Verifiche più stringenti e presunzioni sempre più robuste a carico degli imprenditori che conservano documentazione parallela. L’ordinanza 234/2026 della Cassazione consolida un filone giurisprudenziale che ribalta l’onere probatorio: ora tocca al contribuente dimostrare l’estraneità dei dati.
La giurisprudenza punta sugli indizi sostanziali
Quando gli ispettori trovano agende, taccuini o file Excel non ufficiali durante un accesso, non è più possibile liquidarli come semplici promemoria. La Suprema Corte ha confermato, ancora una volta con pronuncia del 5 gennaio 2026, che qualunque supporto – anche se del tutto privo di valore contabile formale – acquista rilevanza probatoria se contiene informazioni economicamente significative. Non serve che rispetti criteri di completezza o sistematicità previsti per la contabilità ordinaria. Conta invece la sostanza: se un documento riporta cifre, movimenti finanziari o dati riconducibili all’attività d’impresa, diventa utilizzabile dall’Agenzia delle Entrate come base per ricostruire ricavi non dichiarati.
La pronuncia si inserisce in un orientamento consolidato: nella prassi applicativa l’Amministrazione finanziaria ha sempre privilegiato la realtà economica rispetto alla forma giuridica. Quello che prima appariva come un appunto personale senza conseguenze fiscali, oggi può trasformarsi in un elemento decisivo. I giudici precisano che rientrano nella definizione di scritture contabili tutti quei documenti che registrano, anche solo in forma numerica, operazioni d’impresa o rappresentano elementi patrimoniali. Dunque basta poco: un foglio con cifre accanto a nomi di clienti, una lista di incassi quotidiani, persino note manoscritte sullo smartphone.
I requisiti tecnici restano formalmente immutati
Secondo quanto disposto dall’articolo 39 del decreto presidenziale 600 del 1973, l’accertamento può fondarsi su presunzioni semplici a condizione che siano gravi, precise e concordanti. Nella pratica, però, la gravità viene riconosciuta quando le annotazioni hanno una certa consistenza: non devono essere necessariamente estese, ma devono risultare significative rispetto all’attività svolta. La precisione riguarda invece la determinatezza del dato, che deve essere sufficientemente chiaro per essere quantificato. Infine la concordanza implica che più elementi convergano nella medesima direzione, costruendo un quadro coerente.
Questo impianto teorico rimane valido, ma l’applicazione diventa via via più favorevole all’ente impositore. I giudici ritengono che la convergenza di pochi indizi ben documentati possa essere sufficiente. In molte sentenze recenti si legge che basta un solo documento extracontabile particolarmente dettagliato per giustificare una ricostruzione induttiva. La Cassazione ha ripetutamente affermato che l’indizio non è una prova debole di per sé, anzi può essere molto forte se presenta caratteristiche di attendibilità intrinseca.
L’inversione dell’onere probatorio colpisce i contribuenti
Una volta che l’Amministrazione acquisisce documentazione extracontabile con i requisiti richiesti, si verifica un ribaltamento decisivo. Spetta al contribuente fornire elementi concreti per smentire la ricostruzione proposta dall’Ufficio. Non bastano affermazioni generiche: dire che gli appunti non hanno valore o che si tratta di semplici ipotesi non porta da nessuna parte. Serve invece una dimostrazione puntuale, elemento per elemento, con riscontri documentali oggettivi.
Nella pratica questo significa che il contribuente deve dimostrare, per esempio, che quelle cifre si riferivano a preventivi mai concretizzati, oppure che erano calcoli teorici per valutare investimenti mai realizzati. Oppure ancora che quelle operazioni risultano già regolarmente contabilizzate altrove. La difesa tecnica deve quindi entrare nel merito delle singole voci: la contestazione deve essere chirurgica, non può limitarsi a negare l’attendibilità complessiva degli appunti.
Il meccanismo processuale è chiaro. Prima l’Ufficio presenta il materiale rinvenuto e spiega come lo ha interpretato. Poi il giudice tributario valuta se quegli elementi hanno i caratteri di gravità, precisione e concordanza. Solo se li ritiene sufficienti passa a esaminare le eventuali prove contrarie offerte dal contribuente. Ma qui sta il problema: trovare documentazione idonea a smontare una ricostruzione basata su appunti che – per loro natura – dovevano rimanere segreti diventa complicato. Come provare che un incasso annotato a matita non si è mai verificato, se non è transitato da nessuna parte?
La sostanza prevale sulla forma documentale
I giudici hanno motivato questa impostazione rigorosa osservando che sarebbe irragionevole pretendere ordine e completezza da una contabilità occulta. Se l’imprenditore voleva nascondere certi movimenti, è logico che non li abbia registrati in modo sistematico. Anzi, proprio il carattere frammentario e disorganico può confermare l’autenticità di quegli appunti, dimostrando che servivano a tenere traccia di operazioni destinate a rimanere fuori dai documenti ufficiali.
Questo ragionamento porta a conseguenze pratiche rilevanti. Ogni foglio presente in azienda, ogni file salvato su un computer aziendale, anche se ritenuto personale dall’imprenditore, può essere acquisito durante un accesso e utilizzato come prova. La natura privata o informale non costituisce più una barriera. Se contiene dati economicamente significativi, diventa fiscalmente rilevante.
