Ricevute POS: l’estratto conto le sostituisce solo a certe condizioni
Con l’articolo 8, comma 1, del D.L. 19/2026 (decreto PNRR), convertito dalla legge 50/2026, le ricevute cartacee rilasciate dai terminali POS possono essere rimpiazzate dalle comunicazioni e dalla documentazione che banche e intermediari finanziari trasmettono ai propri clienti, anche in digitale. Occorre tuttavia che il documento bancario riporti le informazioni sulle singole operazioni e che sia conservato secondo le modalità dell’articolo 2220 del codice civile. Non è sufficiente un estratto con saldi o movimenti aggregati. Resta invariata la conservazione di fatture, documenti commerciali e ricevute fiscali, e la novità va tenuta separata dall’obbligo di collegare il POS al registratore telematico, che in caso di violazione comporta una sanzione da 1.000 a 4.000 euro. Chi ha cambiato POS in agosto 2026 ha tempo per l’abbinamento fino al 30 ottobre 2026.
Cosa Cambia: Dalla carta al documento della banca
Secondo la norma, le comunicazioni inviate ai clienti e la documentazione fornita, anche in digitale, da banche e intermediari finanziari ai sensi dell’articolo 119 del Testo unico bancario (D.Lgs. 385/1993) possono essere impiegate in luogo delle ricevute cartacee rilasciate dai terminali abilitati al pagamento con carta di credito, di debito o prepagata, oppure con un’altra modalità digitale. Perché ciò valga, questi documenti devono riportare le informazioni sulle singole operazioni ed essere conservati nel rispetto dell’articolo 2220 del codice civile.
Il motivo è lineare. La ricevuta POS non è un documento contabile, bensì la prova di un pagamento. Come osserva la Relazione illustrativa, obbligare a custodirla su carta per dieci anni era un peso sproporzionato rispetto al suo scopo. Il decreto è in vigore dal 20 febbraio 2026 e la semplificazione interessa ogni pagamento elettronico, non solo quelli diretti alla pubblica amministrazione, come invece lasciava intendere il primo annuncio del Consiglio dei ministri. La legge di conversione è la n. 50/2026; le fonti consultate riportano date diverse per la sua adozione, perciò prima di citarla in un atto è bene riscontrare la data sulla Gazzetta Ufficiale.
Cambio di Rotta: Il superamento della circolare 14/E
Rispetto al passato la svolta è netta. Con la circolare 14/E del 2023 l’Agenzia delle Entrate aveva qualificato l’estratto conto come una possibile prova del sistema di pagamento tracciabile, in via «opzionale, residuale e non aggiuntiva», da utilizzare soltanto in assenza di altri riscontri. Ora, per effetto della norma, la documentazione bancaria è in grado di sostituire la ricevuta, purché siano rispettate le condizioni di legge. Nella pratica la differenza pesa: chi perde la ricevuta o non la ritira non deve più ripiegare su prove alternative, e può esibire la riga corrispondente dell’estratto.
Tre Condizioni: Quando la sostituzione è valida
Ad ogni modo, la sostituzione opera soltanto al ricorrere di tre condizioni.
| Condizione | Che cosa significa |
|---|---|
| Dettaglio delle singole operazioni | Il documento indica almeno data, importo e beneficiario di ogni pagamento; un estratto con saldi o movimenti aggregati non basta |
| Conservazione ex articolo 2220 c.c. | Dieci anni per chi tiene la contabilità; per i privati, fino alla scadenza del termine di accertamento |
| Regole sui documenti informatici | Un documento digitale deve assicurare integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità lungo l’intero periodo di conservazione |
L’indicazione di data, importo e beneficiario proviene dalla fonte come contenuto minimo, mentre la norma si esprime in termini più generici, parlando di informazioni sulle singole operazioni. Alcune sintesi chiariscono che occorre una lista analitica dei movimenti e che il contribuente, prima di buttare la carta, dovrebbe accertarsi che la banca offra questo grado di dettaglio. Quanto alla durata, qualche commento rileva che l’articolo 2220 potrebbe risultare di difficile applicazione se il documento serve in un giudizio o in un accertamento ancora aperto: in tali ipotesi è prudente non distruggere nulla finché dura il contenzioso.
Cosa non cambia
Gli obblighi di conservazione di documenti commerciali, fatture e ricevute fiscali restano fermi: la ricevuta POS è cosa diversa, e rimane in ogni caso un documento fiscale che attesta la vendita o la prestazione. Inoltre, quando il documento di spesa indica già il mezzo di pagamento tracciabile, ai fini delle detrazioni non occorrono né la ricevuta POS né l’estratto conto.
