Il decreto collegato al Piano nazionale di ripresa e resilienza elimina un adempimento che ormai stava stretto a imprese e cittadini. Secondo la bozza del provvedimento atteso in Consiglio dei ministri, sparisce l’obbligo di conservare per dieci anni gli scontrini rilasciati dai terminali per i pagamenti elettronici. Una novità che, stando alle carte preparatorie, riguarda esclusivamente le ricevute POS – quelle che attestano l’avvenuto pagamento con carta di credito, debito o prepagata – e non tocca invece fatture, scontrini fiscali o altri documenti con valenza tributaria.

La misura interviene su una previsione che affondava le radici nell’articolo 2220 del codice civile, norma pensata quando i pagamenti elettronici erano marginali e la carta rappresentava l’unica prova materiale di una transazione. Negli ultimi anni, però, la diffusione capillare del POS anche per importi minimi ha trasformato quell’obbligo in un fardello operativo. Per le piccole attività, in particolare, accumulare migliaia di scontrini cartacei da tenere per un decennio è diventato un peso organizzativo difficile da giustificare.

Cosa cambia per esercenti e consumatori

La relazione illustrativa che accompagna il testo normativo lo dice senza giri di parole: conservare le ricevute POS per dieci anni è un onere “non sempre di agevole assolvimento”. Chi gestisce un negozio, un ristorante o uno studio professionale sa bene cosa significhi, nella prassi, archiviare ogni singolo tagliando emesso dal terminale. Eppure, fino ad oggi, quella conservazione restava formalmente dovuta – anche se nella realtà quotidiana l’adempimento veniva spesso trascurato, proprio perché percepito come privo di senso.

Il decreto taglia alla radice questo problema. Le ricevute POS, precisa il provvedimento, non sono documenti contabili. Non servono per redigere il bilancio, non hanno rilevanza fiscale autonoma, non sostituiscono lo scontrino o la fattura. Rappresentano, più semplicemente, una attestazione materiale del fatto che il pagamento è avvenuto. Utile al momento della transazione, certo, ma non indispensabile ai fini civilistici o tributari una volta che l’operazione è stata registrata nei sistemi elettronici.

C’è un passaggio, nella relazione, che vale la pena sottolineare. Si parla di “mera prova di avvenuto pagamento”, formula che ridimensiona il valore giuridico di questi documenti. Non a caso, il legislatore ha ritenuto che l’onere di conservazione risultasse “oneroso e non strettamente necessario in relazione agli scopi per cui sono emesse”. Tradotto: se l’obiettivo è dimostrare che un pagamento è stato effettuato, esistono ormai tracciati digitali ben più affidabili della carta.

Ricevute POS e documenti fiscali: distinzioni operative

Bisogna evitare confusioni. Il decreto non cambia nulla per quanto riguarda fatture, scontrini fiscali, ricevute fiscali e tutti quei documenti che hanno rilevanza ai fini IVA o delle imposte dirette. Quelli restano intoccati, con i loro obblighi di conservazione e i loro termini di decadenza. La novità riguarda solo le ricevute rilasciate dai terminali POS, che rappresentano una categoria a sé.

Nella pratica, questo significa che un commerciante continuerà a dover conservare gli scontrini fiscali emessi dal registratore di cassa telematico. Ma potrà tranquillamente buttare – o meglio, smettere di accumulare – le ricevute POS che accompagnano il pagamento con carta. Due documenti diversi, due funzioni diverse, due destini normativi diversi.

Occorre notare, però, che l’eliminazione dell’obbligo di conservazione cartacea non elimina la tracciabilità dell’operazione. I flussi di pagamento restano registrati nei sistemi bancari e nei circuiti delle carte. L’Agenzia delle Entrate, in caso di controllo, può ricostruire i movimenti attraverso le evidenze elettroniche disponibili. La differenza sta solo nel fatto che non sarà più richiesto di presentare lo scontrino fisico del POS come prova documentale.

Uno sguardo pratico: come funzionava prima

Prima del decreto, la situazione era questa. Un esercente commerciale riceveva un pagamento con carta, il terminale emetteva due copie della ricevuta – una per il cliente, una per l’esercente – e quest’ultima finiva in un cassetto, in una scatola, in un raccoglitore. Col passare del tempo, quelle ricevute si accumulavano. E teoricamente dovevano essere conservate per dieci anni, esattamente come i libri contabili.

Chi lavorava sul serio con grandi volumi di transazioni elettroniche si trovava di fronte a scaffali pieni di scontrini POS, spesso sbiaditi, difficili da organizzare, impossibili da consultare in modo efficace. E tutto questo per documenti che, nella sostanza, non venivano quasi mai richiesti in sede di verifica fiscale o di contenzioso civilistico. Perché? Perché le informazioni rilevanti stavano altrove: nei registri, nelle fatture, nei movimenti bancari.

