Il Tribunale di Milano, con decreto del 18 luglio 2024, ha stabilito che è legittima la revoca per giusta causa del sindaco che non adempie agli obblighi di vigilanza sugli assetti organizzativi, amministrativi e contabili della società. La pronuncia chiarisce che il sindaco che omette di segnalare criticità emergenti dal regolare scambio informativo con amministratori e revisori, o dalle ispezioni cui è tenuto ai sensi dell’articolo 2403-bis del codice civile, può essere rimosso dall’incarico secondo quanto previsto dall’articolo 2400 del codice civile.

Il quadro normativo dei doveri di vigilanza del sindaco

L’attività di controllo del collegio sindacale o del sindaco unico si caratterizza per un ampio raggio d’azione che abbraccia l’intera gestione societaria. L’articolo 2403 del codice civile assegna all’organo di controllo il compito di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e, con particolare attenzione, sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile. Quest’ultimo aspetto rappresenta un elemento cruciale nella prevenzione di irregolarità gestionali che potrebbero danneggiare la società e i terzi.

Per svolgere efficacemente questa funzione, il legislatore ha dotato l’organo di vigilanza di specifici poteri, articolati in diverse disposizioni normative:

1. L’articolo 2403-bis conferisce poteri ispettivi e di controllo, inclusa la facoltà di avvalersi di propri dipendenti e ausiliari e di richiedere informazioni agli amministratori
2. L’articolo 2406 prevede la possibilità di convocare gli organi sociali in caso di omissione o ritardo da parte degli amministratori, o quando emergano fatti censurabili di particolare gravità
3. L’articolo 2408 disciplina l’indagine sui fatti censurabili denunciati dai soci
4. L’articolo 2409 regola la denuncia al Tribunale in caso di fondato sospetto di gravi irregolarità amministrative

In questo sistema, il sindaco non è un mero osservatore passivo, ma un attore proattivo tenuto a raccogliere informazioni, analizzare l’operato gestionale e segnalare tempestivamente eventuali anomalie. Le sue valutazioni devono basarsi su dati raccolti dall’organo amministrativo, dalle funzioni di controllo interno, dall’organismo di vigilanza e dal soggetto incaricato della revisione legale.

Il caso esaminato dal Tribunale di Milano

La vicenda oggetto della pronuncia riguarda una società attiva nella produzione e commercializzazione di macchinari postali, interamente partecipata da altra società a sua volta controllata da una holding francese. La struttura di governance prevedeva un sindaco unico con i poteri ex articoli 2403 e seguenti del codice civile, affiancato da una società di revisione per il controllo contabile.

A seguito dell’emergere di anomalie contabili, la società aveva avviato un’indagine interna con l’ausilio di consulenti indipendenti, dalla quale erano emerse gravi irregolarità risalenti almeno al 2014. Le verifiche avevano rivelato un sistema di manipolazioni contabili finalizzate ad aumentare artificiosamente i ricavi attraverso:

• Contabilizzazione di contratti di leasing inesistenti o stipulati con clienti in procedura concorsuale
• Estensione o rinnovo indebito di contratti con clienti che avevano esercitato il recesso
• Omessa appostazione di accantonamenti per crediti di dubbia esigibilità
• Errata iscrizione di fatture da emettere e note di credito da ricevere

Queste operazioni erano riconducibili principalmente all’operato di un soggetto che aveva ricoperto il ruolo di procuratore dal 2006 al 2017 e successivamente di amministratore delegato fino al 2022, agendo senza adeguata supervisione né da parte degli altri membri del CdA, né del sindaco unico.

Alla luce di questi fatti, l’assemblea dei soci aveva deliberato la revoca per giusta causa del sindaco unico, contestandogli specificamente:

1. L’omessa vigilanza sui bilanci contenenti gravi irregolarità
2. La mancata supervisione degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili
3. L’assenza di regolari scambi informativi con amministratori e revisori
4. Il mancato esercizio dei poteri ispettivi anche dopo l’emersione delle criticità
5. La violazione dei requisiti di indipendenza per rapporti professionali con la società di revisione

La natura del procedimento di revoca ex articolo 2400 c.c.

