Dal 1° gennaio 2026 prende il via una delle novità fiscali più discusse degli ultimi mesi: l’obbligo di integrare gli strumenti di pagamento elettronico con i registratori telematici. Una misura che sulla carta sembrava destinata a complicare parecchio la vita agli esercenti, soprattutto alle piccole attività. E invece – e qui la sorpresa è genuina – l’Agenzia delle Entrate ha scelto una strada pragmatica. Niente cavi da tirare tra POS e registratore, niente interventi hardware, niente aggiornamenti complicati dei gestionali. Il tutto si risolve online, con un paio di click. O quasi.

Secondo quanto stabilito dal provvedimento del 31 ottobre 2025 (protocollo numero 424470), firmato dal direttore dell’Agenzia dopo un confronto serrato con le associazioni di categoria, la soluzione adottata punta tutto sul digitale. Un collegamento “logico”, come lo definiscono nei documenti ufficiali, che significa che POS e registratore telematico si parlano attraverso una piattaforma web, senza bisogno di toccare fisicamente nessuno dei due dispositivi. Per chi temeva costi aggiuntivi e settimane di lavoro per mettere a posto i propri sistemi, diciamo che è andata meglio delle aspettative.

Come funziona il collegamento online tra dispositivi

Il meccanismo è più semplice di quanto si potesse immaginare. L’esercente – o chi per lui, magari il commercialista o un intermediario abilitato – deve entrare nella propria area riservata sul portale dell’Agenzia delle Entrate. Una volta dentro, trova il servizio dedicato (che sarà disponibile dall’inizio di marzo, con data precisa da comunicare) e lì deve associare la matricola del registratore telematico, quello che è già censito da tempo nell’Anagrafe tributaria, con i dati identificativi dei POS che utilizza nel punto vendita.

Il bello è che non bisogna nemmeno inserire tutto a mano. Il sistema mostra automaticamente l’elenco completo dei terminali di pagamento di cui l’esercente risulta titolare, quelli che le banche e gli altri operatori finanziari hanno già comunicato preventivamente alle Entrate. Quindi si tratta più che altro di verificare che sia tutto giusto e di confermare l’abbinamento. Nel caso qualcuno non usi un registratore fisico ma invii i corrispettivi direttamente tramite la procedura web delle Entrate, il collegamento si fa ancora più rapidamente: tutto avviene dentro la stessa interfaccia dove già si trasmettono i dati giornalieri.

Le scadenze previste dalla normativa fiscale

Il calendario è articolato ma non impossibile. Chi ha già i POS operativi al 1° gennaio 2026 avrà 45 giorni di tempo dalla messa online del servizio per completare la registrazione. Siccome il portale dovrebbe essere attivo nei primi giorni di marzo, si parla di una finestra che arriva più o meno a metà aprile. Non proprio una passeggiata se si hanno tanti dispositivi da abbinare, ma nemmeno una corsa contro il tempo.

Per chi invece attiva un nuovo terminale dopo il 1° gennaio, oppure sostituisce quello vecchio, la regola cambia leggermente. La registrazione va fatta dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data in cui il POS è diventato operativo, e va conclusa entro l’ultimo giorno lavorativo di quel mese. Facciamo un esempio concreto: se un bar apre un nuovo POS il 1° marzo 2026, il collegamento con il registratore va registrato tra il 6 maggio e il 31 maggio 2026 (considerando che il sabato conta come non lavorativo).

Cosa prevede la legge di Bilancio 2025

L’obbligo nasce dall’articolo 1, commi 74 e 77, della legge 207 del 2024, quella che comunemente chiamiamo Bilancio 2025. La norma dice in sostanza che lo strumento attraverso cui si accettano i pagamenti – che sia un lettore fisico per carte, un’app come Satispay o qualunque altro sistema elettronico – deve risultare collegato allo strumento con cui vengono registrati i corrispettivi. L’idea di fondo è garantire coerenza tra quello che viene effettivamente incassato tramite POS e quello che poi finisce certificato negli scontrini telematici.

Quando la bozza del provvedimento è circolata per la prima volta, tra le società di software e gli operatori del settore è partito un certo allarme. Si temeva l’obbligo di creare un ponte fisico tra i due apparecchi, con tutte le conseguenze del caso: nuovi costi per l’hardware, modifiche ai programmi che gestiscono la contabilità, tempi lunghi per gli adeguamenti. AssoSoftware, l’associazione che riunisce le principali aziende del settore, aveva sollevato più di una preoccupazione. Alla fine però si è trovata una via d’uscita ragionevole.

I vantaggi pratici per commercianti ed esercenti

La soluzione digitale adottata dall’Agenzia ha diversi vantaggi concreti. Il primo è che non si deve comprare nulla di nuovo. Il POS che uno ha già, quello che magari ha comprato due anni fa e funziona perfettamente, va benissimo. Stesso discorso per il registratore telematico. Zero euro di investimento aggiuntivo per l’hardware, almeno nella stragrande maggioranza dei casi.