Il decreto prende atto di questa discrepanza tra norma e realtà. Come spesso accade nella prassi, le previsioni formali troppo distanti dalla pratica operativa finiscono per essere disattese. E quando questo avviene su larga scala, il legislatore ha due possibilità: inasprire i controlli oppure eliminare l’obbligo. In questo caso, si è scelta la seconda via.

Tracciabilità digitale e semplificazione normativa

La scelta di eliminare l’obbligo di conservazione delle ricevute POS si inserisce in un percorso più ampio di digitalizzazione e semplificazione. Il presupposto è che i pagamenti elettronici lascino comunque una traccia digitale, accessibile e verificabile. Banche, istituti di pagamento, gestori dei circuiti delle carte: tutti conservano i dati delle transazioni, con tempi e modalità definiti dalle norme di settore.

Questo significa che, anche senza la ricevuta cartacea, l’Amministrazione finanziaria mantiene la possibilità di ricostruire i flussi di cassa. Può incrociare i dati bancari con le registrazioni contabili, verificare la corrispondenza tra incassi dichiarati e movimenti effettivi, rilevare eventuali discrepanze. La semplificazione, quindi, non riduce il livello di controllo fiscale. Cambia solo il supporto della prova: da cartaceo a digitale.

C’è un aspetto, però, che la norma non affronta direttamente. In alcuni casi – contestazioni tra privati, disallineamenti tra documento fiscale e incasso, rapporti commerciali che finiscono male – la ricevuta POS poteva rappresentare un elemento di prova immediato e tangibile. Non era un documento contabile, d’accordo, ma restava comunque un fatto storico cristallizzato su carta. Eliminare l’obbligo di conservazione significa spostare l’intero peso probatorio sui tracciati elettronici e sui documenti fiscalmente rilevanti.

Piccole imprese e microattività: i principali beneficiari

La relazione illustrativa identifica nelle micro e piccole imprese i soggetti che trarranno maggior vantaggio dalla semplificazione. E il motivo è evidente. Un grande operatore commerciale ha strutture organizzative, sistemi di archiviazione digitale, personale dedicato alla gestione documentale. Per loro, conservare le ricevute POS era comunque un fastidio, ma non un problema insormontabile.

Per un piccolo commerciante, invece, la questione assumeva contorni diversi. Meno risorse, meno spazi, meno competenze tecniche. E magari centinaia di transazioni al giorno, ognuna con la sua ricevuta da teoricamente archiviare per un decennio. Il risultato pratico era che molti semplicemente non lo facevano, assumendosi il rischio di una contestazione che, nella realtà, non arrivava quasi mai.

Il decreto risolve questo disallineamento. Non perché cambi la sostanza dei controlli fiscali – quelli restano – ma perché elimina un passaggio formale che era diventato ridondante. Le informazioni rilevanti ai fini tributari stanno altrove: negli scontrini fiscali, nelle fatture, nei registri IVA, nelle dichiarazioni. La ricevuta POS non aggiungeva nulla a quel quadro informativo.

Possibili zone grigie e questioni aperte

Però, come spesso accade, le semplificazioni normative possono aprire zone grigie. La norma elimina l’obbligo di conservazione, ma non chiarisce esplicitamente cosa succede nei casi patologici. Immaginiamo una contestazione su un pagamento non riconosciuto dal cliente. Oppure un disallineamento tra l’importo incassato e quello registrato fiscalmente. O ancora, un rapporto commerciale che degenera in contenzioso civile.

In tutti questi casi, fino ad oggi, la ricevuta POS poteva essere prodotta come elemento di prova. Non era decisiva, certo, ma rappresentava comunque un riscontro materiale dell’operazione. Ora che l’obbligo di conservazione viene meno, quella possibilità scompare – almeno per chi sceglierà di non conservare più i tagliandi.

Resta ferma, ovviamente, la possibilità di ricostruire l’operazione attraverso gli estratti conto bancari o le registrazioni del circuito di pagamento. Ma si tratta di procedure più complesse, che richiedono tempo e collaborazione di terzi. La ricevuta cartacea aveva un vantaggio: era lì, disponibile, immediata. Forse inutile nel 95% dei casi, ma preziosa in quel 5% residuo dove serviva dimostrare qualcosa in fretta.

Il decreto, nella sua logica di semplificazione, liquida questo aspetto considerando le ricevute POS come “mera attestazione” priva di rilevanza contabile. E probabilmente ha ragione, dal punto di vista della razionalità normativa. Ma la prassi, come spesso accade, potrebbe rivelare situazioni in cui quella “mera attestazione” faceva comodo.

Il contesto normativo del decreto PNRR

La misura sulle ricevute POS si colloca all’interno di un provvedimento più ampio, finalizzato ad accelerare l’attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza entro la scadenza del 2026. Il decreto non si limita ai pagamenti elettronici, ma interviene su diversi fronti: dalla giustizia tributaria – con l’ampliamento delle competenze del giudice monocratico fino a 10.000 euro – agli obblighi di trasparenza sui contributi pubblici, dalla proroga degli incarichi dirigenziali della Struttura di missione PNRR fino alla liberalizzazione dei servizi ferroviari Intercity.

