari – numero seriale del pos, indirizzo della sede, etc. – affinché non si perdano i termini.

La trasmissione quotidiana al Fisco

Una volta memorizzati all’interno del certificatore, i dati relativi ai pagamenti vengono inviati ogni giorno all’Agenzia in forma sintetica. Non si tratta di un riepilogo “movimento per movimento”, ma di un consolidamento giornaliero: quanti euro sono entrati via carta, quanti in contanti, quanti tramite assegni o altre modalità.

Questo approccio aggregato riduce il volume di trasmissioni e alleggerisce i sistemi informativi, ma mantiene comunque la capacità dell’Amministrazione di tracciare il flusso totale di cassa dell’esercente. La logica sottostante è intuitiva: associando il pos al registratore e memorizzando ogni operazione nel momento in cui viene registrata fiscalmente, il Fisco dispone di una visione integrata e in tempo reale dei movimenti finanziari.

Protezione dei dati e conformità GDPR

Il provvedimento contiene anche sezioni dedicate al trattamento dei dati personali, in linea con il Regolamento UE 2016/679. L’Agenzia assume il ruolo di titolare del trattamento. I dati acquisiti sono memorizzati nei sistemi dell’Anagrafe tributaria e gestiti da personale autorizzato, le cui operazioni vengono puntualmente tracciate.

La base giuridica del trattamento risiede negli articoli 74 e 77 della legge di bilancio, i quali sanciscono questo obbligo come compito di interesse pubblico. Viene effettuata una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) secondo le prescrizioni europee. L’Agenzia si avvale della società Sogei per la gestione tecnica dell’infrastruttura, designata come “responsabile del trattamento”.

Aspetti critici e considerazioni pratiche

Nella pratica applicativa, alcuni nodi rimangono da sciogliere. Innanzitutto, l’effettiva disponibilità della procedura web. Il primo marzo 2026 è ancora lontano. Molti commercianti potrebbero non rendersi conto che entro maggio o giugno dovranno completare l’associazione. Una comunicazione capillare da parte dell’Agenzia, tramite i canali abituali e magari tramite le associazioni di categoria, sarà fondamentale.

In secondo luogo, vi è il tema della convivenza tra vecchi e nuovi sistemi. Non tutti gli esercenti operano con registratori telematici di ultimissima generazione. Chi utilizza sistemi più datati, o che si affida alla procedura web dell’Agenzia per la memorizzazione, dovrà seguire percorsi leggermente diversi – sebbene sempre tramite il medesimo portale. Questa differenziazione va conosciuta per tempo.

Un terzo aspetto riguarda la gestione di più unità locali. Un esercente con tre negozi dovrà associare i pos di ciascun punto vendita al registratore del medesimo punto. L’indirizzo della sede locales è obbligatorio proprio per questo: consentire al Fisco di verificare la corrispondenza geografica tra strumento di pagamento e certificatore, evitando – ad esempio – che un pos ubicato in una filiale sia collegato al registratore di un’altra.

Il contesto normativo: perché questa integrazione

Vale la pena tornare al “perché” di una misura così strutturale. La legge di bilancio 2025 ha inteso colmare una lacuna: precedentemente, era tecnicamente possibile che un commerciante registrasse un corrispettivo mediante il registratore telematico riportando una forma di pagamento (ad esempio, “carta di credito”) senza che il pagamento elettronico fosse effettivamente tracciato o coincidesse temporalmente. Oppure viceversa: incassare denaro via pos senza registrarlo immediatamente nella cassa.

L’obbligo di collegamento e integrazione impedisce queste distonie. Quando un cliente paga, l’evento deve essere contemporaneamente registrato tanto nel sistema di riscossione quanto nello strumento di certificazione fiscale. È una convergenza logica che irrigidisce il controllo e rende più complesso contabilizzare in modo difforme tra i due sistemi.

Timeline di implementazione definitiva

Ecco, in sintesi, le date-chiave che ogni esercente dovrebbe annotare:

1° gennaio 2026: obbligo entra in vigore. Chiunque utilizzi pagamenti elettronici deve garantire l’integrazione con il registratore.

Febbraio-marzo 2026: il servizio web sarà reso disponibile. L’Agenzia comunicherà il giorno esatto tramite avviso sul proprio sito.

Maggio 2026: termine massimo per quanti avevano pos attivi a gennaio (45 giorni dalla disponibilità).

Da giugno 2026 in poi: applicazione della regola generale (sesto giorno del secondo mese per ogni nuova attivazione o modifica).

Un calendario fitto, che però lascia margini ragionevoli per adeguarsi. L’importante è non sottovalutare i tempi e avviare le verifiche in anticipo con i propri fornitori di pos e con i professionisti che eventualmente gestiscono gli adempimenti tributari.

Considerazioni finali: un passo verso la tracciabilità totale

Questo passaggio rappresenta un ulteriore tassello nel mosaico della lotta all’evasione fiscale. Non è la soluzione definitiva – e probabilmente non esiste – ma è un meccanismo efficace per eliminare zone grigie nei flussi di cassa dei commercianti, professionisti e prestatori di servizi.

Chi è già abituato a operare in trasparenza troverà nell’adempimento poco più di una formalità amministrativa. Chi invece ha mantenuto margini di opacità dovrà necessariamente adeguarsi. In ogni caso, il 1° gennaio 2026 segna un cambio di passo significativo: da quel giorno, niente potrà più sfuggire alla sovrapposizione tra ciò che entra per via elettronica e ciò che il registratore certifica.