Il secondo aspetto positivo riguarda i gestionali contabili. Questi software sono già da anni abituati a prelevare dall’area riservata del contribuente i dati dei corrispettivi giornalieri, quelli che vengono trasmessi in forma aggregata dai registratori. E continuano a farlo esattamente come prima. Non c’è bisogno di modificare nulla nei programmi, non servono aggiornamenti costosi o interventi di tecnici specializzati. I gestionali recuperano i dati, li contabilizzano in automatico, fine della storia.

Certo, qualcuno potrebbe obiettare che si aggiunge comunque un adempimento. Ed è vero. Ma si tratta di un’operazione una tantum, o al massimo da ripetere quando si cambia POS o registratore. Non è un obbligo quotidiano, non richiede personale dedicato. Anzi, secondo quanto prevede il provvedimento delle Entrate, si può tranquillamente delegare tutto a un intermediario: il commercialista, un consulente fiscale, il rivenditore autorizzato. Chi è abilitato al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” può fare tutto per conto dell’esercente.

Memorizzazione dati e trasmissione telematica

Sul fronte tecnico, il registratore continua a fare quello che fa da sempre: memorizza i corrispettivi in modo puntuale, li trasmette in forma aggregata. La differenza è che adesso, insieme ai totali giornalieri, vengono incluse anche le informazioni sui pagamenti elettronici. Niente di trascendentale: si aggiunge l’importo incassato via carta o app e la forma di pagamento utilizzata. Il documento commerciale – lo scontrino per intenderci – deve riportare questi dettagli: quanto è stato pagato con quale metodo.

La trasmissione avviene con le stesse modalità già collaudate negli anni precedenti. Gli operatori finanziari, cioè le banche e le società che gestiscono i POS, comunicano all’Agenzia i dati delle transazioni. L’Agenzia a sua volta incrocia queste informazioni con i corrispettivi che arrivano dai registratori. Se tutto quadra, nessun problema. Se emergono incongruenze rilevanti, scattano i controlli. È il principio della tracciabilità applicato in modo sistematico.

Gli impatti sul lavoro delle software house

Per le aziende che sviluppano software gestionali, questa normativa ha rappresentato un momento di tensione seguito da un certo sollievo. La preoccupazione iniziale, quella di dover riprogettare interi moduli di gestione dei corrispettivi, si è rivelata infondata. I programmi che già recuperano automaticamente i dati dall’area riservata del contribuente possono continuare a farlo senza problemi. Non cambia il formato dei file trasmessi, non cambiano le modalità di acquisizione.

Certo, alcune software house stanno comunque rilasciando aggiornamenti informativi per i propri clienti. Guide operative, tutorial, assistenza dedicata per chi ha difficoltà a orientarsi nella nuova procedura online. Ma si tratta di supporto, non di interventi tecnici sostanziali sui prodotti. La struttura portante rimane quella consolidata negli ultimi anni. E questo, per un mercato che ha già dovuto digerire parecchie novità negli ultimi tempi – dalla fatturazione elettronica ai corrispettivi telematici – è una notizia non da poco.

Collegamento POS registratore telematico: niente panico

Qualche piccola complicazione resta, ovvio. Per chi gestisce più punti vendita con diversi registratori e vari POS, la fase di registrazione iniziale richiede un minimo di organizzazione. Bisogna censire tutti i dispositivi, verificare che gli identificativi siano corretti, associare ogni terminale al registratore giusto. Se uno ha cinque negozi con tre POS ciascuno, sono quindici abbinamenti da fare. Non una tragedia, ma nemmeno cinque minuti di lavoro.

Poi c’è la questione della gestione nel tempo. Quando si guasta un POS e va sostituito, bisogna ricordarsi di aggiornare il collegamento logico sul portale delle Entrate. Stesso discorso se si cambia fornitore del servizio di pagamento, se si aggiunge un nuovo dispositivo o se ne viene dismesso uno vecchio. Il sistema deve sempre rispecchiare la situazione reale del punto vendita. Una dimenticanza può portare a incongruenze nei dati trasmessi, e quindi a possibili contestazioni in caso di controllo.

Sanzioni e aspetti da tenere d’occhio

Sulla carta, la normativa prevede sanzioni per chi non rispetta l’obbligo di collegamento o per chi omette la trasmissione dei dati sui pagamenti elettronici. Le cifre possono essere significative, anche se nel provvedimento di ottobre non si entra troppo nel dettaglio delle penalità specifiche. Quello che è chiaro è che l’Amministrazione finanziaria disporrà di uno strumento in più per incrociare i flussi di denaro e verificare la coerenza tra incassi effettivi e corrispettivi dichiarati.

Per questo motivo conviene mettersi in regola per tempo, senza aspettare l’ultimo giorno disponibile. I 45 giorni previsti per chi ha già i POS attivi possono sembrare tanti, ma se si considera che ci sono le ferie di Pasqua di mezzo, che magari il commercialista è oberato di altri adempimenti, che la piattaforma online potrebbe avere qualche intoppo nelle prime settimane di utilizzo… beh, meglio non ridursi all’ultimo secondo. La prudenza, in questi casi, è un investimento che ripaga.