Sul fronte delle semplificazioni amministrative, accanto all’eliminazione dell’obbligo di conservazione delle ricevute POS, il decreto introduce la carta d’identità elettronica a vita per gli ultrasettantenni e apre alla possibilità di una tessera elettorale digitale. Sono misure che rispondono a una logica comune: ridurre adempimenti formali ritenuti superflui, puntare sulla digitalizzazione, alleggerire gli oneri burocratici senza compromettere l’efficacia dei controlli.

Nel caso specifico delle ricevute POS, la norma non fa altro che prendere atto di un’evoluzione tecnologica già in atto. I sistemi di pagamento elettronico sono ormai tracciati, registrati, verificabili in tempo reale. Continuare a imporre la conservazione cartacea significava mantenere in vita un residuo analogico in un ecosistema ormai completamente digitale.

Distinzione tra semplificazione e deregulation

Vale la pena sottolineare un punto. Eliminare l’obbligo di conservazione delle ricevute POS non significa deregolamentare i pagamenti elettronici. Le transazioni restano soggette a tutti gli obblighi fiscali previsti: registrazione nel corrispettivi, memorizzazione elettronica, trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dove previsto. Quello che viene meno è solo l’obbligo di tenere la copia cartacea del terminale.

Si tratta, in sostanza, di una semplificazione procedurale. Non cambia la sostanza degli obblighi tributari, non riduce la capacità di controllo dell’Amministrazione finanziaria, non introduce nuove esenzioni o franchigie. Semplicemente, riconosce che in un sistema ormai digitalizzato la carta non aggiunge valore informativo. Anzi, rischia di diventare un peso organizzativo senza contropartita in termini di efficacia.

La relazione illustrativa è esplicita su questo punto: l’obbligo di conservazione è “oneroso e non strettamente necessario”. Formula che ricorre spesso nelle norme di semplificazione e che sottende un giudizio di proporzionalità. L’onere imposto è sproporzionato rispetto al beneficio che se ne trae. E quando questo accade, il legislatore interviene per eliminare la sproporzione.

Quando entrerà in vigore la nuova disciplina

Il decreto è ancora in forma di bozza, atteso all’esame di uno dei prossimi Consigli dei ministri. Una volta approvato, seguirà l’iter ordinario dei decreti-legge: pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, entrata in vigore immediata, conversione parlamentare entro 60 giorni. Sarà in quella fase che il testo potrà subire modifiche, integrazioni, precisazioni.

Fino all’entrata in vigore effettiva, resta formalmente vigente l’obbligo di conservazione decennale previsto dall’articolo 2220 del codice civile. Anche se, come si diceva, nella pratica quotidiana molti operatori già non lo rispettavano, consapevoli che le verifiche fiscali non richiedono mai la produzione degli scontrini POS. Il decreto, in un certo senso, non fa altro che sanare una situazione di fatto, allineando la norma alla prassi.

Resta da vedere se il testo definitivo introdurrà qualche precisazione ulteriore. Per esempio, sulla possibilità di conservare comunque le ricevute POS su base volontaria, o sull’utilizzo dei tracciati elettronici come prova sostitutiva in caso di contestazioni. Sono aspetti che potrebbero emergere durante la discussione parlamentare, soprattutto se dovessero sorgere perplessità sulla tenuta probatoria del sistema in assenza di documentazione cartacea.

Il quadro finale: meno carta, più tracciabilità

In conclusione, la soppressione dell’obbligo di conservazione delle ricevute POS rappresenta un intervento di razionalizzazione normativa. Elimina un adempimento formale che era diventato anacronistico, senza toccare la sostanza dei controlli fiscali e senza ridurre la tracciabilità dei pagamenti elettronici. Per le piccole imprese e per i cittadini, significa un alleggerimento operativo non trascurabile. Per l’Amministrazione finanziaria, nessuna perdita di informazioni rilevanti ai fini tributari.

Però, va detto, il decreto risolve un problema operativo ma lascia aperta una questione concettuale. Spostare tutta la forza probatoria sui flussi elettronici e sui documenti fiscalmente rilevanti funziona finché tutto è lineare. Ma nei casi patologici – contestazioni sui pagamenti, disallineamenti tra incasso e documento fiscale, rapporti civilistici deteriorati – quella “mera attestazione” che oggi viene liquidata come inutile poteva rappresentare un appiglio immediato per dimostrare un fatto storico.

La norma non lo dice, ma la prassi probabilmente lo farà emergere. Come spesso accade, sarà la realtà operativa a testare la tenuta della semplificazione e a mostrare se esistono margini di miglioramento. Per ora, il segnale è chiaro: meno carta, più digitalizzazione, più fiducia nei sistemi elettronici. E, soprattutto, meno burocrazia inutile.