Il Tribunale di Milano ha preliminarmente chiarito la natura del procedimento previsto dall’articolo 2400, comma 2, del codice civile. La procedura non ha natura contenziosa ma rientra nella volontaria giurisdizione, caratterizzata dall’assenza di una procedimentalizzazione espressa e dalla non idoneità dei provvedimenti conclusivi a produrre effetti di giudicato.

Di conseguenza, il ruolo del Tribunale non è quello di accertare nel merito la fondatezza delle singole contestazioni, quanto piuttosto di verificare:

• Il rispetto del contraddittorio, con la rituale convocazione del sindaco in assemblea
• La specificità delle contestazioni mosse, che devono essere dettagliate nella delibera
• La riconducibilità delle contestazioni a violazioni dei doveri legali del sindaco o a circostanze che minano il rapporto fiduciario
• La non pretestuosità delle motivazioni addotte

L’approvazione della delibera di revoca, peraltro, non implica alcun automatico riconoscimento di responsabilità del sindaco e non preclude eventuali impugnazioni. Si tratta di un vaglio preliminare sulla legittimità formale e sostanziale della delibera, non di un giudizio di responsabilità.

I principi enunciati dalla decisione sulla vigilanza degli assetti organizzativi

La pronuncia del Tribunale milanese riveste particolare interesse perché affronta specificamente il tema della vigilanza sugli assetti organizzativi, evidenziando come tale dovere implichi un controllo attivo e non meramente formale. Nel valutare la posizione del sindaco, il collegio ha richiamato importanti pronunce della Cassazione (n. 28357/2000, n. 18770/2019 e n. 24045/2021) che hanno progressivamente delineato i contorni della responsabilità sindacale.

Secondo questi principi, il sindaco non risponde automaticamente per ogni fatto dannoso in virtù della sua mera “posizione di garanzia”, ma è tenuto a esercitare concretamente l’intera gamma dei poteri ispettivi e impeditivi che la legge gli attribuisce. Il suo ruolo richiede:

• Un controllo penetrante mediante attività informative e valutative
• L’indipendenza critica dalle scelte dell’organo amministrativo
• La segnalazione tempestiva delle irregolarità agli amministratori e ai soci
• L’attivazione degli strumenti di reazione previsti dall’ordinamento

Nel caso specifico, il Tribunale ha ritenuto che le contestazioni mosse al sindaco unico integrassero una giusta causa di revoca, in quanto riferibili a concrete violazioni dei doveri di vigilanza e non apparissero pretestuose. In particolare, è stata valorizzata:

• L’omessa vigilanza sull’assetto organizzativo che aveva permesso le irregolarità contabili
• L’inerzia rispetto ai poteri di controllo ex articolo 2403-bis
• La mancanza di reazioni tempestive anche dopo l’emersione delle anomalie

Implicazioni pratiche per l’attività dei sindaci

La decisione del Tribunale di Milano evidenzia come l’inadeguata vigilanza sugli assetti organizzativi possa costituire giusta causa di revoca del sindaco, con rilevanti implicazioni per i professionisti che ricoprono tale incarico. Nel contesto attuale, caratterizzato da una crescente attenzione normativa verso l’adeguatezza degli assetti organizzativi (si pensi alle recenti modifiche del Codice della crisi), il ruolo dell’organo di controllo assume ulteriore centralità.

I sindaci sono chiamati a un approccio proattivo che comprende:

• Verificare la presenza di un adeguato sistema di procedure interne
• Controllare l’effettiva separazione di ruoli e responsabilità
• Monitorare l’esistenza di meccanismi di rilevazione tempestiva delle anomalie
• Accertare l’adeguatezza dei sistemi informativi aziendali

Risulta pertanto insufficiente un controllo meramente formale o limitato alla sola richiesta di chiarimenti agli amministratori. Come chiarito dalla Cassazione, il sindaco deve “spingere a pretendere” le azioni correttive necessarie, utilizzando tutti gli strumenti a sua disposizione, inclusi i reiterati inviti a desistere da attività dannose, la convocazione dell’assemblea, i solleciti alla revoca di delibere illegittime, fino alla denuncia al tribunale ex articolo 2409 o all’autorità giudiziaria penale.