Certificazione Unica inviata entro 5 giorni dalla scadenza: sanzioni e rimedi
Se una CU parte il 20 marzo, quattro giorni dopo la scadenza del 16 marzo, risulta tardiva e soggetta a sanzione, pur collocandosi in apparenza entro i “cinque giorni di tolleranza”. Il termine di cinque giorni dell’articolo 4, comma 6-quinquies, del D.P.R. 322/1998 non proroga infatti la scadenza: serve a sistemare certificazioni già trasmesse entro il termine ordinario, oppure a rimandare un file respinto dal sistema. La sanzione base è di 100 euro per ogni Certificazione Unica omessa, tardiva o errata, fino a un massimo di 50.000 euro per sostituto d’imposta, e non opera il cumulo giuridico dell’articolo 12 del D.Lgs. 472/1997, ossia la riduzione che di norma si applica quando vengono commesse più violazioni dello stesso tipo. Se la regolarizzazione della CU avviene entro sessanta giorni, la sanzione si riduce a un terzo, cioè 33,33 euro per certificazione, con un limite di 20.000 euro. Superato questo termine rimane comunque il ravvedimento operoso, che l’Agenzia delle Entrate ha ammesso con la Circolare 12/E del 31 maggio 2024. In concreto: i cinque giorni di tolleranza tutelano errori e scarti, non i ritardi del primo invio.
Equivoco Diffuso: Il vero significato dei cinque giorni
Molti sostituti d’imposta si chiedono semplicemente se, inviando la Certificazione Unica entro cinque giorni dalla scadenza, si possa evitare la sanzione. No, non si può. L’equivoco deriva da una lettura frettolosa dell’articolo 4, comma 6-quinquies, del D.P.R. 322/1998, che contempla sì un periodo di cinque giorni, ma lo riferisce a un caso preciso: la trasmissione errata.
Le violazioni previste dalla norma sono tre. La omessa trasmissione è la CU mai inviata. La tardiva è quella spedita dopo la scadenza ordinaria. La errata è quella inviata nei termini ma con dati inesatti. Solo quest’ultima rientra nella finestra dei cinque giorni: se il sostituto si accorge dell’errore dopo aver trasmesso il file in tempo, può sostituire o annullare la certificazione nei cinque giorni successivi alla scadenza, senza subire alcuna conseguenza sanzionatoria.
La questione conta perché tra un ritardo e un errore corretto per tempo corrono, nella sostanza, pochi giorni di calendario, ma anche centinaia o migliaia di euro di sanzioni. Chi ha già trasmesso il file entro la scadenza gode di una tutela. Chi non ha trasmesso nulla ne è privo.
Esempio Pratico: Dal 16 marzo al 20 marzo
Per la CU 2026, che riguarda i redditi di lavoro dipendente e assimilati corrisposti nel 2025, la scadenza ordinaria per l’invio telematico era il 16 marzo 2026. Si pensi a due sostituti d’imposta che appaiono nella medesima condizione.
Il primo ha spedito regolarmente il file il 13 marzo, ma solo dopo la scadenza si è reso conto di aver indicato in modo errato l’importo delle ritenute. Entro i cinque giorni successivi al 16 marzo, ossia fino al 21 marzo 2026, può sostituire la certificazione senza rischiare alcuna sanzione. Il secondo non aveva trasmesso ancora nulla e invia il file il 20 marzo. Il suo invio è tardivo: la CU è stata trasmessa per la prima volta dopo la scadenza, anche se i giorni trascorsi sono meno di cinque, e la violazione si configura.
A fare la differenza non è il numero di giorni passati, bensì l’esistenza, nel primo caso, di una trasmissione tempestiva da correggere. Nel secondo caso quella trasmissione non c’è.
Scarto Telematico: Quando il rinvio entro cinque giorni è protetto
Lo stesso esonero dalla sanzione vale se il file è stato respinto dal sistema dell’Agenzia delle Entrate. Lo scarto consiste nel rifiuto automatico del file, o di alcune delle certificazioni contenute, per errori formali di compilazione o di struttura: il sostituto ne viene a conoscenza dalla ricevuta che il sistema restituisce dopo la trasmissione.
Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 15 gennaio 2026, n. 15707, con cui è stato approvato il modello CU 2026, stabilisce ai punti 7.4 e 7.5 (stando a quanto riportato dalla fonte di riferimento di questo articolo, la cui numerazione dei punti non è stata riscontrata sul testo ufficiale) che, se viene scartato l’intero file o una singola certificazione, si può ritrasmettere entro cinque giorni. Le condizioni sono due:
- il file originario deve essere stato inviato entro la scadenza ordinaria;
- il nuovo invio deve avvenire nei termini previsti dal provvedimento.
Quando lo scarto è parziale, e interessa dunque solo alcune certificazioni, occorre rinviare unicamente quelle non accolte. Reinviare anche le CU già accettate rischierebbe di duplicare i dati e di creare disallineamenti nell’archivio. Alcune fonti di prassi riportano inoltre che i cinque giorni possono decorrere dalla data della comunicazione di scarto, se questa giunge dopo la scadenza: l’indicazione va controllata caso per caso sulla ricevuta, poiché la regola di partenza resta quella dei cinque giorni dalla scadenza ordinaria.