Casi Concreti: Detrazioni e deduzioni
Il primo caso riguarda un privato. Nel 2026 il signor Rossi sostiene spese veterinarie per 500 euro pagando con carta di credito, e riceve un documento di spesa privo dell’indicazione del mezzo di pagamento. La carta è a saldo mensile cumulativo sul conto corrente. Qui l’estratto del conto corrente non basta, dato che mostra un solo addebito complessivo. Oltre al documento della prestazione, il signor Rossi deve quindi conservare l’estratto conto della carta, nel quale compare il singolo pagamento al veterinario. Solo una volta ottenuto questo documento si può eliminare la ricevuta POS.
Il secondo caso coinvolge un’impresa. Alfa S.r.l. paga con carta aziendale vitto e alloggio per la trasferta in Italia di un dipendente. Poiché la deducibilità dipende dalla tracciabilità del pagamento, la documentazione bancaria che individua i singoli pagamenti funge da supporto alla contabilità: va acquisita e archiviata assieme ai giustificativi di spesa, nel rispetto dell’articolo 2220 del codice civile.
| Situazione | Documento utile | Ricevuta POS |
|---|---|---|
| Fattura o scontrino che indica già il pagamento tracciabile | Il documento di spesa stesso | Non necessaria |
| Carta di credito con addebito mensile cumulativo | Estratto conto della carta con il singolo pagamento | Eliminabile solo dopo averlo acquisito |
| Carta di debito con addebito immediato in conto corrente | Estratto del conto con il dettaglio dell’operazione | Eliminabile se il dettaglio c’è |
| Estratto con soli saldi o totali | Insufficiente | Da conservare o da integrare |
Archivio Digitale: Come conservare l’estratto
Per chi opta per il digitale, resta da risolvere il tema dell’archiviazione del file. Un estratto conto scaricato dall’home banking e dimenticato in una cartella del computer non garantisce l’integrità: può essere alterato, smarrito o diventare illeggibile col passare del tempo. La norma richiama l’articolo 2220 del codice civile e, per i documenti informatici, le regole sulla conservazione, le quali pretendono integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità per tutto il periodo previsto. Per un’impresa ciò vuol dire far confluire gli estratti nel sistema di conservazione già adottato per fatture e registri, oppure in un archivio dotato di copie di sicurezza e data certa.
Anche sulla durata il tema è concreto. L’impresa conserva per dieci anni, al pari delle scritture contabili; il privato, stando alla fonte, fino alla scadenza del termine di accertamento della dichiarazione in cui ha indicato la detrazione. Conviene inoltre domandare alla banca, se possibile, di attivare l’invio degli estratti in formato analitico: il costo di una simile richiesta è irrisorio a fronte del rischio di non riuscire a provare un pagamento deducibile.
Altro Obbligo: Il collegamento tra POS e registratore telematico
La semplificazione delle ricevute non deve essere scambiata con l’obbligo, operativo dal 2026, di collegare i terminali POS ai registratori telematici. Tale obbligo deriva dall’articolo 1, commi 74 e 77, della legge 207/2024 e dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025, prot. n. 424470. L’abbinamento si esegue nel portale «Fatture e Corrispettivi», dal sesto giorno del secondo mese successivo all’attivazione o alla modifica del POS e fino all’ultimo giorno lavorativo del medesimo mese. Questi sono i due estremi della finestra operativa.
Ecco un esempio con le date. La Beta S.n.c., esercente al dettaglio, ha cambiato il POS ad agosto 2026. Il collegamento con il registratore telematico deve quindi essere registrato fra il 6 ottobre e venerdì 30 ottobre 2026, che è l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese seguente alla sostituzione.
Sanzioni per l’omesso collegamento
Chi omette il collegamento incorre nella sanzione amministrativa prevista dall’articolo 11, comma 5, del D.Lgs. 471/1997, da 1.000 a 4.000 euro. Nei casi contemplati dall’articolo 12 del medesimo decreto, può essere disposta pure la sospensione della licenza o dell’autorizzazione. Le due novità toccano materie differenti e vanno trattate separatamente: la prima rende più leggera la conservazione dei documenti, la seconda impone un adempimento sui dispositivi.
Piano Operativo: Cosa conviene fare adesso
Per professionisti e imprese le indicazioni pratiche sono poche e concrete. Prima di eliminare le ricevute cartacee, occorre verificare che la banca fornisca il dettaglio delle singole operazioni anche per le carte con addebito cumulativo. Va poi deciso dove archiviare l’estratto: in digitale, con un sistema che ne assicuri integrità e leggibilità nel tempo. La carta si tiene in azienda finché restano aperti un accertamento o un contenzioso. Per ogni nuovo terminale, infine, va controllata la data del collegamento con il registratore telematico, tenendo distinto l’adempimento dalla semplificazione.
Per i contribuenti privati valgono considerazioni analoghe, con una cautela ulteriore: ai fini delle detrazioni nel 730, chi decide di non tenere la ricevuta deve essere in grado di dimostrare il pagamento tracciabile con il documento bancario, conservandolo fino alla scadenza del termine di accertamento.
Studio Sabatino Pizzano