Costi per servizi (B7): cosa comprende la voce e come si deducono
La voce B7 del conto economico raccoglie una delle categorie di spesa più eterogenee del bilancio d’esercizio: dalle bollette telefoniche ai compensi degli amministratori, dalle provvigioni degli agenti alle spese di manutenzione, fino ai buoni pasto dei dipendenti. Si tratta dei costi per servizi, cioè di tutto ciò che deriva da un rapporto contrattuale con un fornitore esterno avente per oggetto una prestazione di fare, non di dare. La classificazione corretta di queste voci, e soprattutto il rispetto dei limiti di deducibilità fiscale che il TUIR impone a diverse tipologie di spesa, richiede attenzione perché gli errori più frequenti nei controlli dell’Agenzia delle Entrate nascono proprio da qui.
Cosa si intende per costi per servizi nella voce B7
Secondo lo schema di conto economico previsto dall’art. 2425 del codice civile, la voce B) 7) accoglie i costi per servizi connessi all’attività ordinaria dell’impresa. L’OIC 12 chiarisce che vi rientrano tutti i costi, certi o stimati, al netto di resi, sconti, abbuoni e premi, derivanti dall’acquisizione di servizi nell’esercizio dell’attività. L’elenco che il principio contabile fornisce è ampio e non esaustivo: energia elettrica, telefono e connettività, viaggi e soggiorni, lavorazioni e riparazioni eseguite da terzi, consulenze tecniche, legali, fiscali e commerciali, pubblicità, provvigioni e rimborsi spese ad agenti, servizi di vigilanza e pulizia, royalties diverse da quelle rilevabili nella voce B8, compensi ad amministratori, sindaci e revisori.
Rientrano nei costi per servizi anche prestazioni che riguardano indirettamente il personale ma che non vanno confuse con la voce B9: i costi per mense gestite da terzi, i buoni pasto, i corsi di aggiornamento professionale dei dipendenti e le spese di vitto e alloggio per le trasferte. Vi si trovano infine i costi per i servizi bancari diversi dagli oneri finanziari veri e propri, come il noleggio di cassette di sicurezza o la custodia titoli.
Il principio di competenza e la correlazione con i ricavi
Ai sensi dell’art. 2423-bis c.c., i costi devono essere imputati all’esercizio in cui sono maturati, indipendentemente dal momento del pagamento. Un’impresa è quindi tenuta a rilevare tutte le prestazioni di servizi ricevute entro il 31 dicembre, comprese quelle per cui non ha ancora ricevuto fattura, iscrivendo in contropartita un debito per fatture da ricevere. L’OIC 11 aggiunge un secondo criterio, quello della correlazione: ai ricavi dell’esercizio vanno contrapposti i costi, certi o presunti, che li hanno generati, secondo un nesso di causa ed effetto.
Questo principio diventa decisivo, ad esempio, per le provvigioni degli agenti: la deduzione del costo segue l’esercizio in cui si registrano i ricavi correlati, non il momento della fatturazione da parte dell’intermediario. Secondo quanto previsto dall’art. 2425-bis c.c., inoltre, i costi vanno iscritti al netto di sconti, abbuoni e premi e, se relativi a operazioni in valuta estera, al cambio del giorno in cui l’operazione è stata compiuta o, in mancanza, al cambio del giorno di emissione della fattura.
Le spese di manutenzione: ordinaria e straordinaria
Le spese di manutenzione, riparazione, ammodernamento e trasformazione si dividono in due categorie con trattamento contabile opposto. Quelle ordinarie servono a mantenere i beni in buono stato di funzionamento (pulizia, verniciatura, sostituzione di parti usurate) e restano interamente imputate a conto economico: nella voce B7 se eseguite da terzi, nella voce B9 se eseguite da dipendenti, nella voce B6 se richiedono solo materiali di consumo.
Le manutenzioni straordinarie, invece, comportano un incremento significativo di produttività o di vita utile del bene e vanno capitalizzate. Se riguardano beni propri, confluiscono tra le immobilizzazioni materiali; se riguardano beni di terzi, si iscrivono tra le immobilizzazioni materiali quando dotate di autonoma funzionalità, oppure tra gli altri costi pluriennali (voce BI7 dello stato patrimoniale) quando non separabili dal bene altrui.