Casistica concreta e difese possibili
Facciamo un esempio pratico. Durante una verifica vengono trovati alcuni fogli con nomi di clienti e importi scritti a penna. L’Ufficio sostiene che si tratta di vendite non fatturate. Il contribuente può difendersi dimostrando che quei nominativi corrispondono a persone che hanno ricevuto preventivi, ma non hanno mai concluso l’acquisto. Per farlo deve produrre email, comunicazioni, testimonianze che attestino l’assenza di rapporti commerciali effettivi. Oppure può provare che alcune di quelle operazioni sono già state regolarmente fatturate, magari con importi diversi o in date differenti.
Altro scenario: viene rinvenuto un file Excel con un prospetto mensile di incassi. L’Amministrazione calcola la differenza rispetto ai ricavi dichiarati e recupera l’imposta. Qui la difesa potrebbe dimostrare che quel foglio conteneva simulazioni per valutare l’andamento dell’attività, non operazioni reali. Serviranno però elementi oggettivi: magari la presenza di cifre palesemente irrealistiche, oppure annotazioni esplicite che chiariscano la natura ipotetica dei calcoli. Senza riscontri concreti, la parola del contribuente vale poco.
Negli ultimi anni si sono verificati casi particolari. Alcune sentenze hanno riconosciuto valide le difese basate su errori materiali: per esempio, quando l’Ufficio aveva interpretato male le annotazioni, attribuendo all’imprenditore operazioni che in realtà riguardavano altre società del gruppo. Oppure quando le cifre annotate si riferivano a incassi lordi, mentre nella ricostruzione fiscale venivano considerate come ricavi netti, generando un’evidente duplicazione. Ma anche in questi casi la prova contraria doveva essere precisa e documentata.
Gli strumenti digitali non sfuggono al controllo
La digitalizzazione ha moltiplicato le tracce disponibili. File di testo, fogli di calcolo, email archiviate, messaggi su piattaforme aziendali: tutto può essere acquisito. La Cassazione ha chiarito che la nozione di documentazione contabile comprende qualsiasi supporto, sia cartaceo che informatico. Quindi un documento Word con appunti sui margini operativi, un foglio Google condiviso con i dipendenti, persino note salvate su applicazioni di messaggistica possono acquisire valore probatorio.
La facilità con cui si creano documenti digitali aumenta il rischio. Basta una mail in cui si discute di “operazioni fuori fattura” o un messaggio che accenna a “incassi non registrati” per fornire un indizio utilizzabile. Spesso questi elementi vengono sottovalutati dall’imprenditore, che li considera comunicazioni interne senza conseguenze esterne. Ma una volta acquisiti durante una verifica, diventano parte del quadro probatorio complessivo.
Strategie preventive e comportamenti aziendali
Di fronte a questo scenario, le imprese devono adottare comportamenti prudenti. Ogni annotazione, anche se considerata temporanea o personale, dovrebbe essere gestita con attenzione. Se un imprenditore vuole tenere traccia di ipotesi di sviluppo, calcoli previsionali o simulazioni economiche, deve farlo in modo che risulti chiaro il carattere non definitivo di quei dati. Inserire note esplicite, indicare la data e la finalità dell’appunto, conservare la corrispondenza che attesta la natura ipotetica delle cifre.
Eliminare semplicemente i documenti non è una soluzione. Anzi può aggravare la posizione, perché l’eventuale cancellazione di file durante o dopo una verifica può essere interpretata come tentativo di occultamento. Meglio mantenere tutto, ma organizzato in modo da rendere chiara la distinzione tra dati ufficiali e materiale di lavoro interno.
Sul piano difensivo, quando viene contestata documentazione extracontabile, occorre reagire tempestivamente. Analizzare nel dettaglio cosa è stato trovato, ricostruire il contesto in cui quei documenti sono stati creati, cercare elementi che ne chiariscano il reale significato. Spesso può essere utile fornire una perizia di parte che dimostri eventuali errori interpretativi dell’Ufficio o che evidenzi incongruenze nella ricostruzione proposta.
Contabilità in nero: un terreno sempre più scivoloso
L’ordinanza 234 del 2026 si colloca in un filone giurisprudenziale ormai consolidato, ma rafforza ulteriormente la posizione dell’Amministrazione finanziaria. I confini tra appunto personale e prova fiscale diventano sempre più labili. Qualsiasi informazione numerica riferibile all’attività d’impresa può essere utilizzata, anche se priva di qualsiasi formalità contabile.
Questo approccio risponde a un’esigenza di contrasto all’evasione, ma comporta un onere difensivo molto gravoso per i contribuenti. Dimostrare che determinati appunti non rappresentano operazioni reali richiede spesso prove che per loro natura potrebbero non esistere. Se un’operazione non è mai avvenuta, come documentarne l’inesistenza? La questione rimane aperta e rappresenta uno dei nodi critici del sistema.
Nei prossimi mesi si attendono ulteriori pronunce che potrebbero precisare meglio i limiti di questa ricostruzione presuntiva. Per ora però il quadro è chiaro: conservare documentazione parallela, anche se informale, espone a rischi concreti. La contabilità in nero non è più soltanto un problema penale, ma diventa soprattutto una questione di accertamento fiscale con conseguenze economiche rilevanti. E l’onere di provare l’assenza di irregolarità ricade interamente sull’imprenditore.