Primo Invio Tardivo: Gli importi e le riduzioni previsti
Se la CU viene trasmessa per la prima volta dopo la scadenza, oppure se una correzione giunge oltre i cinque giorni, si applica la disciplina sanzionatoria ordinaria, temperata in modo rilevante per chi si regolarizza entro sessanta giorni. Ecco il quadro per ogni singola certificazione.
| Situazione | Sanzione per CU | Tetto per sostituto |
|---|---|---|
| Errore sistemato entro cinque giorni dalla scadenza (file trasmesso in tempo) | Nessuna | Nessuno |
| Scarto rinviato entro cinque giorni (file originario in tempo) | Nessuna | Nessuno |
| CU omessa, tardiva o errata, regolarizzata entro sessanta giorni | 33,33 euro (un terzo di 100) | 20.000 euro |
| CU omessa, tardiva o errata, dopo sessanta giorni | 100 euro | 50.000 euro |
Un esempio con i numeri rende evidente la differenza. Un sostituto d’imposta che invia per la prima volta 120 certificazioni il 20 marzo 2026 rischia, secondo la regola generale, 12.000 euro (120 per 100 euro). Se le avesse inviate entro sessanta giorni dalla scadenza, vale a dire entro la metà di maggio 2026 in base al computo ordinario, la sanzione sarebbe scesa a circa 4.000 euro (120 per 33,33 euro). Per toccare i tetti servono volumi elevati: 500 certificazioni per i 50.000 euro, 600 per i 20.000 euro.
Occorre tenere presente che i sessanta giorni decorrono dalla scadenza ordinaria e che, per beneficiare della riduzione, il sostituto deve trasmettere in modo corretto la certificazione entro tale limite: una CU rinviata ancora con errori non vale come regolarizzazione.
Ravvedimento Operoso: La svolta segnata dalla Circolare 12/E del 2024
Per gli invii effettuati oltre i cinque giorni esiste ancora un’altra strada: il ravvedimento operoso, ossia la regolarizzazione spontanea della violazione prima che l’Agenzia la contesti, con il pagamento di una sanzione ridotta e degli eventuali interessi. La base normativa è l’articolo 13 del D.Lgs. 472/1997.
Per lungo tempo l’Agenzia delle Entrate ha sostenuto la tesi contraria. La Circolare 6/E del 2015 negava infatti il ravvedimento per le Certificazioni Uniche, ritenendo che la violazione non si potesse sanare con tale strumento. La Circolare 12/E del 31 maggio 2024 ha abbandonato quella posizione e ha riconosciuto che l’articolo 13 si applica anche alle CU trasmesse in ritardo. Il sostituto d’imposta può perciò regolarizzare di sua iniziativa, avvalendosi delle riduzioni previste in base al momento in cui interviene.
Le riduzioni dell’articolo 13 cambiano a seconda del tempo trascorso e sono state ritoccate più volte, da ultimo con il D.Lgs. 87/2024. Le frazioni precise per ogni fascia temporale vanno riscontrate sul testo in vigore al momento della regolarizzazione: in questo articolo non si riportano importi per le fasce oltre i sessanta giorni, dato che non sono stati verificati sul testo ufficiale. Si consiglia di versare la sanzione ridotta con modello F24 e di trasmettere la CU corretta nello stesso giorno, così da documentare che i due adempimenti coincidono.
Checklist Operativa: Le regole da seguire in studio
Dal quadro appena tracciato derivano alcune indicazioni pratiche che uno studio o un ufficio amministrativo può far proprie fin dalla prossima campagna di CU.
- Non fare affidamento sui cinque giorni per il primo invio. Il calendario interno va impostato sulla scadenza ordinaria, con un margine di sicurezza di qualche giorno lavorativo.
- Trasmettere in tempo, anche con dati non perfetti. Un file spedito per tempo e poi corretto entro cinque giorni non comporta sanzioni; uno spedito in ritardo sì.
- Verificare subito la ricevuta. Lo scarto va individuato il prima possibile, perché la ritrasmissione protetta deve restare entro i cinque giorni.
- Rinviare solo le certificazioni scartate quando lo scarto è parziale.
- Archiviare le ricevute di invio e di scarto: provano che il primo invio era avvenuto in tempo.
- Se la scadenza è comunque superata, trasmettere entro sessanta giorni per ottenere la sanzione di 33,33 euro, valutando il ravvedimento operoso.
Rimane infine una distinzione da tenere a mente: la scadenza qui trattata attiene alla trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate. La consegna della certificazione al percipiente segue scadenze e conseguenze proprie, e va gestita a parte.
Domande frequenti
Se invio la CU per la prima volta entro cinque giorni evito la sanzione?
No. I cinque giorni non prorogano il termine ordinario del primo invio. La finestra protegge la correzione di una certificazione trasmessa tempestivamente e, alle condizioni previste, la ritrasmissione dopo uno scarto; la prima trasmissione successiva alla scadenza resta tardiva.
Quanto costa regolarizzare una CU entro sessanta giorni?
La sanzione ordinaria è di 100 euro per certificazione, con un massimo di 50.000 euro per sostituto. Se la certificazione viene regolarizzata correttamente entro sessanta giorni dalla scadenza, la sanzione si riduce a un terzo, pari a 33,33 euro, con un limite di 20.000 euro.
Posso usare il ravvedimento operoso per una CU tardiva?
Sì. La circolare 12/E del 31 maggio 2024 ha ammesso il ravvedimento anche per le Certificazioni Uniche trasmesse in ritardo. Le riduzioni dipendono dal momento della regolarizzazione: le frazioni applicabili devono essere controllate sul testo vigente, insieme alla trasmissione della CU corretta.
Studio Sabatino Pizzano