Il plafond fiscale del 5% e le eccedenze
Sotto il profilo tributario le spese di manutenzione ordinaria su beni propri sono deducibili nel limite del 5% del costo complessivo di tutti i beni materiali ammortizzabili risultanti dal registro dei cespiti all’inizio dell’esercizio. Per le imprese di nuova costituzione il calcolo, nel primo esercizio, si effettua sul costo dei beni esistente alla fine dell’anno. La parte eccedente il plafond non si perde: è deducibile in quote costanti nei cinque esercizi successivi, e va annotata separatamente nel registro dei beni ammortizzabili secondo l’anno di formazione.
Per alcuni settori la percentuale ordinaria del 5% è sostituita da coefficienti specifici, fissati con decreto ministeriale: il 25% per le imprese di autotrasporto conto terzi (D.M. 13 luglio 1981), il 15% per le industrie estrattive di minerali metalliferi e non metalliferi (D.M. 9 maggio 1989) e l’11% per le industrie manifatturiere metallurgiche e meccaniche (D.M. 13 ottobre 1994). Restano invece fuori dal plafond i compensi periodici dovuti contrattualmente a terzi per l’assistenza su determinati beni: sono deducibili per competenza secondo le regole ordinarie, a condizione che tale criterio sia mantenuto per l’intera durata del contratto.
Le spese di telefonia e trasmissione dati
Per i beni e servizi indispensabili al collegamento telefonico, ai sensi dell’art. 102, comma 9, del TUIR, la deducibilità è limitata all’80%. La limitazione riguarda centralini, fax, modem e router, mentre restano deducibili secondo le ordinarie regole di inerenza i computer e le apparecchiature multifunzione che non siano beni indispensabili per il collegamento, come chiarito dalla Risoluzione Agenzia delle Entrate 17 maggio 2007, n. 104/E. La stessa percentuale dell’80% si applica ai telefoni fissi, mentre i telefoni cellulari sono integralmente deducibili al 100%, salvo il caso particolare degli impianti di telefonia sui veicoli delle imprese di autotrasporto merci, limitato a un solo impianto per veicolo.
Compensi e rimborsi spese degli amministratori
Secondo quanto previsto dall’art. 2389 c.c., la remunerazione degli amministratori è stabilita all’atto della nomina o dall’assemblea, e può assumere la forma di compenso fisso, di partecipazione agli utili o di indennità di fine mandato. I compensi variabili legati agli utili non costituiscono un costo d’esercizio ma una modalità di destinazione del risultato economico, dedotta la quota da destinare a riserva legale.
Sul piano fiscale la deducibilità segue il criterio di cassa, ma con una particolarità nota come principio di cassa “allargato”: per gli amministratori privi di partita IVA, sono imputabili all’esercizio anche i compensi erogati entro il 12 gennaio dell’anno successivo, purché riferiti a prestazioni svolte nell’anno precedente. Questo meccanismo non si applica invece agli amministratori titolari di partita IVA che esercitano l’attività di amministratore nell’ambito della propria professione: per loro vale il criterio di cassa “stretto” dell’art. 54 del TUIR, e la deduzione in capo alla società matura comunque nell’anno di competenza contabile, con le necessarie variazioni in dichiarazione dei redditi.
Il trattamento di fine mandato degli amministratori
Le quote di indennità di fine mandato (TFM) maturate nell’esercizio costituiscono un costo di competenza, iscritto tra i fondi per trattamento di quiescenza e obblighi simili nella voce B1 del passivo patrimoniale. La deducibilità per competenza, tuttavia, è ammessa solo se il diritto all’indennità risulta da un atto di data certa anteriore all’inizio del rapporto di amministrazione, come richiede l’art. 17, comma 1, lettera c), del TUIR. In assenza di tale condizione, secondo la Risoluzione Agenzia delle Entrate 22 maggio 2008, n. 211/E, la deducibilità del TFM segue il criterio di cassa previsto dall’art. 95, comma 5, del TUIR, cioè nell’anno di effettiva erogazione. Le indennità di importo superiore a 1.000.000 di euro, per effetto dell’art. 24, comma 31, del D.L. 201/2011, scontano sempre la tassazione ordinaria in capo al percettore, senza possibilità di tassazione separata.
I compensi al collegio sindacale
Gli onorari per le verifiche periodiche e per la partecipazione alle riunioni dell’assemblea o del consiglio di amministrazione sono deducibili nell’esercizio in cui la prestazione è eseguita. Diverso è il caso degli onorari per il controllo del bilancio e per la redazione della relazione: trattandosi di attività che si svolgono necessariamente dopo la chiusura dell’esercizio, sono deducibili nell’esercizio successivo a quello cui il bilancio si riferisce, in coerenza con il principio di competenza.
Le provvigioni agli agenti e gli oneri connessi
Il rapporto con la rete di vendita genera in bilancio una serie di voci che vanno gestite con attenzione. Secondo l’OIC 12, la casa mandante rileva le provvigioni passive e i rimborsi spese agli agenti nella voce B7, individuando le competenze dell’esercizio a prescindere dal ritmo di fatturazione e di pagamento dell’agente. La Risoluzione Agenzia delle Entrate 12 luglio 2006, n. 91/E, e la Circolare Assonime 3 marzo 2006, n. 10, hanno chiarito che se la conclusione del contratto avviene in un esercizio diverso dalla consegna dei beni, la provvigione è di competenza dell’esercizio in cui si rilevano i ricavi correlati.
Alla cessazione del rapporto di agenzia possono emergere diverse indennità:
- il contributo al Fondo Indennità Risoluzione Rapporto (FIRR), che spetta sempre, indipendentemente dalla causa della cessazione;
- l’indennità suppletiva di clientela, dovuta ai sensi dell’art. 1751 c.c. quando l’agente ha procurato nuovi clienti o sviluppato sensibilmente gli affari, salvo i casi di inadempimento grave o di recesso non giustificato dell’agente; l’importo massimo è pari a un’indennità annua calcolata sulla media delle retribuzioni degli ultimi cinque anni;
- l’indennità di non concorrenza, prevista dall’art. 1751-bis c.c., che richiede forma scritta e la delimitazione dell’ambito territoriale, merceologico e soggettivo;
- l’indennità sostitutiva del preavviso, dovuta quando il contratto a tempo indeterminato si scioglie senza rispettare i termini previsti.
Gli accantonamenti a questi fondi sono deducibili nei limiti delle quote maturate nell’esercizio ai sensi dell’art. 105 del TUIR; la Circolare Agenzia delle Entrate 8 novembre 2013, n. 33/E, ha confermato che anche l’accantonamento per l’indennità suppletiva di clientela rientra tra le indennità di cessazione del rapporto di agenzia deducibili dalla casa mandante.
Provvigioni ad agenti non residenti
Quando l’agente opera in Italia tramite una stabile organizzazione, le provvigioni sono tassate nel nostro Paese e il committente italiano applica una ritenuta d’acconto del 23% calcolata sul 50% del compenso, ridotta al 20% se l’agente dichiara di avvalersi in modo continuativo di dipendenti o collaboratori. Se invece l’agente estero non dispone di stabile organizzazione, le provvigioni sono tassate esclusivamente nel Paese di residenza e il committente non deve operare alcuna ritenuta, purché acquisisca idonea documentazione sull’assenza di stabile organizzazione in Italia.
Pubblicità, propaganda e spese di rappresentanza
La distinzione tra pubblicità (rivolta alla generalità del pubblico per far conoscere un prodotto o un servizio) e propaganda (finalizzata a diffondere l’immagine dell’azienda) ha valore essenzialmente teorico: non comporta differenze sostanziali nel trattamento fiscale e civilistico. Entrambe sono deducibili nell’esercizio in cui sono sostenute. Diverso, invece, il trattamento delle spese di rappresentanza, deducibili secondo criteri di inerenza e congruità legati al volume dei ricavi, e gravate da un regime IVA indetraibile ai sensi dell’art. 19-bis1, lettera h), del D.P.R. 633/1972.
I costi per il sito internet aziendale
Il trattamento fiscale dei costi di realizzazione di un sito internet dipende dalla sua funzione. Un sito vetrina, con finalità puramente informativa, viene assimilato alle spese di rappresentanza: interamente deducibile nell’esercizio di sostenimento se inerente e congruo, ma con IVA indetraibile. Un sito con finalità pubblicitaria, che promuove attivamente prodotti e servizi, segue invece il regime delle spese di pubblicità: deducibile nell’esercizio, con IVA detraibile, e capitalizzabile solo in presenza dei requisiti previsti per i costi di impianto e ampliamento (carattere non ricorrente, aspettativa di ritorni economici duraturi, consenso del collegio sindacale se esistente), con ammortamento non superiore a cinque anni. I costi di gestione e manutenzione ordinaria del sito restano sempre spesati nell’esercizio in cui sono sostenuti, mentre il costo di registrazione del dominio, se separato dal canone di hosting e rappresentativo di un segno distintivo dell’impresa, può essere capitalizzato tra le concessioni, licenze e marchi.
Mensa, buoni pasto e prestazioni sostitutive
Le somministrazioni di vitto tramite mensa aziendale o convenzioni con ristoranti non costituiscono compenso in natura per il dipendente, indipendentemente dall’importo. Diverso è il regime delle prestazioni sostitutive della mensa, tra cui rientrano i buoni pasto: la soglia di esenzione fiscale e contributiva è pari a 4 euro al giorno per i buoni in formato cartaceo, mentre per quelli elettronici il limite, che era di 8 euro fino al 31 dicembre 2025, sale a 10 euro dal 1° gennaio 2026. Per le indennità sostitutive di mensa erogate al personale di cantieri edili o di strutture lavorative temporanee, il limite di esenzione resta fissato a 5,29 euro giornalieri.
Sotto il profilo IVA, i corrispettivi per la mensa aziendale, gestita direttamente o tramite terzi, scontano l’aliquota agevolata del 4% e restano interamente detraibili per l’impresa; anche per i buoni pasto l’aliquota è del 4% sul corrispettivo pagato dal datore di lavoro alla società emittente.
Pedaggi autostradali e veicoli aziendali
La deducibilità dei costi legati all’uso dei veicoli, pedaggi compresi, segue le percentuali fissate dall’art. 164 del TUIR: 100% per i veicoli strumentali utilizzati esclusivamente nell’attività d’impresa, 20% per gli altri veicoli a uso promiscuo, 80% per quelli utilizzati da agenti e rappresentanti di commercio. Ai fini IVA, l’art. 19-bis1, lettera c), del D.P.R. 633/1972 prevede invece la detrazione integrale per i veicoli a uso esclusivo nell’attività, il 40% per l’uso promiscuo e il 100% per gli agenti che utilizzano il veicolo in via esclusiva.
| Utilizzo veicolo | Deducibilità costo (imposte dirette) | Detraibilità IVA |
|---|---|---|
| Bene strumentale a uso esclusivo | 100% | 100% |
| Uso promiscuo generico | 20% | 40% |
| Agenti e rappresentanti di commercio | 80% | 100% (uso esclusivo) |
La tracciabilità delle spese di trasferta: la novità più recente
Uno degli aspetti su cui si concentra oggi l’attenzione degli operatori riguarda l’obbligo di pagamento tracciabile per le spese di trasferta. La Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (legge di bilancio 2025), all’art. 1, commi da 81 a 83, ha introdotto il comma 3-bis dell’art. 95 del TUIR e i nuovi commi 5-bis e 5-ter dell’art. 109 del TUIR. Da queste norme discende che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o noleggio con conducente, sostenute nel territorio dello Stato per le trasferte di dipendenti e collaboratori, sono deducibili per l’impresa e non generano reddito imponibile per il lavoratore solo se pagate con mezzi tracciabili: bonifico, carta di credito o debito, assegno.
La condizione riguarda esclusivamente le spese sostenute in Italia: per le trasferte all’estero la deducibilità continua a seguire le regole ordinarie, senza il vincolo aggiuntivo della tracciabilità. Se il pagamento avviene in contanti, la conseguenza è doppia e sfavorevole: il rimborso diventa imponibile in capo al dipendente come reddito di lavoro e il costo diventa indeducibile per l’impresa. Per questo motivo le aziende stanno progressivamente rivedendo le proprie policy di trasferta, imponendo l’uso di carte aziendali o di rimborso tramite bonifico anche per le spese di importo minore.
Un quadro d’insieme sulla voce B7
Chi si occupa di bilancio deve tenere a mente che i costi per servizi non sono una categoria residuale, ma una voce che richiede un controllo puntuale caso per caso: ogni tipologia di spesa porta con sé un proprio regime di competenza, un proprio limite di deducibilità e, in diversi casi, un proprio regime IVA. La corretta gestione della voce B7 non è quindi un esercizio contabile fine a sé stesso, ma una componente diretta della determinazione del reddito imponibile e, di conseguenza, del carico fiscale effettivo dell’impresa.
Studio Sabatino Pizzano